Четкое систематическое изложение порядка постановки бюджетного управления, сложностей этого процесса и критериев выбора решения.

Вадим Гусаков, независимый консультант. Источник: BizStrategy

Начиная разработку системы бюджетного управления необходимо четко определиться, какие задачи она призвана решать. От этого зависит выбор основного направления работ, сроки разработки и требуемые объемы финансирования. Можно выделить три основные группы целей, которые могут быть достигнуты с помощью системы бюджетного управления:

  • Решение тактических задач управления: ликвидация кассовых разрывов, управление расходами и т.п. Достаточно широкий круг задач, с которыми, как правило, сталкиваются небольшие компании или вновь открыты бизнесы;
  • Повышение управляемости бизнеса: управление по бюджетам, внедрение процедур средне- и долгосрочного планирования, включая анализ тенденций рынка и внутренних бизнес-ограничений компании, реорганизация структуры бюджетного управления и т.п.. Задачи этого круга могут стать перед любой компанией. Их постановка означает, что менеджмент стремится к прозрачной бизнес модели и активно работает над повышением эффективности компании. Второй характерной задачей этого этапа становится встраивание системы бюджетного управления в общую систему управления активами, прибылью и денежными средствами предприятия;
  • Реализация стратегических целей: построение комплексной системы бюджетного управления, направленной на достижение амбициозных целей стратегического развития. Эта задача выходит за рамки чисто финансового управления и становится одной из составляющих системы стратегического менеджмента компании.

Конечно, реализация стратегических целей – важная задача, которая стоит перед любой компанией, ориентированной на развитие. Но, часто оказывается, что на первом этапе можно добиться значительно большего эффекта внедрением достаточно простых систем бюджетного управления, делающих финансовые потоки более прозрачными и управляемыми. Поэтому, основная рекомендация здесь – взвешенно оценить приоритетность задач повседневного и стратегического управления, стоящих перед компанией. Это позволит сэкономить и силы, и время и деньги.

Помимо круга задач, большое влияние на особенности системы бюджетного управления оказывает бизнес-модель компании.

  • Жесткая бизнес-модель: Компания работает на стабильном рынке. Длительности производственного и финансового циклов колеблются в небольших пределах. Отношения с поставщиками и потребителями/дистрибьютерами строятся на стабильной и долговременной основе. На практике, жесткие бизнес-модели встречаются у небольших производственных предприятий, специализирующихся на серийном производстве продукции, у сырьевых компаний и компаний первого передела (металлургическое, химическое производство и т.п.);
  • Адаптивная бизнес-модель: Рыночная среда быстро изменяется, компания выпускает различные виды продукции, сильно различающиеся по длительности производственного цикла. Такие бизнес-модели характерны для компаний с проектным производством (судостроение, тяжелое машиностроение), компаний работающих на потребительский рынок (например, производители одежды, обуви), компаний оказывающих профессиональные услуги в сфере В2В;
  • Модель холдинга: Это модель появляется, когда необходимо объединить в рамках учета несколько различных производств, использующих разные бизнес-модели, а зачастую и географически разнесенных.

Возрастание сложности модели бизнеса и постановка целей более высокого уровня ведет к расширению круга задач, стоящих перед разработчиками системы бюджетного управления. При этом для каждого нового уровня характерно появление своих специфических задач. Обобщенная схема, иллюстрирующая иерархию задач, возникающих в ходе разработки системы бюджетного управления представлена на схеме.

Обобщенная схема,иллюстрирующая иерархию задач в ходе разработки системы бюджетного управления

Предположим, речь идет о компании среднего бизнеса, специализирующейся на производстве и перепродаже продукции детского ассортимента. Для такой компании характерна скорее жесткая бизнес-модель. Компания на данный момент не определилась со стратегическими перспективами и в качестве основной цели рассматривает повышение управляемости бизнеса. Таким образом, для построения системы бюджетного управления для этой компании необходимо решить четыре основные задачи:

  • Выстроить финансовую структуру компании;
  • Внедрить систему средне и долгосрочного планирования;
  • Исходя из финансовой структуры и выбранных горизонтов планирования определить структуру и формы ведения бюджетов компании;
  • Разработать и внедрить регламенты ведения бюджетного процесса.

