На сайте Организация эффективного управления консультанты (далее текст идет от их первого лица) подготовили чек-лист утверждений для простого определения проблем организации. По каждому утверждению достаточно ответить «да», или «нет» и станет понятно, в каком направлении будет необходимо двигаться дальше.

Мы (авторы сайта эконфин.рф) дополнили чек-лист своими соображениями.

После публикации примера отчета по экспресс определению проблем организации, мы получили несколько вопросов о чек-листе, который можно было бы использовать для самостоятельной проверки.

Мы его подготовили.

Чек-лист представляет из себя перечень утверждений, с нашими комментариями, с которым можно согласиться, или нет. Если вы согласны с утверждением, применительно к вашей компании, тогда по этому пункту порядок. Если же нет – повод для более глубокой проверки проблем и последствий по данному направлению.

Вы можете разослать утверждения сотрудникам компании и легко выявить элементы, которые явно требуют доработки.

Управление стратегией

В нашей компании существует описанная стратегия, сотрудники знакомы с ней и знают где можно повторно ознакомится со стратегией компании

Если стратегия компании не выражена формально, то есть не описана, то крайне сложно ее реализовать. Ведь в реализации стратегии участвуют практически все сотрудники компании и им необходимо иметь возможность периодически обращаться к ней.

Стратегия описана конкретным, но простым языком. Она понятна и сотрудники согласны с ней.

«Предоставлять лучший сервис» – не стратегия. Стратегия не должна быть описана общими, ничего не значащими фразами. Она должны быть понятна и конкретна, чтобы каждый сотрудник понял, в чем заключается стратегия компании и ее выполнение. Если сотрудники не согласны со стратегий компании, то, с большой вероятностью, они не будут ей следовать.

От авторов сайта: в мире существует минимум 10 школ стратегии. Мы считаем исключительно полезными еще две, развившиеся на основе ТРИЗ: квантово-экономический анализ и системно-процессное моделирование. Последнее изложено своим автором достаточно сложным языком, но на деле просто: прогнозируем будущее состояние внешней среды и прикидываем, в какое состояние должна прийти наша организация, чтобы наилучшим образом в это будущее вписаться. И дальше наши планы и бизнес-процессы выстраиваем так, чтобы прийти в это состояние — не забывая о текущей деятельности, конечно.

Например, когда некоторые из наших специалистов освоили дистанционные образовательные технологии и начали их продвигать, то столкнулись с сопротивлением под лозунгом «Сухомлинский говорил, что ему достаточно доски и мела — и мне тоже». Весной 2020 пандемия коронавируса и вызванный ею режим самоизоляции показал, что обучаться технологиям дистанта надо было заранее. Теперь азы технологий освоены — на повестку дня вышли вопросы эффективности обучения, потому что школьные учителя, сами того зачастую не понимая, вступили в конкуренцию с лучшими лекторами и методистами онлайн-школ. Для них теперь стратегическая цель — поднять свое педагогическое мастерство до соответствующего уровня, но это не воспринимается.

Стратегия актуализируется регулярно, на основании данных, которые получаются целенаправленно

Стратегия не выбивается в граните. Стратегия должна подстраиваться под внешние и внутренние изменения. Поэтому, стратегия — это живой и пластичный элемент. При этом, чтобы иметь возможность меняться, стратегии необходимо постоянно «скармливать» данные об изменениях, успехах и провалах, на пути ее реализации. И данные должны поступать не хаотично и спонтанно, но их необходимо получать целенаправленно и регулярно.

От авторов сайта: вот неплохая схема стратегического цикла. Поиск даст вам аналогичные схемы, более подходящие вашим конкретным условиям. Просмотрев десяток-другой, вы без проблем опишите такой цикл для своей организации.

Мы можем увидеть актуальные данные по выполнению стратегических целей в любой момент времени

Если нет возможности получать актуальные данные по выполнению стратегии, вы отстаете на несколько шагов от реальности. Чем быстрее и точнее вы получаете данные, которые нужны для оценки выполнения стратегии, тем быстрее сможете адаптироваться к изменениям.

С этим требованием все понятно. Авторы сайта хотят только указать, что причины запаздывания данных могут быть удивительно разными — от слабой или неадекватной ИТ-инфраструктуры до неудобной отчетности.

Стратегия – настольный документ руководителей

Если стратегия — это формальный (в плохом смысле слова) документ, который делается просто для того, чтобы было, то стратегия работать не будет. Если же руководители отлично знают стратегию и знают, что нужно и что не нужно делать, если при составлении планов и оценке эффективности обращаются к стратегии, вот тогда это рабочий документ. Если свести определение проблем организации в области стратегии к одному вопросы – то это именно он.

