Любой бизнес-процесс — это цепь последовательных действий, которые совершают исполнители, чтобы достичь определённой цели. В организациях есть внутренние процессы, например оформление командировки для сотрудника. И внешние — в которых участвуют сторонние потребители. Например, оформление заказа в интернет-магазине.

Блог Яндекс.Практикума

Что такое нотация BPMN

Если организация небольшая, зафиксировать изменения в процессах несложно. Иногда достаточно обсудить их с коллегами. В крупных компаниях процессы часто запутанные, поэтому нужно проводить моделирование — описание процессов.

Бизнес-процесс можно описать разными способами. Например, составить подробный текстовый документ, собрать всю информацию в таблицу или изобразить его в диаграмме — для их создания используют специальный набор правил и символов для изображения разных элементов процесса. Такие наборы называются нотациями. В бизнес-аналитике используют разные нотации, например: IDEF0, EPC, блок-схемы.

Для сложных процессов с большим количеством исполнителей подходит BPMN 2.0 (от англ. Business Process Model and Notation) — на сегодняшний день одна из самых популярных нотаций.

Преимущества нотации BPMN

Специалисты выбирают нотацию для конкретной ситуации, с которой работают. Поэтому сложно выделить преимущества BPMN 2.0 в сравнении с другими вариантами: разные нотации используют для разных задач. Однако у BPMN 2.0 есть несколько особенностей, благодаря которым построенные по ней модели процессов легко читаются:

  • Возможность разделить исполнителей

В моделях процессов в других нотациях, например IDEF0 и блок-схеме, можно изобразить последовательность действий. В BPMN 2.0 кроме этого есть возможность отметить исполнителей и подробно описать условия выполнения каждого шага в процессе.

Визуально процесс выглядит так, как будто на него сверху добавили слой с исполнителями и разделили их

Благодаря этой особенности нотацию BPMN 2.0 используют, когда нужно разработать регламент или описать автоматизацию процесса. Например, для того, чтобы автоматизировать оформление отпусков, в корпоративный портал добавляют специальный раздел. В этом разделе сотрудники вводят свои данные, генерируют шаблон заявления на отпуск, распечатывают его, загружают подписанный вариант и отправляют заявку в отдел кадров и бухгалтерию. Получив заявку, сотрудники подразделений готовят приказ на отпуск и рассчитывают выплату. С помощью BPMN 2.0 можно изобразить на схеме процесса всех его участников, последовательность и условия их действий.

  • Возможность графически представить развилки процесса

Развилки в процессе, или точки принятия решений, — это точки, в которых движение процесса меняется в зависимости от действий участников.

Допустим, один из этапов процесса закупки — согласование проекта договора с юридическим отделом. Если юристы согласуют договор, его отправят на подпись подрядчику. Если нет — менеджер дорабатывает договор и повторно согласовывает. Эти два варианта и будут развилкой процесса.

В точках принятия решений может происходить не только ветвление процесса, но и слияние нескольких веток в одну.

Использование нотации BPMN в бизнес-аналитике

Нотацию BPMN 2.0 используют в работе системные и бизнес-аналитики. Первые чаще просто читают диаграммы или используют базовый набор элементов, чтобы визуализировать системный процесс. Вторые — моделируют с помощью нотации бизнес-процессы, поэтому им нужно знать больше элементов.

BPMN 2.0 чаще всего используют для моделирования кросс-функциональных процессов с большим количеством участников, которые выполняют разные функции. Например, ведение сделки с клиентом или организация закупки по тендеру. С помощью нотации можно детально описать, как участники процесса взаимодействуют друг с другом и какие функции при этом выполняют.

Маргарита Нижельская, специалист по системному и бизнес-анализу, автор курса «Системный аналитик» в Яндекс Практикуме:

Диаграммы BPMN 2.0 используют для подготовки рекомендаций по улучшению процесса. В них можно описать процесс в формате «as is» — как он работает сейчас, и в формате «to be» — как должен работать.

