Ментальные карты не только структурируют и хранят информацию, но и помогают в принятии решений. Максим Денисов на портале e-xecutive.ru рассказывает о личном опыте создания и использования этого бизнес-инструмента.
Ментальные карты стали крайне популярны. Почему? Потому что это, пожалуй, единственный инструмент визуализации информации и поиска связей между блоками информации. Причем очень простой и действенный инструмент. В наше время, когда информации океаны и непонятно, какая нужна сейчас, какая нужна будет через пять минут, а какую стоит игнорировать – структурирование информации становится важнейшим навыком.
Изобрел ментальные карты английский ученый Тони Бьюзен. Точнее, диаграммы связей изобрели задолго до него, но прописал все правила и описал их в том виде, в котором они используются сейчас, именно Бьюзен. Я пользуюсь ментальными картами уже пять лет и не могу себе представить жизни без них. Предлагаю освоить их и вам, чтобы сделать жизнь более осознанной и структурированной.
Функции ментальных карт
Наш мозг сложный и многофункциональный инструмент, но он имеет ряд слабых мест. Одно из них – префронтальная часть коры головного мозга, которая отвечает за вспоминание и запоминание, принятие решений, понимание и концентрацию. Она с трудом обрабатывает большие объемы информации. И чтобы она работала эффективнее, нам нужно немного ей помогать. А для этого информацию нужно:
- упрощать,
- группировать,
- отбирать,
- представлять в виде картинок.
Ментальные карты подходят для решения этой задачи идеально. Они упрощают информацию: позволяют оперировать одним словом или образом, не задумываясь о том, что за ним может скрываться огромный слой данных. Они группируют информацию. Мы можем отбирать для обдумывания ту или иную часть ментальной карты, не обращая внимания на остальные части. И с визуализацией в грамотно составленной ментальной карте все в порядке.
Процессы, которые визуализируют ментальные карты
1. Получение общей картины. Начав новую работу или новый проект, новый вид бизнеса, на что вы обращаете внимание в первую очередь? Это зависит от опыта и склада характера: кто-то обращает внимание на финансовую часть. Кто-то на персонал, кто-то на процессы, кто-то на маркетинг, и так далее. А на что вообще нужно обращать внимание? Как не забыть что-нибудь важное? Когда я прихожу на новое место работы, то задаю себе эти вопросы и составляю карту. В ней я описываю процессы, которыми управляю, людей, документы, которые нужно знать, изменения, которые нужно внедрить и так далее (рисунок 1). И раз в неделю ее пересматриваю.
Есть талантливые руководители, которые все то же самое могут держать в голове. Но только представьте, насколько они были бы эффективнее, если бы освободили голову, чтобы думать, а не помнить. Ведь думаем и вспоминаем мы одним и тем же участком мозга.
Схема руководства ремонтным участком

Рисунок 1
2. Обработка информации. Как я уже говорил, современный мир предъявляет к нам повышенные требования по количеству и скорости обработки информации. Нам нужно быстро вспоминать, нам нужно быстро конспектировать, нам нужно все делать быстро. Ментальные карты все это позволяют. Они идеальны для конспектирования. Я познакомился с картами, когда уже закончил обучение в школе и вузах, но продолжаю непрерывное самостоятельное обучение. Читаю книги. Прохожу тренинги. Отрабатываю навыки на практике. И могу сказать, что ментальные карты как нельзя лучше подходят для конспектирования. Каждая прочитанная мной книга или пройденный тренинг конспектируются в ментальную карту, и в любой момент времени информация легко вспоминается и находится.
Карты незаменимы для протоколирования. Ментальные карты становятся популярными настолько, что с их помощью проводятся даже совещания. Регламент совещания прописывается в виде ментальной карты и рассылается участникам. Во время совещания карта выводится на большом экране: в нее в онлайн-режиме вносятся решения и ответственные. Сразу по окончанию встречи карта распечатывается, подписывается участниками, и ее скан рассылается всем заинтересованным лицам.
3. Яркий и нестандартный способ представления информации. Например, в презентации, созданной в формате ментальной карты, информация группируется по блокам. Каждый блок поочередно открывается на глазах присутствующих, складываясь или, точнее, раскладываясь в цельную картину.
4. Творчество. С помощью ментальных карт легко создавать что-то новое из уже имеющегося материала. Они позволяют увидеть, что уже есть, а чего не хватает, а также поменять композицию. Я, например, с помощью ментальных карт пишу книги, статьи и сценарии видео. А также готовлюсь к выступлениям. Ментальная карта – это скелет, который потом обрастает текстом. Учащиеся могут их использовать для написания сочинений, изложений и курсовых.
Приведу простой пример. Своему девятилетнему сыну я объяснял, как пользоваться картами, на примере создания чудовища. Что обычно есть у чудовища: ноги, руки, голова, хвост. Надо решить, какие они, и сколько их должно быть. А еще есть цвет, кожа, шерсть или чешуя. А на голове глаза, нос, пасть, уши. Собираем все это воедино, и получается чудище, которого не существовало до этого (рисунок 2). Этот же способ можно использовать для создания нового продукта или услуги.
Описание чудовища

