Ментальные карты не только структурируют и хранят информацию, но и помогают в принятии решений. Максим Денисов на портале e-xecutive.ru рассказывает о личном опыте создания и использования этого бизнес-инструмента.

Ментальные карты стали крайне популярны. Почему? Потому что это, пожалуй, единственный инструмент визуализации информации и поиска связей между блоками информации. Причем очень простой и действенный инструмент. В наше время, когда информации океаны и непонятно, какая нужна сейчас, какая нужна будет через пять минут, а какую стоит игнорировать – структурирование информации становится важнейшим навыком.

Изобрел ментальные карты английский ученый Тони Бьюзен. Точнее, диаграммы связей изобрели задолго до него, но прописал все правила и описал их в том виде, в котором они используются сейчас, именно Бьюзен. Я пользуюсь ментальными картами уже пять лет и не могу себе представить жизни без них. Предлагаю освоить их и вам, чтобы сделать жизнь более осознанной и структурированной.

Функции ментальных карт

Наш мозг сложный и многофункциональный инструмент, но он имеет ряд слабых мест. Одно из них – префронтальная часть коры головного мозга, которая отвечает за вспоминание и запоминание, принятие решений, понимание и концентрацию. Она с трудом обрабатывает большие объемы информации. И чтобы она работала эффективнее, нам нужно немного ей помогать. А для этого информацию нужно:

  • упрощать,
  • группировать,
  • отбирать,
  • представлять в виде картинок.

Ментальные карты подходят для решения этой задачи идеально. Они упрощают информацию: позволяют оперировать одним словом или образом, не задумываясь о том, что за ним может скрываться огромный слой данных. Они группируют информацию. Мы можем отбирать для обдумывания ту или иную часть ментальной карты, не обращая внимания на остальные части. И с визуализацией в грамотно составленной ментальной карте все в порядке.

Процессы, которые визуализируют ментальные карты

1. Получение общей картины. Начав новую работу или новый проект, новый вид бизнеса, на что вы обращаете внимание в первую очередь? Это зависит от опыта и склада характера: кто-то обращает внимание на финансовую часть. Кто-то на персонал, кто-то на процессы, кто-то на маркетинг, и так далее. А на что вообще нужно обращать внимание? Как не забыть что-нибудь важное? Когда я прихожу на новое место работы, то задаю себе эти вопросы и составляю карту. В ней я описываю процессы, которыми управляю, людей, документы, которые нужно знать, изменения, которые нужно внедрить и так далее (рисунок 1). И раз в неделю ее пересматриваю.

Есть талантливые руководители, которые все то же самое могут держать в голове. Но только представьте, насколько они были бы эффективнее, если бы освободили голову, чтобы думать, а не помнить. Ведь думаем и вспоминаем мы одним и тем же участком мозга.

Схема руководства ремонтным участком

MK-1

Рисунок 1

2. Обработка информации. Как я уже говорил, современный мир предъявляет к нам повышенные требования по количеству и скорости обработки информации. Нам нужно быстро вспоминать, нам нужно быстро конспектировать, нам нужно все делать быстро. Ментальные карты все это позволяют. Они идеальны для конспектирования. Я познакомился с картами, когда уже закончил обучение в школе и вузах, но продолжаю непрерывное самостоятельное обучение. Читаю книги. Прохожу тренинги. Отрабатываю навыки на практике. И могу сказать, что ментальные карты как нельзя лучше подходят для конспектирования. Каждая прочитанная мной книга или пройденный тренинг конспектируются в ментальную карту, и в любой момент времени информация легко вспоминается и находится.

Карты незаменимы для протоколирования. Ментальные карты становятся популярными настолько, что с их помощью проводятся даже совещания. Регламент совещания прописывается в виде ментальной карты и рассылается участникам. Во время совещания карта выводится на большом экране: в нее в онлайн-режиме вносятся решения и ответственные. Сразу по окончанию встречи карта распечатывается, подписывается участниками, и ее скан рассылается всем заинтересованным лицам.

3. Яркий и нестандартный способ представления информации. Например, в презентации, созданной в формате ментальной карты, информация группируется по блокам. Каждый блок поочередно открывается на глазах присутствующих, складываясь или, точнее, раскладываясь в цельную картину.

4. Творчество. С помощью ментальных карт легко создавать что-то новое из уже имеющегося материала. Они позволяют увидеть, что уже есть, а чего не хватает, а также поменять композицию. Я, например, с помощью ментальных карт пишу книги, статьи и сценарии видео. А также готовлюсь к выступлениям. Ментальная карта – это скелет, который потом обрастает текстом. Учащиеся могут их использовать для написания сочинений, изложений и курсовых.

Приведу простой пример. Своему девятилетнему сыну я объяснял, как пользоваться картами, на примере создания чудовища. Что обычно есть у чудовища: ноги, руки, голова, хвост. Надо решить, какие они, и сколько их должно быть. А еще есть цвет, кожа, шерсть или чешуя. А на голове глаза, нос, пасть, уши. Собираем все это воедино, и получается чудище, которого не существовало до этого (рисунок 2). Этот же способ можно использовать для создания нового продукта или услуги.

Описание чудовища
Рисунок 2

Рисунок 2

5. Мозговой штурм. Это тоже чаще всего создание нового. Существуют стандартные мозговые штурмы, такие как SWOT-анализ или «шесть шляп мышления». И эти процессы могут стать более наглядными благодаря ментальным картам.

