Собственный корпоративный портал играет ключевую роль в построении единого информационного пространства, которое интегрирует используемые компанией информационные системы в единый механизм сбора и интерпретации данных. Что такое внутренний портал компании? Какие преимущества он дает компании? Как его спроектировать?

Артем Мартынов, статья впервые опубликована на сайте компании «ПроБизнесКонсалтинг»

Первый тренд развития интернет можно назвать информационным: доступ к сети означал возможность поиска и размещения информации (сначала текст, потом графика, музыка, видео…).

Вторую волну породил Фейсбук и социальные сети: интернет превратился в место общения и знакомства, пользователи полюбили лайки, стали активно развиваться сообщества и сетевые игры. Возникла мода на экспертное мнение и теперь частный блогер может быть популярнее национального СМИ. Сейчас это основной тренд в сети, назовем его социальным.

Третий тренд только начинается, хотя в отдельных областях уже отчетливо видны его приметы: семантический анализ и ассоциативный подход. Методологическую основу можно найти в работах Альтшулера (ТРИЗ), или даже в менеджменте и социологии. Информация собирается из десятков и тысяч мест, и анализируется на вероятности и тенденции, представляя пользователю порой в совершенно неожиданном свете. Тем самым механизмы интерпретации данных приближаются к принципам, по которым работает человеческое мышление.

Переводя это в плоскость развития внутреннего портала: перед тем как вы начнете его создавать — постарайтесь понять, что именно вы хотите получить в итоге? Информационную доску, средство коммуникации между сотрудниками или инструмент анализа и оценки ситуаций, помощника в поиске возможностей?

В настоящее время большинство из крупных российских компаний, и многие компании среднего звена уже обзавелись или планируют обзавестись в ближайшей перспективе собственным внутрикорпоративным порталом. Что же это за явление, и какую роль отводит руководство внутреннему порталу?

Чтобы лучше это понять, начнем с общей оценки информационных систем на примере средней российской компании:

  1. Для ведения бухгалтерского и финансового учета как правило приобретается один из специализированных продуктов по финансовому учету или их комплекс (например 1С:Бухгалтерия, 1С: Предприятие, БЭСТ, Парус и т.д.);
  2. Для целей учета персонала может приобретаться соответствующая кадровая программа (1С:Кадры, 1С:Зарплата и проч.);
  3. Для службы маркетинга и продаж приобретается одна из разновидностей CRM (бесплатная или платная);
  4. Для производственного процесса — какая либо из ERP-систем;
  5. Развитие документооборота приводит к необходимости внедрения Системы электронного документооборота (вариантов СЭД нынче множество)…

…и так далее. Нужно организовать проектное управление — приобретается MS Project или Primavera, для склада — система складского учета, для анализа и описания бизнес-процессов — BPWIN, BizAgi или даже ARIS. И лишь стратеги по привычке продолжают в основном работать в PowerPoint. Побочным эффектом подобного подхода является кастовость внутренних служб, каждая из которых работает исключительно в рамках собственной системы, крайне опасливо делясь информацией с остальными, и в то же время постоянно запрашивая у них недостающие данные.

Например: В одной компании мы наблюдали одновременное сопровождение 5! штатных расписаний: помимо кадровой службы его вели финансисты для расчета зарплат, проектный офис — для распределения ответственных по проектам, производственная служба вела учет рабочих в ERP, и даже ИТ-подразделение вело свой учет сотрудников для системы доступа и телефонного справочника… Самое интересное, что ни в одной из систем штатное расписание не было по-настоящему полным и актуальным.

И в дополнение к этому зоопарку руководство вдруг «созревает» до организации внутрикорпоративного портала, аргументируя его необходимостью повышения прозрачности и информированности сотрудников внутри компании. И вот тут то и проявляется уже ставший привычным мозаичный подход: создавая свой внутренний портал, компании наполняют его в первую очередь теми задачами и функциями, которые отсутствуют в остальных информационных системах предприятия (что для начала в общем правильно). Однако редко кто задумывается о необходимости взаимно интегрировать используемые в компании информационные системы в единый прозрачных механизм сбора и интерпретации данных, то есть о построении подлинно единого информационного пространства. Как и о том, что именно портал может сыграть ключевую роль в его создании.

