Контроль за деятельностью организаций

Рассмотрены различные классификации форм, методов, подходов к контролю, целей и т.д.

Статья взята с сайта center-yf.ru, автор не указан.

Контроль — это целенаправленная деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

В ней выделяют два главных направления:

• контроль за выполнением работ, намеченных планами;
• принятие мер по корректировке всех значительных отклонений от плана или самого плана.

Виды и формы контроля

Широкий смысл в понятие «контроль в управлении» вкладывается при определении его как проверки соблюдения и выполнения нормативно установленных задач, планов и решений. В этом случае проявляется функциональное назначение контроля, его возникновение на определенной стадии управленческого процесса.

Контроль можно понимать и как завершающий этап управленческой деятельности, позволяющий Сопоставить достигнутые результаты с запланированными.

Весьма распространен также взгляд на контроль только как на способ, механизм, обеспечивающий сравнение результатов с поставленными задачами. В этом случае контроль сводится к сравнению фактических результатов с установленными показателями и к принятию в случае необходимости корректирующих мер.

Контроль является основой и способом образования обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения.

Таким образом, понятие «контроль в управлении» следует рассматривать в трех основных аспектах:

• контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т.е. контроль как деятельность;
• контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которой является механизм обратной связи;
• контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения.

В основе контроля за деятельностью организации лежат следующие методические приемы.

1. Общенаучные методические приемы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.).
2. Собственные эмпирические методические приемы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счета, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.).
3. Специфические приемы смежных экономических наук (приемы экономического анализа, экономико-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики).

Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и своевременным, иметь стратегическую направленность и ориентироваться на результаты. В современных условиях организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, и это создает условия для существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно управляющими. В итоге контроль становится менее жестким и более экономичным.

Контроль — это функция процесса управления, его важнейшая часть, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля в организации необходимо учитывать факторы, предопределяющие эффективность проведения этой управленческой функции.

В их составе выделим главные:

• организационные — объекты контроля (что должно контролироваться), субъекты контроля (кто контролирует), место контрольной функции в организационной структуре управления (кому подчиняется, права, ответственность, полномочия);
• масштабы контроля — количество и точность контролируемых параметров, частота и скорость проведения контроля;
• контрольная информация — объем, частота, точность и своевременность необходимой для контроля информации;
• затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением;
• методы контроля — приемы и способы, с помощью которых будет проводиться контроль.

Среди общих методов контроля выделяют следующие.

1. Метод предварительного контроля, который начинается задолго до начала какого-либо целеустремленного действия. Задача контроля в этом случае заключается в выяснении целесообразности самого действия в целях предупреждения неверных или не обоснованных действий.
2. Метод направляющего контроля, который применяется регулярно и последовательно в течение всего хода операции. В ходе действия происходит непрерывное измерение состояния и поведения объекта контроля. Соответственно меняются и его характеристики. Метод направляющего контроля должен быть достаточно гибким, чтобы подстраиваться к этим изменениям. Если характеристики объекта контроля не соответствуют нормам, процессы, обеспечивающие функционирование и развитие организации, должны корректироваться. В этом проявляется обратная связь, порождаемая направляющим контролем.
3. Метод фильтрующего контроля основан на жестком контроле соответствия объекта определенным параметрам. Применяется по ходу процесса и подобен фильтру, проходя через который действие может быть остановлено или продолжено. Если ход процесса не соответствует установленным нормам контроля, то фильтр его не пропускает до тех пор, пока характеристики объекта контроля не будут приведены в соответствие с установленными требованиями.
4. Метод последующего контроля (метод контроля по результатам) проводится после завершения действия на основе сравнения результата с существующими нормами и предварительными оценочными характеристиками.

Для достижения наибольшей эффективности деятельности организации вышеперечисленные методы необходимо применять комплексно. В настоящее время контрольные процедуры в организации, как правило, ограничиваются последующим контролем. Наиболее же эффективными являются процедуры опережающего (превентивного) контроля, предварительного, направляющего, фильтрующего, внедрению и развитию которых управляющие должны уделять первостепенное внимание.