С этих позиций именно системно-процессное моделирование — лучший инструмент. Если мы знаем, в какой состояние должны привести организацию, то и составление планов, и оценка их выполнения без стратегии не то чтобы невозможны, то бессмысленны.

Управление операциями

В компании действует обязательное операционное планирование

Операционные планы должны действительно прорабатываться, а не составляться для «галочки». Это означит, что в процессе подготовки плана происходит оценка перечня работ, оценка ресурсов, которые нужны для их выполнения, оценка того, что может пойти не так, и так далее. В таком случае, план становится руководством к действию, а не пустышкой.

Чтобы план был руководством к действию, должны реализовываться все этапы цикла управления:

Если хотя бы один этап не реализуется или пробуксовывает, все управление (и весь бизнес) страдает. Хотя бреши случалось видеть во всех этапах, даже отсутствие анализа исполнения планов.

Операционные планы являются выражением стратегии и стратегических целей компании

Если действия, которые отражаются в операционных планах, не связаны с реализацией стратегии, то планы, в общем то, бесполезны. Операционные планы обязательно должны быть проверены на соответствие стратегическим целям. Самый важный вопрос, с точки зрения определения проблем организации в операционном управлении.

Еще до планов необходимо проверить на соответствие стратегии политики компании. Они также должны быть согласованы между собой, чтобы не получилось, что декларируется политика низких цен, а поставщики выбираются случайно или вообще не меняются, хотя на рынке появляются новые игроки.

В нашей компании используется методология управления проектами

Все методологии управления проектами имеют лишь одну цель – повысить эффективность реализации проектов. Соответственно, использование методологий позволяет повысить эффективность проектной деятельности.

Сотрудники и руководители планируют свои рабочие задачи

Управление рабочими задачами – залог личной эффективности. А эффективность организации связана с эффективностью сотрудников. Кроме того, управление задачами позволяет упросить часть функций менеджеров.

В большинстве своем сроки выполнения проектов и отдельных задач соблюдаются

Систематическое нарушение сроков говорит о том, что система управления не работает. Также это свидетельствует о нежелательных проявлениях культуры организации. Если в компании считается нормальным нарушать сроки, это повышает непредсказуемость. Что, в свою очередь, снижает эффективность деятельности организации.

Бизнес-процессы описаны и сотрудники используют описания в работе

Любое описание бизнес процессов, лучше, чем их отсутствие. А использование правильных подходов и информативных регламентов, которые подготовлены с применением принципов, превращает описание в действующий инструмент.

Смеем возразить: не любое. Нередко описание бизнес-процесса как будто консервирует его, хотя процесс неэффективен и нуждается в оптимизации. Поэтому к самому факту описания нужно добавлять требование постоянной оптимизации деятельности компании и пере-описания процессов.

Вред от отсутствия описания бизнес-процессов вдвойне или втройне увеличивается, если есть проблемы с персоналом (см. ниже) в части сотрудничества с руководством или друг с другом.

Мы отслеживаем изменения бизнес-процессов и актуализируем описания и рабочие инструкции сотрудников

Документы не имеют ценности, если не отражают реальность. Крайне важно, чтобы документы систематически актуализировались. В противном случае, документы не будут использоваться в работе.

Здесь опять немножко не о том. Если просто актуализировать описания и регламенты, то можно «легализовывать» даже и ухудшения. Нужно вести работу по оптимизации!

Оценка эффективности бизнес-процессов проводится регулярно

Если нельзя оценить эффективность деятельности, то сложно понять – нужно что-то менять, или нет. Оценка эффективности позволяет проводить своевременные изменения, а также не тратить ресурсы впустую. Для оценки эффективности необходима система оценки, которая будет соответствовать вашим потребностям.

Каждый сотрудник выполняет полезную для компании и понятную работу

Если вы не уверены, что все сотрудники делают нужную работу, это означает, что: 1) вы не понимаете, чем заняты сотрудники; 2) вы используете ресурсы впустую.

Инструменты управления

Положения, регламенты, процедуры и инструкции – действующие инструменты управления, которые мы активно используем

Если вы понимаете, что такие документы являются инструментом управления. Что они нужны для того, чтобы помогать в работе сотрудников, тогда все в порядке. Если документы делаются только для того, чтобы пылится на полке, то вы… тратите ресурсы впустую и не используете инструмент, который может существенно облегчить жизнь.

Даже хуже: легализуете сложившуюся ситуацию.