Большинство существующих на рынке предложений по организации внутренних корпоративных порталов компаний ограничиваются лишь типовым набором функционала:

  • Новостная лента (возможность публикации новостей, объявлений, документов, создания целого набора специализированных разделов по направлениям);
  • Документы (специализированный сервис для публикации официальных внутренних документов);
  • Телефонный справочник;
  • Анкеты и тесты (проведение опросов и тестирования);
  • Фотогалерея (специализированный сервис для публикации фотоотчетов с событий и внутренних фотоконкурсов);
  • Форум (внутренние площадки для обсуждений производственных или частных тем);
  • Поиск (быстрое нахождение информации по тексту или реквизитам).

Естественно в данных сервисах допускается прикрепление изображений, документов, ссылок, таблиц, используется разграничение прав доступа на публикацию и чтений. При этом внешнее оформление и размещение указанных сервисов на странице особого значения не имеет, важен именно функционал. Данный типовой набор может быть вполне достаточен для отдельной компании, и построен на основе одной из популярных коробочных платформ (1C-Bitrix, MS SharePoint и др.).

Тем не менее, мы считаем что существует необходимость в более серьезных инструментах информационной поддержки систем управления и визуализации данных. Портал должен не просто информировать сотрудников, он должен стать основой, единым окном входа ко всем используемым информационным системам, обеспечивая прозрачность потоков информации и данных из одного приложения или АРМа в другой, агрегируя и представляя нужную информацию «Здесь и Сейчас». Иными словами, развитый внутренний портал — это не просто еще одна система, предназначенная для новостей и объявлений (некое внутреннее СМИ), а единое окно входа ко всем остальным информационным системам компании, которое должно позволять менеджменту наблюдать и анализировать внутренние процессы и состояние по всем аспектам деятельности компании, держать ситуацию под контролем буквально «на кончиках пальцев». Портал представляет общие, агрегированные данные в удобном виде, а если требуются подробности — менеджер просто переходит по ссылке в соответствующее приложение, причем сраху же попадая в нужный раздел или отчет.

Задача сложная, но интересная, причем для каждого предприятия она уникальна, в силу перечня используемых именно у нее информационных систем, особенностей настроек этих систем и общей степени формализации внутренних процессов. И разумеется, типовым коробочным продуктом подобную задачу просто невозможно решить.

Если вы все-таки созрели до внутреннего корпоративного портала, то первый вопрос: с чего начать? Наши рекомендации:

1. Проведите аудит уже используемых информационных систем, какие именно данные они обрабатывают, какие подразделения с ними работают. Можно свести все в простую таблицу:

Информационная система Обрабатываемые данные Задействованные подразделения Перспективы развития

2. Добавьте в эту таблицу информационные комплексы, которыми дополнительно интересуются сотрудники, а также перечень вопросов и областей знаний, которые в компании остались незадействованными, но их хотелось бы учесть.

3. Сформируйте перечень основных информационных потоков организации, по которым требуется повысить прозрачность прохождения и взаимодействия служб. Например:

Продукты (инженерная служба) => Клиенты (служба маркетинга и продаж, CRM) => Договоры (юридическая служба, Система согласования договоров) => Производство (ERP) => Склад (Система складского учета) => Финансы (Бухгалтерия, 1C)

Подумайте как в эти информационные цепочки можно встроить систему учета персонала, СЭД, систему управления проектами и проч., а также какая именно информация (в какой части и с какими уровнями доступа) должна переходить из одной системы в другую.

4. Составьте перечень уже имеющихся инструментов трансляции данных из одной системы в другую (шлюзов), все ли переходы в вышеуказанных информационных цепочках они охватывают и нет ли пробелов, отсутствующих «белых пятен»?

5. Понимая как должна проходить информация, какие из имеющихся информационных систем нужно подключать и в какой части, каким службам в первую очередь требуется информационная помощь — вы неизбежно придете к пониманию нужен ли вашей компании внутренний портал, и как именно он может быть устроен.

На современном уровне развития технологии веб-программирования, фактически любой из отсутствующих пробелов в информационных цепочках, или средство инфообмена между различными системами, можно реализовать на базе веб-технологий, в рамках внутреннего портала.

