Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

rarus.ru

Три кита хаоса в бизнесе: как автоматизировать процессы, которых нет

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

  • Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
  • Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
  • Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока. Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде. Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также — наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов можно почитать.

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено. Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс. А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

  1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
  2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
  3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов — это подготовка к проекту их автоматизации.

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников — держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав. Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство. Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

  • Упорядочить регулярные задачи.
  • Минимизировать человеческий фактор.
  • Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
  • Держать под контролем все детали процесса.
  • Включить в схему взаимодействия клиентов.
  • Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
  • Экономить время, свое и сотрудниковю.
  • В итоге — экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами — система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами — «1С:Документооборот 8» — на примерах.

  1. Настройка прав доступа не дает специалисту Петрову провернуть сделку напрямую, лишив компанию доли прибыли. Еще Петров не может скачать клиентскую базу компании и начать маленькую, но гордую предпринимательскую деятельность.
  2. Секретарь Бантикова знает, сколько документов пришло и ушло, сколько на согласовании у начальника, сколько поступило писем клиентов. Благодаря системе Бантикова в курсе, по каким документам сроки горят или уже сгорели. Начальник Бантиковой тоже в курсе.
  3. Руководитель филиала Береговский знает, на каком этапе работа с каждым клиентом. С кем в ближайшую неделю будет заключен договор, а с кем работа застопорилась и по каким причинам.
  4. Руководитель проекта Сидорова оперативно видит этапы сложного согласования с использованием условий маршрутизации, с резолюциями занятых в процессе лиц и контрагентов.
  5. Менеджер Утюжкин заключает типовой договор. Для этого он в несколько кликов соединяет данные контрагента с шаблоном договора. За 3–4 секунды Утюжкин получает договор, текст которого уже проверен и согласован, и даже подпись стоит (если настроена функция электронной подписи).
  6. Архивариус Семируков не переживает, что с бумажными документами случится хаос. Все документы он заносит в систему, знает, где какой лежит, какой номер для договора следующий, от какого клиента какая бумага когда пришла или придет.
  7. Руководитель Рулькин, работая с системой документооборота, удобно и быстро рассчитывает план проекта, движется по нему вместе с командой и контролирует сроки реализации. Рулькин знает, что происходит в каждом проекте компании.
  8. Бухгалтеру Канарейкиной не нужно требовать от коллег закрывающих документов. Ведь Канарейкина работает в программе «1С:Бухгалтерия», которая обменивается данными с системой «1С:Документооборот» (кстати, как и другие типовые программы линейки «1С:Предприятие 8»). А туда коллеги информацию давно занесли. А если бы не занесли, то им об этом давно напомнили бы секретарь Бантикова, руководитель Рулькин и менеджер Утюжкин, заинтересованные в данной процедуре.
  9. Кстати, менеджер Утюжкин, выезжая на переговоры, не таскает с собой тяжелый ноутбук, а обходится планшетом или даже смартфоном. Ведь у него настроен доступ к нужной информации с мобильных устройств.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями. То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого. То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, — задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

  • выявить «тонкие места» в компании,
  • определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
  • понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
  • выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
  • определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов — это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.