После того, как на следующем этапе развития будут определены стратегические цели компании и выбраны ключевые показатели их достижения, возможно, потребуется корректировка системы бюджетного управления. Но это – вопрос будущего. Здесь и сейчас, компания получает возможность решить наиболее актуальные для нее проблемы.

Как видно из представленной схемы, разработка системы бюджетного управления, направленной на решение стратегических задач для холдинговой структуры – наиболее объемный проект, включающий в себя в качестве подзадач все прочие. Поэтому, рассмотрим на его примере, каким образом организуется процесс построения системы бюджетного управления.

Мы предлагаем начинать работу по разработке и внедрению системы бюджетного управления с анализа бизнес-задач, стоящих перед компанией и подразделениями, и диагностики существующей системы управления экономикой и финансами.

В процессе внедрения системы бюджетного управления можно выделить еще три важные задачи и соответствующие этапы работ:

  • Постановка задач для настройки модулей программного обеспечения;
  • Обучение участников процесса бюджетного управления. Тестирование и корректировка системы бюджетного управления;
  • Обучение с целью создания условий для оперативной самодиагностики и корректировки системы в процессе изменения внешней среды, бизнес-задач компании, организационной структуры.

1 этап. Диагностика и разработка Концепции системы бюджетного управления

В рамках этапа Диагностики необходимо проанализировать специфику бизнеса и устройство компании (соответствие основных бизнес-процессов и производственной структуры существующей организационной структуре, взаимодействия подразделений, информационные потоки и документооборот), проводят экспресс-анализ бизнес-ситуации, изучаются текущее состояние (принципы, структура, задачи и т.п.) системы управления экономикой и финансами.

Результат работ:

По результатам диагностики разрабатывается Концепция системы бюджетного управления и Рекомендации по оптимизации существующей системы бюджетного управления и встраивания ее в комплексную Систему управления активами, прибылью и денежными средствами.

Задачи:

  1. Сформулировать задачи, которые поставлены перед системой бюджетного управления
  2. Разработать Концепцию комплексной системы бюджетного управления с учетом поставленных задач и существующих наработок
  3. Разработать рекомендации по оптимизации текущей системы бюджетного управления
  4. Сформулировать вопросы для углубленного изучения вопросов взаимодействия участников системы бюджетного управления и формирования структуры исходных данных и отчетов
  5. Сформировать дееспособную рабочую группу для дальнейшей работы

Изучаемые вопросы:

  1. Анализ целей и задач, которые ставит руководство перед компанией и подразделениями (бизнес-направлений, бизнес-единиц и т.п.)
  2. Анализ целей и задач, которые ставятся перед системой бюджетного управления, ключевые показатели
  3. Производственная структура
  4. Основные бизнес-процессы
  5. Организационная структура, ответственность и полномочия, система коммуникации подразделений, информационные потоки и взаимодействие подразделений
  6. Финансовая структура и система планирования,
  7. Система учета затрат, принципы формирования результатов
  8. Принципы и условия (цены, документы, результаты и т.п.) внутризаводской кооперации подразделений (основных и вспомогательных подразделений, бизнес-направлений, бизнес-единиц и т.п.)
  9. Документы, сопровождающие существующий процесс бюджетного управления
    • Задачи, Положение и инструкции
    • Участники и ответственные лица
    • Механизм принятия решений
    • Процедуры и временный график
    • Структура отчетов
    • Структура доходных и расходных статей
    • Формы исходных данных и отчетов
    • Система мотивации персонала и пр.
  10. Анализ конфликтных сторон существующей системы бюджетного управления

2 этап. Разработка принципов и регламента системы бюджетного управления

Разрабатываются основные принципы системы бюджетного управления. Описание Принципов включает в себя следующие разделы: финансовая структура, задачи и ключевые показатели подразделений, ответственность подразделений и система мотивации, описание процедур согласований в цепочке (планирование-сбор данных-контроль-корректировка-анализ-оценка и стимулирование-планирование), орган, принимающий решения по процедурам, система отчетов и периодичность.

Разрабатывается Регламент системы бюджетного управления, включающий в себя: Положение, участники и ответственность, система и структура отчетов, унифицированные статьи доходов и затрат, формы отчетов (рабочих бюджетов подразделений и отчетов по компании) и исходных данных.

