Предыдущую заметку мы завершили наши рассуждения обещанием рассмотреть принципы так наз. экстремального программирования. Но как раз сегодня попалась публикация, которую в свете этого обещания никак нельзя обойти стороной — «20 вопросов, которые менеджер проектов просто обязан задавать». Это перевод заметки Michelle Symonds, сайт projectsmart.co.uk — и мы предлагаем вам ознакомиться с этими вопросами! Почему — будет понятно и само по себе, и в свете последующего обсуждения экстремального программирования. Итак…

Один из главных навыков любого менеджера проектов — умение задавать правильные (исследовательские) вопросы и упорно добиваться четких на них ответов. Многих подводных камней можно избежать, если задавать четко сформулированные вопросы и давать на них не менее четкие, понятные ответы.

Очень часто изначально рамки проекта не определены в нужном объеме. Строятся лишь предположения о том, кто и за что отвечает, а иногда, что еще хуже, выдвигаются предположения о бизнес-задачах и конечном результате для клиента. Все это, повторюсь, на уровне предположений.

В самом начале, на «голом энтузиазме» (а король-то голый!), нам хочется начать новый проект, и мы загораемся. Это присуще не только менеджерам проектов, но и всей команде. Важно всегда помнить, что в наши экономически нестабильные времена каждый проект должен приносить существенную бизнес-выгоду, которую можно будет точно измерить. Выгодой может быть как экономия времени или денег, так и поддержание репутации компании (или спасение), т.е. то, что не всегда возможно измерить и невозможно просчитать заранее. В любом случае, ожидаемые цели (выгода) должны быть задокументированы. Это позволит наглядно всем объяснить, зачем этот проект нужен.

Не существует стандартного списка вопросов, которые должен задавать менеджер, но есть топ-20 вопросов, которые менеджер проектов просто обязан задавать, в не зависимости от типа проекта или типа компании:

  1. Какие бизнес задачи должен решить данный проект?
  2. Какую выгоду принесет данный проект при условии решения всех бизнес задач?
  3. Какие последствия будут для компании (финансовые, связанные с репутацией и т.д.), если проект не будет запущен либо провален?
  4. Существуют ли другие, более легкие альтернативы данному проекту? Иногда существуют готовые решения, которые не требуют денежных вложений, соизмеримых с созданием нового проекта.
  5. Существуют ли недостатки в реализации данного проекта? Например, увольнение сотрудников (это может быть более очевидно или менее очевидно, могут быть и другие факторы)
  6. Кто является ЛПР (лицо принимающее решение) проекта? Важно, если кто-то из руководства берет на себя такие обязанности. В этом случае он не должен быть менеджером проекта.
  7. Кто отвечает за ресурсы (сроки, люди, деньги), выделенные на проект? Это должен быть человек, имеющий право распределять все ресурсы.
  8. Кто будет нести ответственность за решение, переходит ли проект в следующую стадию или нет, после первоначального проектного исследования? Часто этим занимается группа людей, иногда даже с противоположными взглядами на проект.
  9. Зависит ли от реализации нового проекта реализация других проектов? Если так, то нужна полная информация по другим проектам.
  10. Каковы критерии оценки проекта? Что будет указывать о том, что цели были достигнуты в полном объеме?
  11. Потребуется ли для проекта новое оборудование либо иной продукт? Например, новое программное обеспечение.
  12. Потребуются ли изменения персонала (увольнение или поиск новых сотрудников)?
  13. Потребуется ли нынешнему персоналу тренинги для обучения новым бизнес процессам?
  14. Кто будет задействован в проекте? (один человек либо группа)
  15. Кто будет отвечать за документирование бизнес-требований?
  16. Кто будет определять промежуточные и окончательные сроки проекта? Например, отдел маркетинга ставит сроки реализации IT-проектов. Они имеют гораздо больше шансов на успех, когда решения о сроках основаны на реально необходимых ресурсах и задачах.
  17. Предусматривает ли бюджет непредвиденные расходы?
  18. Кто будет ответственен за принятие решения о включении или исключении тех или иных требований, возникших в стадии разработки проекта?
  19. Будут ли результаты проекта аттестованы? Если да, то кем?
  20. Кто даст окончательное одобрение по результатам проекта?

Существует много других вопросов, которые должны быть заданы, для уверенности в том, что проект начнется, и будет иметь хорошие шансы на успех. Задавать важные вопросы, не менее необходимо, чем получать на них точные ответы.

Перевод Игитян Тачат, оригинал статьи.