Например: если вы уже пробрели CRM-систему, и она вас полностью устраивает — прекрасно, определяйте какие именно данные в нее должны вводится из других систем и какие выводится, и реализуйте это посредством универсального шлюза — внутреннего портала. Если же CRMотсутствует — ее можно реализовать непосредственно внутри портала, разграничив права доступа и организовав ее внутреннюю логику работы в любом удобном виде. Главное — чтобы цепочки прохождения информационных потоков не прерывались, а работа сCRMбыла понятной и удобной для сотрудников, обеспечивая при этом ее сохранность и конфиденциальность.

Тем самым портал не только не становится дублирующей системой, наоборот — он позволяет более полноценно использовать данные из всех внутренних систем организации. Вся информация становится вводимой только один раз, отпадает необходимость в сверках, дублирующем введении данных, взаимных упреках и несостыковок данных, сроков, ответственных, цифр…

информационные потоки компании

Как видно из представленной схемы, различные разделы портала не просто тесно интегрированы друг с другом (представлена лишь часть взаимосвязей), но и в целом портал становится связующим звеном между разными информационными системами компании, объединяя их в единое информационное пространство. Отсутствие портала не только лишает компанию этих связей, но и может потребовать разработки дополнительных информационных шлюзов между различными системами для их интеграции, что может привести даже к большим расходам, чем организация портала.

Например: перечень подразделений и сотрудников из системы учета персоналом становятся автоматически подгружаемыми справочниками в систему управления проектами, ERP, СЭД, да хоть в телефонный справочник.

Сформировав принципы построения портала и его логику, можно уже переходить к структурированию разделов и дизайну интерфейса. Что же касается программной платформы, то если структура и принципы портала в общем просты и стандартны — то можно воспользоваться одной из типовых коробочных решений (1C-Bitrix, MS SharePoint, LotusNotes), а если достаточно сложны и предполагают уникальные подсистемы — то лучше строить портал с нуля именно под вашу компанию, на базе одной из распространенных платформ: ASP, PHP, Java.

Не каждая компания может себе позволить держать в своем штате команду профессиональных программистов для создания и развития портала, обычно приглашается сторонняя компания, специализирующаяся в данной области. Профессиональный разработчик поможет вам в формировании полноценного Технического задания и выборе платформы, предложит пути оптимизации информационных потоков, расскажет о существующих возможностях, а после работы — обеспечит поддержку работоспособности портала. Непрофессиональный разработчик — скорее всего настоит на одном из коробочных решений, сделает его первичную настройку и умоет руки, оставив вас самостоятельно развивать портал, учится его интеграции с другими системами, и думать — а что же вы в итоге получили, и этого ли хотелось.

Если вы качественно спроектировали ваш будущий интранет-портал, и команда разработчиков сумела его реализовать в должном виде — вы получаете не просто единое окно входа к различным срезам внутренней информации, вы приобретаете возможность управления этой информацией и ее потоками. Собираемые из различных систем цифры, данные, сроки… позволят вам отслеживать внутренние тенденции и их корректировать, путем оптимизации информационных потоков и целостного анализа внутренней жизни компании. Посредством развитого внутреннего портала компания приобретает значительное конкурентное преимущество, ведь она сможет оперативнее реагировать на вызовы, и раньше выявлять негативные ситуации. А решения вида «конструктор отчетов» позволит сотрудникам самим формировать для себя требуемые данные именно в том формате, которые им нужны. Естественно что само все не заработает, и придется вовлекать персонал в развитие и сопровождение портала, возможно назначить ответственных на местах за сопровождение подразделов и актуализацию данных. Однако эти сложности оказываются не такими уж и сложными, ведь каждый сотрудник начнет замечать что он работает не в отдельном обособленном отделе или кабинете, а является частью большой и мобильной компании, готовой к развитию и изменениям.

Что же касается форумов и «лайков», их легко можно встроить в портал на любом этапе, главное не перегрузить его социальной составляющей, не превратить рабочий инструмент в средство совместного времяпрепровождения. Впрочем как мы уже не раз убеждались, превращение своего внутреннего портала в социальную сеть нужно далеко не всем компаниям…

Удачи в начинаниях!