Система KPI позволяет понимать состояние ключевых бизнес-элементов

KPI – ключевой показатель эффективности. Прошу не путать с показателями, к которым привязывается мотивация персонала. KPI это приборная панель, которая позволяет понимать состояние процессов, проектов, финансовых потоков и так далее. Нужны для принятия своевременных и эффективных решений.

В компании используются системы управления проектами и задачами

Использование современных ИТ сервисов по управлению проектами и задачами позволяет снизить расходы на реализацию методологий. Проще говоря – они здорово упрощают жизнь управленцев и исполнителей. Определение проблем организации часто показывает, что отсутствие систем управления проектами и задачами является источником большого количества последствий.

В наше время речь идет не только об управлении проектами и задачами, но и об автоматизации бизнес-процессов, и о big data, и о применении искусственного интеллекта. Много чего полезного.

Мы активно используем электронные средства коммуникаций

Если для того, чтобы донести информацию до группы людей, их необходимо собрать, то средства коммуникаций работают не очень хорошо. Электронные средства коммуникаций могут не только сократить время донесения информации, но и существенно повысить эффективность ее, информации, усвоения.

Система электронного документооборота позволяет нам делать за 10 минут то, на что раньше уходило несколько дней

Если вы займетесь измерениями времени, которое тратится в компании на обслуживание (не разработку) документов, то, скорее всего, ужаснетесь. Система электронного документооборота (СЭД) способна очень сильно повысить эффективность процессов, связанных с обработкой документации. И да, связанных с согласованиями.

Посмотрите СЭД СИСТЕМЫ. РЕЙТИНГ 2021 — это не только перечень, но и возможность перехода на сайт СЭД и знакомство с описанием программы.

Определение проблем организации в области принятия решений

В нашей компании принято, чтобы решения были обоснованы и приняты заинтересованными сторонами

Только не надо путать политику и проституцию. Даже если решение принимается авторитарно, оно должно быть обосновано и людей нужно убедить в том, что так надо. Обоснование и «продажа» решения повышает эффективность его реализации.

Решения принимаются на основании данных и фактов

«Мне так кажется…» – не аргумент для принятия решения. Решения должны быть подкреплены. Лучше цифр и фактов с этим ничто не справится.

Мы обладаем достаточным количеством и качеством показателей и данных о деятельности нашей компании, чтобы принимать решения на их основании

Показатели, данные и факты должны собираться системно. Точно также, как вы собираете данные об объеме продаж и принимаете решения на основании этих данных, необходимо собирать данные об эффективности прочих процессов.

Механизмы принятия решений понятны и прозрачны

Если решения принимаются на основании понятных правил, то можно сказать, что механизм принятия решений прозрачен.

Руководители не замыкают принятие решений на себя, а делегируют их подчиненным

Зависимость от решений ограниченного числа людей всегда снижает эффективность деятельности компании. Не должен финансовый директор подписывать реестр платежей с туалетной бумагой и канцелярией. Смешно? А ведь реальный пример из жизни.

Сотрудники проявляют самостоятельность и ответственность в принятии решений

Если сотрудники знают, что они могут взять на себя ответственность и принять решение, которое будет соответствовать интересам компании, они должны иметь возможность так делать. В противном случае руководители будут становится узким местом из-за объема решений, которые нужно будет принять. См предыдущий пункт.

Сотрудники отстаивают свои решения и предложения

Если сотрудники компании предпочитают «молчать в тряпочку», это снижает эффективность деятельности и попросту опасно. В долгосрочной перспективе.

Решения в компании принимаются с оптимальной скоростью и не «зависают»

Если перед принятием решения, оно должно сначала «отлежаться», а потом пройти 9 кругов согласования – это неэффективно.

Коммуникации и взаимодействие

В компании действуют понятные правила коммуникаций

Правила коммуникации. Да, должен быть такой документ в компании. И да, все сотрудники компании должны его соблюдать. Правила должны повышать, а не снижать эффективность. Например – необходимо подтверждать получение письма. Это простое правило позволяет избежать лишних временных затрат отправителя, связанных с ответом на вопрос: «А ты получил письмо? А когда ответишь?». А также позволяет избегать потери информации. Неумышленной и умышленной.

В компании принято, чтобы тот, кто доносит сообщение, убедился в том, что адресат понял информацию верно

Если сотрудник выносит на обсуждение вопрос проведения бенчмаркинга и применение биг дата, то все должны действительно понимать, о чем речь. И это ответственность отправителя сообщения.