К наиболее распространенным средствам контроля относятся:

• распорядительные подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;
• внутренние и внешние сверки расчетов;
• встречные взаимопроверки бухгалтерских записей;
• проверка правильности осуществления документооборота;
• плановые и внезапные инвентаризации имущества и обязательств экономического субъекта в соответствии с установленным порядком;
• осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам экономического субъекта. Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Его цель состоит в том, чтобы выявить «слабые места» и ошибочные решения, своевременно исправить их и не допустить повторения. Внутреннему контролю подвергаются все участники — структурные подразделения хозяйствующего субъекта, он охватывает финансово-экономическую и производственную деятельность предприятия в целом.

Конкретная видовая характеристика контроля начинается с описания задачи контроля.

При этом особо важно выделение двух черт, характеризующих задачу контроля:

• характер субъекта, поставившего задачу контроля. Субъект может быть внешним или внутренним по отношению к объекту контроля. По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекту контроля, контролирующих и контролируемых органов различают контроль внутренний и внешний. Контроль называется внутренним тогда, когда субъект и объект контроля входят в одну систему, а внешним, когда субъект контроля не входит в ту же систему, что и объект,  широта задачи контроля.
• задача и предмет контроля. Задача может быть частной, охватывающей одну проблему или сторону объекта контроля или общей, комплексной. Предметом контроля является состояние и поведение объекта контроля. Основные характеристики состояния и поведения объекта контроля: количественные, качественные, структурные, пространственные, временные. В зависимости от поставленных задач проводят линейный, функциональный или операционный контроль.

Ревизия и аудит в организации

Наиболее действенной формой контроля является ревизия. Она может проводиться как внутренним аудитором, так и внешней аудиторской компанией и должна содействовать финансово-хозяйственному укреплению организации, выявлению резервов, изучению передового опыта работы организации с целью его распространения.

Предметом ревизии являются: производственная и хозяйственно-финансовая деятельность организации и предприятий, сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств, состояние первичной документации и учета.

Ревизия проводится путем сплошного или выборочного просмотра первичных документов, учетных регистров, форм отчетности, правильности записей совершения хозяйственных операций. От других форм контроля ревизия отличается регулярностью и определенной периодичностью. Как правило, ревизия проводится один раз в год; для акционерных обществ — перед собранием акционеров. Результаты ревизии свидетельствуют о достоверности (или недостоверности) годовой бухгалтерской отчетности.

Документальные ревизии классифицируются по ряду признаков:

1. В зависимости от субъектов контроля, т.е. от того, кто проверяет. Они подразделяются на вневедомственные, проводимые органами контроля. Министерства финансов, учреждениями банков и другими органами, и ведомственные, осуществляемые вышестоящими организациями.
2. По времени проведения различаются плановые и внеплановые ревизии. Плановые ревизии проводятся на основании утвержденных годовых планов документальных ревизий, а внеплановые — по требованиям судебно-следственных органов в связи с поступлением сигналов о злоупотреблениях, хищениях.
3. По объему охвата проверяемого объекта ревизии подразделяют на полные и частичные. Полные ревизии предусматривают проверку всех сторон финансово-хозяйственной деятельности организации. При частичной ревизии проверяются только ее определенные стороны.
4. По полноте проверки ревизии могут быть сплошными и выборочными. При сплошной — проверяются все первичные документы и записи в регистрах бухгалтерского учета за весь ревизуемый период. При выборочной проверке изучается только часть документов, заранее отобранная ревизором.
5. По кругу вопросов, подлежащих проверке различаются, ревизии сквозные, тематические и комплексные. Сквозные охватывают проверкой несколько связанных между собой организаций. Тематические ревизии проводятся по отдельным специальным вопросам одновременно на нескольких организациях. К комплексным относятся ревизии, которые охватывают все стороны деятельности ревизуемой организации — организационную, техническую, экономическую и финансовую.

Процесс ревизии включает следующие этапы: подготовка членов ревизионной группы (ревизора) к предстоящей ревизии; организация и непосредственное проведение ревизии на объекте; оформление результатов ревизии; реализация материалов ревизии; организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Назначение ревизии и проверки оформляется приказом или распоряжением руководителя, осуществляющего данную ревизию или проверку. В приказе оговариваются сроки участия в ревизии каждого члена ревизионной бригады (за исключением старшего бухгалтера ревизора).

