Как технологии способны управлять сроками проектов, и почему предупреждать дедлайны легче, чем кажется.

Александр Бочкин, генеральный директор, Саранск, e-xecutive.ru

Если делать, то в срок

Доверие клиентов и деловая репутация — серьезные конкурентные преимущества, которыми не принято разбрасываться в мире бизнеса. Умение подстраиваться под сроки — мастерство, грамотное распоряжение временем — искусство.

Любой прогрессивный руководитель будет стремиться к предупреждению дедлайнов, не допуская их нарушения. Одна из самых «хрупких» по срокам сфер — проектирование и строительство. По данным Росстата ввод жилья в России в 2018 году сократился с 2017 на 4,9% и составил 75,3 млн кв. м. Кроме того, по мнению специалистов в строительстве сохраняются кризисные тенденции — наблюдается рост просроченного к сдаче нового жилья. Уже никого не удивляют случаи, когда компания-застройщик задерживает сдачу жилого дома более, чем на полгода.

В числе факторов, которые влияют на столь плачевные показатели: сырая законодательная база, откровенное мошенничество, недостаток профессиональных знаний и неумение распоряжаться временем. Расскажу показательную историю, которая произошла в одной из крупных проектных компаний Рязани.

Проблема

«Главная проблема, с которой мы столкнулись — невозможность рассчитать точные сроки сдачи проектов. При создании любого объекта есть несколько этапов: согласование с заказчиком, проектирование стен, канализации, систем отопления, вентиляции и т. д. На каждый процесс выделено строго определенное количество времени, прописанное в нашем внутреннем регламенте», — рассказала директор по развитию  «Рязаньпроект» Елена Иванцова

Фактическое время выполнения тех или иных задач превышало заложенное на них стандартом. Сотрудники ссылались на сложность специализированного программного обеспечения, недостаточный опыт работы в нем, а также пробелы в обучении со стороны служб информационных технологий и кадров. Вполне ожидаемо, что подобные заявления опровергались.

Назрел классический вопрос: что делать? Как найти «ахилессову пяту» в работе, определить эффективность каждого сотрудника и подсчитать целевое использование рабочего времени?

Раньше главным критерием было экспертное мнение руководителей подразделений, но многие из них в силу специфики деятельности часто выезжают на встречи и не могут досконально контролировать команду. Личные отчеты сотрудников также не давали возможности документально подтвердить факт их рабочей активности.

Кто чем занят

Перед службой информационных технологий и техподдержки была поставлена задача найти и внедрить инструмент учета и анализа рабочего времени. Были выведены следующие требования к решению:

  • Возможность одновременно мониторить работу нескольких сотен сотрудников;
  • Определение ресурсов и приложений, которые использует персонал;
  • Разделение времени на целевое и нецелевое;
  • Сокращение непроизводительных временных затрат;
  • Подсчет времени, фактически отработанного каждым сотрудником;
  • Возможность сравнить эффективность использования профильного ПО по сотрудникам и отделам и подразделениям.

Важными условиями было невмешательство IT-продукта в протекающие рабочие процессы и отсутствие всплывающих окон и уведомлений, которые могли помешать сотрудникам. Специалисты компании тщательно изучили рынок решений по учету рабочего времени, ознакомились с функционалом, проанализировали цены, прежде чем решились сделать свой выбор.

Как внедряли решение

После двухнедельного бесплатного тестирования системы заказчик в 2015 году закупил первые лицензии. Проблем с технической частью не возникло, установка заняла всего несколько часов. Сама система состоит из двух частей:

  • Агента-приложения, которое устанавливается на компьютер и собирает статистику активности сотрудника.
  • Сервера-получателя статистики от агента. Именно сервер наглядно отображает информацию в графическом и текстовом виде через веб-интерфейс браузера.

Развертывание системы на компьютерах происходило через локальную сеть, что не требовало отдельной установки на каждую рабочую машину и не отвлекало персонал от работы.

«Ключевым фактором, определившим выбор, стало отслеживание активного окна. Мы рассудили просто: если бы создавали подобную систему сами, то рассчитывали время по окну, открытому поверх остальных», — комментирует экс-руководитель службы автоматизации отдела информационных технологий Алексей Кая.

Результаты мониторинга

Благодаря подробным отчетам — например, о детализации дня — ответственные лица получили возможность отслеживать время начала работы, перечень задач каждого сотрудника и то, над чем он трудится в текущий момент времени. Уже в первый месяц работы стали очевидны:

  • Все отклонения, в числе которых опоздания;
  • Ранние уходы;
  • Прогулы;
  • Использование непрофильных ресурсов.

Стало легко отследить количество отработанных часов по сотруднику, офису в целом и, что главное, по отдельному проекту. Онлайн-статистика показала среднее время, которое тратится на выполнение каждого этапа проекта. Благодаря системе удалось скорректировать внутренний регламент и выставить корректное время выполнения сроков проекта.

Мы не можем раскрывать информацию о цифрах и экономическом эффекте от внедрения продукта (а он однозначно был). Однако скажу, что помимо желаемого результата в компании отметили значительное повышение общего уровня дисциплины сотрудников. Резко снизился уровень жалоб на службы информационных технологий и кадров, в несколько раз повысилась эффективность работы сотрудников. Каламбур, драма и тавтология, но работники стали действительно работать в свое рабочее время, а дедлайны перестали гореть после внедрения программного продукта.