Даже в спокойное время снижение издержек является одной из основных задач любой компании. Но в период кризиса эта деятельность может спасти бизнес от неминуемой гибели, поскольку в условиях падения выручки расходы становятся все более обременительными. Глава GreenBusiness Андрей Майборода привел семь шагов по эффективной борьбе с лишними тратами.

Источник: Деловой мир

Если ваши затраты выше ваших продаж, то ни один продукт и ни один «суперпродажник» не спасет ваш бизнес. Если ваши затраты низки и дают вам хороший резерв маржи, то вы сможете уверенно выстоять в любом кризисе. Эта аксиома проверена множеством удивительных историй взлетов и падений из мира бизнеса.

Начиная с 2003 года, Google остается одной из самых быстрорастущих и прибыльных ИТ-компаний в мире, а его чистая прибыль составляет порядка 30% от выручки. Это положение дел дает возможность Google нанимать самых профессиональных сотрудников и работать над такими футуристическими проектами, как протоколы для высокоскоростного межпланетного интернета и беспилотные автомобили. А вот с компанией Nokia не так давно произошла история трагического банкротства, и это при том, что данная фирма успешно приспосабливалась к изменениям времени и была успешна на протяжении более чем ста лет своей истории.

Оба эти исхода с вероятностью 50 на 50 могут ждать вашу компанию. В чем же причины стремительных взлетов и обескураживающих падений компаний? Несомненно, большое значение для любого бизнеса играют такие факторы, как качество и полезность продукта компании, команда и кадровая политика, совершенство продаж и маркетинга. Однако решающим в определении судьбы компании часто становится другой аспект. О нем не так часто говорят, да и говорят как о чем-то само собой разумеющемся и неинтересном.

И при этом данный аспект является оборотной стороной буквально любого бизнеса. Этот аспект — затраты.

Эта статья для компаний, которые твердо настроены на процветание и заинтересованы в овладении искусством использования денег. Мы называем это разумизацией затрат.

  1. Осознайте миссию организации и классифицируйте все затраты

Множество стартапов, получивших инвестиции, не достигают успеха и разоряются.

Причина часто в том, что основатели тратят деньги на все подряд, без четкой стратегии. Стратегия затрат вашей компании может опираться только на один аспект — на миссию вашей организации.

Приведем пример. Возьмем две ИТ-компании:

  • Миссия компании № 1: зарабатывать максимум прибыли путем оказания ИТ-услуг другим компаниям.
  • Миссия компании № 2: решить проблему неудобства и дороговизны пользования ИТ-продуктами, зарабатывая на этом деньги.
Стратегия затрат компании № 1 Стратегия затрат компании № 2
Статья затрат Да/нет/может быть Статья затрат Да/нет/может быть
Вебсайт Да Вебсайт Да
Агрессивная рекламная кампания Да Агрессивная рекламная кампания Нет
Отдел продаж Да Отдел продаж Возможно
Научно-исследовательские разработки Нет Научно-исследовательские разработки Да
Престижный офис Да Престижный офис Возможно
PR и платные СМИ Нет PR и платные СМИ Да
Расширенные компенсационные пакеты сотрудникам Возможно Расширенные компенсационные пакеты сотрудникам Да
Высокие зарплаты руководству Да Высокие зарплаты руководству Возможно

То, что способствует достижению миссии вашей организации, должно быть включено в стратегию затрат. То, что не помогает достичь миссии вашей организации, исключается, даже если аналогичные затраты есть у похожих компаний или в бизнесе ваших знакомых и друзей.

  1. Пропишите регламент работы и исключите потери

Одна из самых частых причин дыр в бюджете — непредвиденные затраты и расходы. Чтобы избежать этого, пропишите детальный регламент затрат и правила выделения денег на отдельные нужды.