Результат работ:

Регламент системы бюджетного управления. Формируется техническое задание для автоматизации процедур бюджетного управления (для организации моделирования и настройки программного обеспечения).

Задачи:

  1. Разработать и согласовать основные Принципы системы бюджетного управления
  2. Разработать и согласовать Регламент системы бюджетного управления

Изучаемые вопросы:

  1. Углубленный анализ структуры и процедур сложившейся системы планирования и оценки эффективности деятельности подразделений: принципы, процедуры и процессы планирования, документооборот и участники, полномочия и ответственность участников, механизм сбора исходных данных и обработки результатов.
  2. Организация процедуры бюджетного управления: бюджетное подразделение, комитет, специалисты подразделений
  3. Формирование финансовой структуры
  4. Принципы формирования отчетов, отражающих эффективность управления денежными средствами, прибылью и активами
  5. Принципы формирования результатов подразделений
  6. Принципы планирования (взаимодействие подразделений, информационные потоки, нормативы и базы распределения)
  7. Рабочий документооборот внутризаводской кооперации и текущей отчетности
  8. Структура доходов и расходов подразделений
  9. Формирование потребности в денежных средствах и контроль расходов
  10. Процедура и механизм принятия решений по бюджетам
  11. Временный график сбора исходных данных и формирование отчетов, промежуточных результатов и коррективов
  12. Система мотивации участников процедур системы бюджетного управления и руководителей подразделений
  13. Формулирование управленческих решений на основе результатов бюджетных процедур
  14. Формы сбора и агрегирования исходных данных бюджетного управления

3 Этап. Обучение и тестирование

Проводится серия (2-3) обучающих Семинаров для участников системы бюджетного управления с представлением Регламента и проигрыванием наиболее конфликтных ситуаций в режиме деловых игр.

В компании запускается процедура системы бюджетного управления на один интервал планирования как «учебная». В рамках учебной процедуры можно выявить нестыковки и проблемы взаимодействия подразделений, выработать навыки эффективного взаимодействия. Консультанты и участники рабочей группы принимают участие во всех заседаниях (бюджетного подразделения, бюджетного комитета) и обсуждениях документов.

Разрабатываются рекомендации по корректировке и/или дополнению Регламента и процедур.

Результат работ:

Обученные и тренированные участники системы бюджетного управления.

Согласованный Регламент системы бюджетного управления с внесенными корректировками.

Согласование на необходимость, задачи и объем работ 4 этапа.

Задачи:

  1. Сформировать единое представление участников системы бюджетного управления о задачах и принципах функционирования системы бюджетного управления и системы ответственности участников
  2. Выстроить рабочие отношения в процессе взаимодействия в рамках бюджетных процедур
  3. Выявить слабые места и противоречия, внести коррективы в Регламент системы бюджетного управления

Изучение вопросов:

  1. Сбои, противоречия и конфликтные ситуации процедур системы бюджетного управления
  2. Анализ промежуточных и итоговых результатов, интерпретация результатов и формирование соответствующих управленческих решений
  3. Анализ условий оперативной корректировки

Ключевые факторы успеха проекта по внедрению системы бюджетного управления

Обобщая наш опыт выполнения подобных проектов хотелось бы выделить несколько основных факторов, присутствие которых является критически важным для успешной реализации проекта внедрения бюджетного управления:

  • Должны быть четко сформулированы цели и задачи проекта;
  • Сложность системы бюджетного управления должна быть не чрезмерной, особенно для компаний с небольшим объемом бизнеса;
  • Система бюджетного управления должна рассматриваться как связующее звено между стратегическими целями компании и методами их реализации;
  • Важно обеспечить максимальное участие будущих пользователей системы бюджетного управления в процессе ее разработки;
  • Проблему постановки системы бюджетного управления невозможно решить путем «просто» приобретения соответствующего программного продукта;
  • Первичную отладку системы бюджетного управления проще всего производить в среде EXCEL, переходя далее на специализированные программные продукты;
  • Внедрение бюджетного управления – процесс затрагивающий интересы многих людей в компании, нарушающий привычный рабочий ритм и требующий повышенной самоотдачи, как от разработчиков, так и от будущих пользователей. Поэтому особое внимание должно уделяться информированию работников компании о ходе внедрения системы бюджетного управления и повышению их мотивированности.