Внутренний контроль в организации

Внутренний контроль организуется на средства хозяйствующего субъекта внутри предприятия по решению руководства для повышения эффективности управления. При этом полученная информация используется, как правило, управленческим персоналом. Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности ее составляющих, необходимо классифицировать ее в соответствии с различными признаками. Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля — формальный.

Выбор формы внутреннего контроля определяется:

• сложностью организационной структуры;
• правовой формой;
• видами и масштабами деятельности;
• целесообразностью охвата контролем различных сторон деятельности;
• отношением руководства организации к контролю.

Деятельность по внутреннему контролю деятельности организации находит отражение практически во всех действиях ее руководства: в корпоративной политике, устной и письменной документации, а также в принятии решений.

Эффективность системы внутреннего контроля базируется на следующих определяющих факторах:

• система показателей, наиболее полно характеризующих деятельность организации;
• компетентность лиц, осуществляющих контроль; компетентность отражает знания и навыки, необходимые для выполнения поставленных задач;
• этическое поведение и честность проверяющих.

Внутренний контроль целесообразно классифицировать по значимости субъектов проведения, которых можно распределить по следующим уровням:

1. собственники организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);
2. рабочие, в силу производственной необходимости, выполняющие контрольные функции (например, в отношении качества работы оборудования);
3. работники планово-диспетчерского, планово-экономического, кадрового и других отделов, осуществляющие контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые непосредственно закреплены за ними;
4. административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности;
5. сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т.п., в функциональные обязанности которых входит только осуществление контроля.

Внутренний контроль осуществляется на всех уровнях управления экономическим субъектом. В высшем звене он ведется через администрацию и аппарат главного контроллера, например отдел внутреннего аудита. В среднем звене контроль осуществляется посредством финансовой, бухгалтерской, кадровой и других служб, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты деятельности за определенный период, выявляют отклонения и устанавливают причины. Таким образом, внутренний контроль имеет значение в выявлении и мобилизации резервов, способствует повышению эффективности и качества работы, выявлению причин и условий, способствующих образованию потерь.

Очевидно, степень сложности системы внутреннего контроля соответствует структуре предприятия. Масштабы его использования и эффективность применения зависят от интереса к внутреннему контролю собственников и руководителей предприятия. В наиболее общем виде система внутреннего контроля включает следующие элементы: контрольную среду, внешнюю и внутреннюю регламентацию, отдельные виды контроля, контрольную деятельность, специальный контроль, мониторинг.

В системе внутреннего контроля особое место занимает контрольная среда организации. Согласно стандарту аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита», контрольная среда — это осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля.

Она включает:

• стиль и основные принципы управления организацией;
• организационную структуру экономического субъекта;
• распределение ответственности и полномочий;
• осуществляемую кадровую политику;
• порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;
• порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;
• соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства.

Контрольная среда понимается так же, как общее отношение совета директоров и менеджмента к необходимости осуществления контроля в организации и предпринимаемые в этой связи действия. Контрольная среда позволяет обеспечить необходимую структуру и предпосылки для достижения главных задач системы внутреннего контроля.

Для эффективного функционирования системы внутреннего контроля и анализа необходим качественный уровень формализации деятельности организации. Существенность влияния этого фактора на результаты ее деятельности прямо пропорциональна сложности организационной структуры. В организациях малого и среднего бизнеса регламентирующая деятельность (положения, инструкции и др.) практически отсутствует, что не мешает им активно функционировать, осуществлять контроль и анализ деятельности.

На более крупных предприятиях со сложной организационной структурой создание качественных систем внутреннего контроля без осуществления тотальной формализации деятельности невозможно. Это объясняется большим количеством задач оперативного планирования, наличием нескольких подразделений, деятельность которых необходимо координировать и т.д.