Готовые модели процессов согласовывают со всеми, кто в них вовлечён. Дальше модель может стать частью документации для отдела разработки. Часто разработчикам нужна наглядная схема бизнес-процесса, чтобы правильно реализовать задачу. Например, на сайт нужно добавить функциональность для оформления заявки на кредит. Нужно предусмотреть, что пользователь оставляет заявку, которую дальше обрабатывают и согласовывают. Для разработки нужно учесть последовательность действий в процессе и условия.

Ещё модель процесса в нотации BPMN 2.0 можно упростить — оставить на схеме основные элементы без дополнительных символов для их детализации. Тогда модель можно использовать как инструкцию по работе с ПО для конечных пользователей.

Построение модели бизнес-процесса с помощью BPMN: основные элементы и алгоритм

Нотации для графического изображения процессов состоят из определённых элементов. Разберём подробнее элементы BPMN 2.0 в том порядке, в котором их обычно размещают на схеме:

1. Пул (от англ. pool — бассейн)

Область, в которой описывают процесс. Построение модели процесса начинают с пула. Если в процессе участвуют сторонние организации — для каждой рисуют отдельный пул.

Пул обозначает границы процесса, внутри него размещают остальные элементы.

2. Дорожки (от англ. swimlane — дорожки для плавания)

Это элемент для изображения исполнителей процесса. Если пул — это организация, то дорожки — подразделения или отделы этой организации, которые участвуют в процессе.

Дорожки разделяют пул. Так на схеме процесса чётко видны зоны ответственности исполнителей.

3. Действия или задачи

Каждый исполнитель выполняет свои задачи. Например, заказ обрабатывают сотрудники отдела продаж, склада и доставки. Первые принимают заказ, вторые собирают, третьи — доставляют покупателю.

Действия изображают на схеме в виде прямоугольника. Внутри прямоугольника могут размещать дополнительные символы — маркеры действий внизу или типы задач вверху.

Маркеры указывают на характер действия, которое нужно выполнить. На диаграммах BPMN 2.0 часто можно увидеть такие маркеры:

  • Подпроцесс. Указывает, что внутри одного действия есть вложенный процесс с набором других действий. Если не всем читателям диаграммы интересны детали вложенного процесса, можно не утяжелять диаграмму, а добавить символ «квадрат с плюсом».
  • Цикл. Используют, чтобы обозначить регулярное действие с одними и теми же данными. Например, попытки регистрации на рейс одного пассажира. Исполнитель вводит одни и те же данные, пока регистрация не пройдёт успешно.
  • Параллельные и последовательные процессы. Параллельные действия — одни те же действия, которые выполняют разные сотрудники. Например, несколько человек регистрируют на рейс разных пассажиров. Последовательные действия совершает один исполнитель друг за другом. Например, по очереди регистрирует на рейс несколько пассажиров.

Кроме маркеров действий в нотации BPMN 2.0 есть символы для обозначения типовых задач. Например: отправка или получение сообщения, задача со сроком. Эти символы не обязательны — тип задачи можно прописать и текстом.

4. События

Всё, что происходит в рамках процесса, отмечают на диаграмме в виде круга. Событие отличается от действия тем, что действие подразумевает активность исполнителя, а событие — случившийся факт. Например, «внести заявку в базу» — действие, а «письмо получено» — событие. Выделяют три ключевых вида событий:

  • Стартовое — то, с чего начинается любой процесс. Например, получена заявка с сайта на обратный звонок. На диаграмме стартовое событие обозначают кругом с тонкой линией ободка. В нотации BPMN 2.0 любой процесс в каждом пуле всегда начинается с события и никогда — с действия.
  • Конечное — то, чем заканчивается процесс. Например, договор подписан. На схеме событие отмечают кругом с жирной линией ободка.
  • Промежуточное — всё, что происходит по ходу процесса. Например, получен ответ на коммерческое предложение, согласован договор. Промежуточные события обозначают кругом с двойным ободком.