Рисунок 2
5. Мозговой штурм. Это тоже чаще всего создание нового. Существуют стандартные мозговые штурмы, такие как SWOT-анализ или «шесть шляп мышления». И эти процессы могут стать более наглядными благодаря ментальным картам.
6. Построение дерева целей. Это самое первое назначение ментальных карт, с которого я начал знакомство с ними. Центральный блок – это цель нашей жизни, расходящиеся блоки – это подцели. И дальше проводим декомпозицию до мероприятий.
7. Создание шаблонов. Под созданием шаблонов я понимаю создание памяток, чек-листов и todo-листов. Например, памятка участника совещания, которую вы видите на рисунке 3.
Памятка участника совещания

Рисунок 3
8. Принятие решений. В книге «Шесть шляп мышления» Эдвард де Боно упоминал про уровни альтернативных решений. Попробуем разложить решения по уровням с помощью ментальных карт. Допустим, у меня появилось немного свободного времени. Чем мне его заполнить? Я могу поехать на рыбалку. Или поработать в саду. Или поискать работу, которая заполнит свободное время. А можно просто отдохнуть. Если я выберу отдых, то перейду на следующий уровень решений. Я могу позагорать на пляже или отправиться в путешествие. К примеру, я выбрал круиз и перешел на следующий уровень. На котором мне необходимо решить, куда поехать. Это может быть Средиземное море, или острова Карибского моря, или острова Тихого океана. Когда я приму решение на этом уровне, то перемещусь на следующий, на котором мне нужно будет выбирать маршрут поездки и место для проживания. При принятии решений подобным образом видны все варианты, и оно становится более осознанным (рисунок 4).
Уровни альтернативных решений

Рисунок 4
9. Хранение информации. Наиболее часто используемый способ применения этого инструмента. В формате ментальной карты вы можете хранить любую информацию: списки документов, списки работников, списки блюд. Я, например, храню список книг. Раньше он хранился в Evernote, но после прохождения тренинга по скорочтению стал ментальной картой. Прочитанные книги помечаются. И вся картина как на ладони.
10. Самоанализ. В виде ментальной карты можно оформить размышления о своих чувствах, навыках, возможностях (хочу, могу, надо). Или размышлении о ситуации, поиск плюсов и минусов. Например, анализ плюсов и минусов при покупке.
11. Создание календарного плана. Такую возможность предоставляют некоторые программы для формирования ментальных карт. То есть для каждой задачи проставляется время начала, окончания, и программа составляет диаграмму Ганта.
И это далеко не полный список задач, решаемых с помощью ментальных карт.
Как составлять ментальные карты?
В центр карты помещается основной образ, от которого в разные стороны отходят ветви. Каждая ветвь в свою очередь ветвится, образуя дочерние уровни, и так далее. Существует несколько правил для составления ментальных карт, которые вы можете использовать или не использовать. Я, к примеру, на некоторые правила не обращаю внимания.
- Карта рисуется на одном листе, обычно формата А4 или А3, в альбомном формате (если вы рисуете на бумаге).
- Ветви должны быть разных цветов. Если вам необходимо запомнить карту, то этому правилу важно следовать.
- На одной ветви размещается одно слово. Когда я составляю карты на бумаге, то строго следую этому правилу, иначе карта не уместится. На компьютере я добавляю на ветвь целые абзацы.
- Чем ближе к центральному образу мысль, тем толще ветвь, чем дальше – тем тоньше. Это правило также актуально, если карта составляется на бумаге, и есть время на ее оформление.
- Используйте картинки. Я добавляю картинки, когда карту предстоит кому-нибудь показывать. Обычно карты составляются на скорую руку и также на скорую руку используются, в таких случаях не до подбора картинок. Но это неправильно, так как картинки – это не украшательство, а визуальные образы, которые мозг легче запоминает и вспоминает. Поэтому если карта используется часто, я стараюсь все же ее раскрасить и визуализировать.
- Для связи между элементами из разных блоков используются стрелки, которые показывают взаимосвязи.
- Наносите на карту все, что приходит в голову, даже если пока не видите связи. Когда связь появится, добавите линии.
- Пересматривайте и постоянно улучшайте карты, которыми пользуетесь.
- Совершенствуйте навыки визуального представления. Проще говоря, учитесь рисовать.
Минусы ментальных карт
Ментальные карты чаще всего – инструмент индивидуального творчества и обработки информации. То, что вы создадите, чаще всего будет полезно и понятно только вам. Можно сделать карту крайне познавательной и легко читаемой, но чужая карта будет всегда чужой картой. Вы сможете объяснить что-то с помощью карты, но чтобы человек лучше запомнил то, что вы объяснили, ему нужно составить свою карту.
Размер ментальных карт – понятие субъективное. Я создавал большие ментальные карты, потом дробил их на части, потом снова объединял, чтобы увидеть общую картину и связи между частями. Как лучше, можете решить только вы. И это будет временное решение, потому что через месяц или год вы его можете поменять. И в этом нет ничего плохого. Наш мозг тоже меняется со временем.
Бумага или компьютер?
Бумагу стоит использовать, когда нужно что-то быстро законспектировать или объяснить. В остальных случаях, конечно же, лучше использовать специальные программы. Сейчас достаточно много программ для создания ментальных карт.
- Платные: imindmap, mindjet.
- Бесплатные: coogle, xmind.
Некоторые программы доступны онлайн, некоторые требуют установки на компьютер или планшет. Самая удобная и красивая программа конечно же – imindmap, созданная при участии самого Тони Бьюзена. Но программа mindjet, которой я пользуюсь уже пять лет, уступает ей не много.
Оставить комментарий