6. Построение дерева целей. Это самое первое назначение ментальных карт, с которого я начал знакомство с ними. Центральный блок – это цель нашей жизни, расходящиеся блоки – это подцели. И дальше проводим декомпозицию до мероприятий.

7. Создание шаблонов. Под созданием шаблонов я понимаю создание памяток, чек-листов и todo-листов. Например, памятка участника совещания, которую вы видите на рисунке 3.

Памятка участника совещания

Рисунок 3

Рисунок 3

8. Принятие решений. В книге «Шесть шляп мышления» Эдвард де Боно упоминал про уровни альтернативных решений. Попробуем разложить решения по уровням с помощью ментальных карт. Допустим, у меня появилось немного свободного времени. Чем мне его заполнить? Я могу поехать на рыбалку. Или поработать в саду. Или поискать работу, которая заполнит свободное время. А можно просто отдохнуть. Если я выберу отдых, то перейду на следующий уровень решений. Я могу позагорать на пляже или отправиться в путешествие. К примеру, я выбрал круиз и перешел на следующий уровень. На котором мне необходимо решить, куда поехать. Это может быть Средиземное море, или острова Карибского моря, или острова Тихого океана. Когда я приму решение на этом уровне, то перемещусь на следующий, на котором мне нужно будет выбирать маршрут поездки и место для проживания. При принятии решений подобным образом видны все варианты, и оно становится более осознанным (рисунок 4).

Уровни альтернативных решений

Рисунок 4

Рисунок 4

9. Хранение информации. Наиболее часто используемый способ применения этого инструмента. В формате ментальной карты вы можете хранить любую информацию: списки документов, списки работников, списки блюд. Я, например, храню список книг. Раньше он хранился в Evernote, но после прохождения тренинга по скорочтению стал ментальной картой. Прочитанные книги помечаются. И вся картина как на ладони.

10. Самоанализ. В виде ментальной карты можно оформить размышления о своих чувствах, навыках, возможностях (хочу, могу, надо). Или размышлении о ситуации, поиск плюсов и минусов. Например, анализ плюсов и минусов при покупке.

11. Создание календарного плана. Такую возможность предоставляют некоторые программы для формирования ментальных карт. То есть для каждой задачи проставляется время начала, окончания, и программа составляет диаграмму Ганта.

И это далеко не полный список задач, решаемых с помощью ментальных карт.

Как составлять ментальные карты?

В центр карты помещается основной образ, от которого в разные стороны отходят ветви. Каждая ветвь в свою очередь ветвится, образуя дочерние уровни, и так далее. Существует несколько правил для составления ментальных карт, которые вы можете использовать или не использовать. Я, к примеру, на некоторые правила не обращаю внимания.

  1. Карта рисуется на одном листе, обычно формата А4 или А3, в альбомном формате (если вы рисуете на бумаге).
  2. Ветви должны быть разных цветов. Если вам необходимо запомнить карту, то этому правилу важно следовать.
  3. На одной ветви размещается одно слово. Когда я составляю карты на бумаге, то строго следую этому правилу, иначе карта не уместится. На компьютере я добавляю на ветвь целые абзацы.
  4. Чем ближе к центральному образу мысль, тем толще ветвь, чем дальше – тем тоньше. Это правило также актуально, если карта составляется на бумаге, и есть время на ее оформление.
  5. Используйте картинки. Я добавляю картинки, когда карту предстоит кому-нибудь показывать. Обычно карты составляются на скорую руку и также на скорую руку используются, в таких случаях не до подбора картинок. Но это неправильно, так как картинки – это не украшательство, а визуальные образы, которые мозг легче запоминает и вспоминает. Поэтому если карта используется часто, я стараюсь все же ее раскрасить и визуализировать.
  6. Для связи между элементами из разных блоков используются стрелки, которые показывают взаимосвязи.
  7. Наносите на карту все, что приходит в голову, даже если пока не видите связи. Когда связь появится, добавите линии.
  8. Пересматривайте и постоянно улучшайте карты, которыми пользуетесь.
  9. Совершенствуйте навыки визуального представления. Проще говоря, учитесь рисовать.

Минусы ментальных карт

Ментальные карты чаще всего – инструмент индивидуального творчества и обработки информации. То, что вы создадите, чаще всего будет полезно и понятно только вам. Можно сделать карту крайне познавательной и легко читаемой, но чужая карта будет всегда чужой картой. Вы сможете объяснить что-то с помощью карты, но чтобы человек лучше запомнил то, что вы объяснили, ему нужно составить свою карту.

Размер ментальных карт – понятие субъективное. Я создавал большие ментальные карты, потом дробил их на части, потом снова объединял, чтобы увидеть общую картину и связи между частями. Как лучше, можете решить только вы. И это будет временное решение, потому что через месяц или год вы его можете поменять. И в этом нет ничего плохого. Наш мозг тоже меняется со временем.

Бумага или компьютер?

Бумагу стоит использовать, когда нужно что-то быстро законспектировать или объяснить. В остальных случаях, конечно же, лучше использовать специальные программы. Сейчас достаточно много программ для создания ментальных карт.

  • Платные: imindmap, mindjet.
  • Бесплатные: coogle, xmind.

Некоторые программы доступны онлайн, некоторые требуют установки на компьютер или планшет. Самая удобная и красивая программа конечно же – imindmap, созданная при участии самого Тони Бьюзена. Но программа mindjet, которой я пользуюсь уже пять лет, уступает ей не много.