Сотрудники компании охотно взаимодействуют друг с другом

Если сотрудники разных отделов не хотят работать с сотрудниками других отделов – это очень тревожный звоночек.

От авторов сайта: в таких случаях очень полезно спросить себя — это ссорятся Вася с Колей или сотрудник отдела продаж с зам. начальника производственного отдела (должности условные, конечно)? Ответить на вопрос в такой постановке очень легко, ответ всплывает сразу. И в зависимости от него уже можно наметить решения.

Сотрудники компании могут свободно высказывать свое мнение и выдвигать предложения

Нет ничего более губительного для развития организации, чем цензура.

Линейные сотрудники могут спокойно обратиться к любому топ менеджеру с вопросом или предложением

Без комментариев. По данному пункту можно писать диссертацию.

В компании ценят время друг друга

Это означает, что сотрудники заранее договариваются о встречах, заранее оценивают время, которое потребуется провести вместе и предоставляют результаты своей работы так, чтобы адресату не пришлось прилагать дополнительные усилия и тратить время на его получение.

Сотрудники понимают, что от некоторых задач напрямую зависят задачи других сотрудников

В таком случае сотрудники будут «ускорять» цепочки задач. И никто не будет сидеть без дела, потому что «А мне Ваня еще не прислал отчет».

Персонал и мотивация

Компетенции персонала соответствуют функциональным обязанностям и требованиям бизнеса

Наверное, тут все понятно – если у вас работают те люди, которые вам нужны, то и компания будет работать как надо. Сомнения в компетенциях нужно устранять. В том числе через обучение и внутренние перестановки.

Система мотивации понятна и принята персоналом

Если персонал считает систему мотивации несправедливой, то будет вести соответственно.

Сотрудника мотивируют двумя способами: указаниями и зарплатой. В норме они должны дополнять друг друга. Плохо, если требуют одного, а платят за другое — например, требуют качества, а платят за объем без его (качества) учета. В этом случае сотрудник краткосрочно реагирует на требования начальства, но долгосрочно — на факторы зарплаты.

Сотрудники проявляют инициативу и берут ответственность на себя

Иметь возможность проявить себя – одна из важнейших составляющих мотивации. Только не на словах, а на деле, с соответствующим вознаграждением.

Должностные инструкции сотрудников понятны и соответствуют действительности

Как и с другими документами, это инструмент управления. Впрочем, если сотрудник говорит: «Этого нет в должностной инструкции», значит руководитель у него не очень.

Людям комфортно работать в организации и коллективе

Комфорт в коллективе = высокая эффективность.

Если человек получает ответственность за что-то, то также получает и полномочия

Если нет полномочий вместе с ответственностью, то сотрудники будут ее избегать. И все снова ляжет на руководителей.

Определение проблем организации в области обеспечения ресурсами

Все сотрудники обеспечены необходимыми инструментами и ресурсами, чтобы работать эффективно

Я бы, на вашем месте, убедился, что это действительно так. Или не так.

Если на производстве речь идет об инструментах, то в офисах все чаще — об ИТ. И тут очень надо убедиться, что все работает так, как требуется сотруднику. Сотруднику любого отдела, кроме ИТ-служб! Они работают для других, а не для себя.

Сотрудник может подать заявку на получение любого ресурса или инструмента, и она действительно будет рассмотрена

Если сотрудник не может просить у компании ресурсы, то не будет проявлять инициативу и работать только с тем, что есть, в рамках инструкции. И даже если так и надо, износ ресурсов снижает эффективность работы.

В компании действуют прозрачные правила принятия решения об обеспечении ресурсами

Если сотрудник не понимает, как принимаются решения об обеспечении ресурсами, то, скорее всего, не будет и пробовать. Если правила понятны, то сотрудники сами будут заботиться о своих ресурсах.

Периодически в компании принято проводить оценку загрузки персонала

Перегрузка и недогрузка персонала одинаково плохи. Не позволяйте напрасно растрачивать человеческий капитал.

Структура

Мы считаем, что организационная структура полностью соответствует потребностям компании

Организационная структура должна работать для вашей компании и вашей ситуации. Если она «так исторически сложилась», то, скорее всего, вы не понимаете, что в ней работает, а что нет. Отсюда – неэффективное использование ресурсов и снижение эффективности бизнес-процессов.

Все руководители компании прекрасно знают структуру бизнес-процессов организации

Позволяет избежать ситуации, когда к пуговицам претензий нет, но костюм носить нельзя.

Определение проблем организации может быть простым. Конечно, данный чек лист не даст исчерпывающих ответов, но позволит определить направления, которые требуют более внимательного изучения и исправления.