Стартовых и конечных событий может быть несколько. Например, процесс завершается, когда происходит два события — «заказ закрыт в системе упаковки» и «заказ закрыт в системе доставки».

5. Точки принятия решений

В нотации BPMN 2.0 точки принятия решений также называют логическими операторами или шлюзами. Это точки, в которых процесс разветвляется на несколько потоков или несколько потоков процесса сливаются в один.

На схеме для обозначения логических операторов используют ромб. Дополнительные символы внутри ромба указывают на тип оператора.

Всего выделяют три типа операторов:

  • Эксклюзивный шлюз, или «строгое ИЛИ», обозначает, что дальше процесс может пойти только по одному из направлений. Обычно задаётся условие, например, оплатил клиент заказ или нет.
  • Неэксклюзивный шлюз, или «нестрогое ИЛИ», указывает, что процесс может пойти по нескольким путям, но не обязательно по всем сразу. Например, пользователь оформляет на сайте доставку с самовывозом из пункта выдачи заказов. И оставляет контактные данные: номер телефона, адрес в мессенджере, email. От того, какие способы связи укажет пользователь, зависит способ отправки уведомления о том, что посылку можно забирать. Это может быть СМС-сообщение, письмо на электронную почту, сообщение в мессенджере, или все три способа сразу. Это универсальный шлюз, после которого процесс может пойти по разным направлениям.
  • Параллельный шлюз используют для ветвления или слияния потоков процесса. Если это шлюз ветвления, дальше обязательно должно произойти несколько событий. Если шлюз слияния, процесс двинется дальше, только когда завершатся несколько параллельных действий. Например, чтобы отправить договор на подпись подрядчику, его обязательно должны согласовать юридический отдел, бухгалтерия и генеральный директор.

Один логический оператор не может одновременно разветвлять и соединять потоки процесса — только одно из двух.

6. Связи

После того, как на дорожки пула добавили действия, события и логические операторы, их соединяют между собой линиями. Ещё их называют потоком операций. Связи в рамках одного пула рисуют сплошной линией.Есть несколько дополнительных обозначений связей, которые упрощают чтение диаграммы:

  • Поток по умолчанию отмечается стрелкой с косой линией в начале. Отметка указывает, по какому пути пойти, если не будет новых данных. Например, если пользователь не выбрал способ получения чека, чек по умолчанию печатают и прикладывают к заказу. Поток по умолчанию обязательно используют при работе с неэксклюзивным шлюзом: когда есть несколько возможных вариантов развития событий.
  • Условный поток обозначают небольшим ромбом в начале стрелки. Символ указывает, что для следующего действия должно быть выполнено какое-то условие. Например, чтобы отправить чек по электронной почте, пользователь должен указать email.

На практике на диаграммах чаще всего отмечают поток по умолчанию, а остальные элементы просто соединяют сплошной линией. Обозначение для условного потока используют редко.

Если нужно описать процесс, в котором есть несколько пулов, например две организации или компания и клиент, взаимодействие между ними рисуют пунктирными линиями.

Такой тип связи называют поток сообщений — обмен данными между участниками процесса.

7. Артефакты

Последними на диаграмму добавляют данные, которые используются или появляются в рамках процесса. Например, документы, письма или базы данных.

Вот такие символы используют для обозначения артефактов на диаграмме в нотации BPMN 2.0.

Совет эксперта

Маргарита Нижельская

Часто в самом начале работы над диаграммой хочется сразу добавить ветвление процессов. Не нужно так делать. Сначала лучше построить основной поток процесса, а потом его усложнять. Если усложнять сразу, есть риск запутаться и не дойти до конца. Или построить диаграмму с разным уровнем детализации, потому что не хватило времени и сил одинаково подробно описать процесс на его начальных и финальных этапах.