Отрывок такого регламента — в примере ниже:

  • Компания «ПростоИТ».
  • Миссия: решить проблему неудобства и дороговизны пользования ИТ-продуктами, зарабатывая на этом деньги.
Затраты на разработку Затраты на маркетинг Затраты на продажи Затраты на PR Затраты на АХР
Принимающий решение — СТО Принимающий решение — СМО, согласует с СЕО Принимающий решение — СЕО Принимающий решение — СТО Принимающий решение — СЕО
Предельный бюджет — 400 000 в месяц Предельный бюджет — 150 000 в месяц Предельный бюджет — 300 000 в месяц Предельный бюджет — 200 000 в месяц Предельный бюджет — 30 000 в месяц
Бюджет на дизайн — 200 000 в месяц Бюджет на продвижение — 100 000 в месяц Премии — до 50 000 рублей в месяц Бюджет на мероприятия — 100 000 в месяц Премии не предусмотрены
Приоритетная статья Регулярная статья Регулярная статья Приоритетная статья Низкий приоритет

Каждый сотрудник каждого отдела при необходимости траты на те или иные нужды обращается в вашу бухгалтерию и уточняет возможность данной траты, исходя из уровня затрат текущего месяца. Если трата видится необходимой и при этом превышает месячный лимит, сотрудник согласует эту трату с руководителем компании.

Так работает упорядочивание затрат.

  1. Ведите отчетность и анализируйте излишки

Если у вас нет отчетности по доходам и затратам вашему бизнесу, считайте, что у вас нет бизнеса. Форма отчета может быть разной, в вашей компании она должна быть понятна и удобна одному человеку — вам.

В вашей отчетности на одном листе таблицы обязательно должны фигурировать минимум четыре из шести перечисленных показателей:

  • План продаж месяца.
  • Факт продаж месяца.
  • Общие затраты месяца.
  • Инвестиции в данном месяце из общих затрат.
  • Рентабельность текущего месяца.
  • Остатки на счетах.

В краткой форме у вас может получиться что-то вроде такого отчета. Дай бог, чтобы с сопоставимыми цифрами.

Ведя такую таблицу каждый месяц, вы будете видеть динамику и вам будет легко исключать неэффективные платежи и быстро определять завышенные траты.

  1. Обсуждайте все необходимые траты, ведите переговоры

Если вам нужно снять проморолик для вашей компании, а стоимость его превышает ваш месячный бюджет на маркетинг — не спешите отказываться от плана снять ролик.

Проведите переговоры с подрядчиком, и лучше, если их будет несколько. Вот три классических приема экономии:

  • Первый прием экономии. Предложите подрядчику, что сделаете часть описанной им работы самостоятельно. Например, напишете сценарий.
  • Второй прием экономии. Объявляйте конкурс между потенциальными подрядчиками и сообщайте им об этом.
  • Третий прием экономии. Просите скидку за более скорое подписание договора.

Применяя эти приемы, вы уместите все ваши необходимые затраты в ваш бюджет.

Проверено практикой!

  1. Делайте сами больше

Часто мы думаем, что нам нужно кого-то нанять, чтобы для нас было сделано что-то, в то время как для того, чтобы получить это, нанимать кого-то со стороны совершенно необязательно. Достаточно освоить несколько нехитрых вещей, и вы получили желаемое без больших затрат.

Все успешные компании применяют эту стратегию. Так, например, мы в GreenBusiness поступили с SMM и email-маркетингом. Ведение наших аккаунтов в Facebook и VK, ведение нашей рассылки и написание оригинальных статей для нас оценивали в месячный бюджет от 20 000 до 80 000 рублей в месяц. Мы научились всему сами. То же самое вы можете сделать практически с любой статьей затрат. Вам следует просто помнить свои приоритеты и взвешивать временные ресурсы, необходимые для освоения новой компетенции.

  1. Используйте творческие подходы

Говорят, чтобы попасть в СМИ и таким образом получить трафик на сайт, нужен блат и много денег.

Однако многие просто прибегают к креативным подходам: делятся нестандартными взглядами на известные темы, пишут провокационные статьи, вводят новые понятия в публичный дискурс — и таким образом получают «место на трибуне». Помните правило: креатив должен быть по-настоящему креативным. И искренним. Тогда он будет замечен и оценен.

  1. Ведите ваше хозяйство

Даже если вы компания из трех человек, вам нужно проявлять уважение к вашей «матчасти». Инвентаризируйте ваше имущество. Фиксируйте ваши расходы на канцелярию. Поливайте цветы. Следите за техникой. Когда вы проявляете внимание к вашему хозяйству, каждая вещь отвечает вам безотказной службой.

Соблюдение семи правил обеспечит вашей компании 100% разумизацию затрат, и очень скоро, управляя финансовыми потоками вашего бизнеса, вы начнете испытывать от каждой траты удивительные чувства: радость от вложений, уверенность в завтрашнем дне и ощущение, что все идет как надо.