Система внутреннего контроля должна быть экономически оправданной, т.е. затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь из-за ее отсутствия. Если она будет работать эффективно, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита. В заключение необходимо обратить внимание на то, что в настоящее время проблема эффективно функционирующего внутреннего контроля, несмотря на ее актуальность, остается не в полной мере осмысленной с научных позиций и в плане практической реализации. Важно отметить, что целью предприятия должно являться не создание системы внутреннего контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие ошибок в работе, а системы, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять. При этом даже хорошо организованная система внутреннего контроля нуждается в оценке своей эффективности с точки зрения достижения поставленных целей.

В процессе проведения внутреннего контроля сотрудниками осуществляются следующие аналитические процедуры:

• сопоставление фактических показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности с плановыми показателями, которые планировались руководством на отчетный период и указывались в планах (программах деятельности, бизнеспланах, сметах и пр.);
• сопоставление остатков по счетам за различные отчетные периоды;
• сопоставление полученных в отчетном периоде соотношений между различными статьями отчетности с аналогичными соотношениями прошлых периодов;
• сопоставление финансовой и нефинансовой информации, в частности, сведений об объеме выпуска продукции в денежных и натуральных единицах;
• сопоставление финансовых коэффициентов со среднеотраслевыми значениями;
• проверка правомерности и эффективности использования средств федерального бюджета, выделенных на прикладные исследования;
• проверка достоверности бухгалтерского учета и отчетности по средствам федерального бюджета, выделенным на прикладные научные исследования и целевые программы;
• проверка целевого расходования средств федерального бюджета, субсидий, средств внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности;
• проверка правомерности и эффективности использования средств, выделенных подведомственным организациям на реализацию федеральных целевых программ, ведомственных программ;
•  проверка размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.

Анализ финансовых коэффициентов заключается в сравнении их значений с нормативными величинами, а также в изучении их динамики за отчетный период и за ряд лет. Особое место среди финансовых показателей занимают коэффициенты текущей ликвидности; степени платежеспособности по текущим обязательствам, обеспеченности собственными средствами; восстановления (утраты) платежеспособности. Нормативные значения коэффициентов зависят от отраслевой принадлежности предприятия.

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля — это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

1. Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, орг. структурой, а также с ее возможностями.
2. Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.
3. Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положения об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и тд.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.
4. Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.
5. Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения).

Внутренний аудит как форма внутреннего контроля

Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля — внутренний аудит.

Как правило, он присущ крупным организациям, для которых характерны:

• сложная и разветвленная организационная структура управления;
• наличие большого количества филиалов, предприятий и (или) дочерних компаний;
• разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;
• стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий управляющих всех уровней.

В правилах стандарта аудиторской деятельности под внутренним аудитом понимается созданная в экономическом субъекте и определенная его приказами система контроля над соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля. Внутренний аудит направлен на совершенствование деятельности и является независимой оценкой всех бизнес-процессов: снабжение, производство, логистика, маркетинг, реализация и т.д.

Внутренний аудит помогает корпорации достичь поставленных целей на основе систематизации подхода к оценке бизнес-процессов, управления рисками, контроля и корпоративного управления. При этом внутренние аудиторы должны быть независимыми при сборе информации, т.е. свободны от указаний и запретов руководителей, как головной организации, так и дочерних фирм.

Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование.

Внутренний аудит имеет большое значение, как для головной компании корпорации, так и для дочерних фирм (филиалов). На основании аудиторской проверки:

• головная компания:
  • получает своевременную и объективную информацию о деятельности филиалов (дочерних фирм),
  • имеет возможность контролировать, сравнивать кооперировать деятельность филиалов (дочерних фирм);
• филиалы (дочерние фирмы):
  • получают представление о своем финансово-экономическом положении в корпорации,
  • знакомятся в рамках всей компании с лучшими практиками в работе отдельных подразделений,
  • лучше осмысливают хозяйственную, финансовую, социальную политику корпорации, процедуры и механизмы ее реализации.

Внутренний аудит может быть организован в форме:

• постоянно действующей ревизионной комиссии, избираемой собранием акционеров и подотчетной ему;
• в форме специального внутреннего контрольно-аналитического подразделения, подотчетного непосредственно руководителю корпорации;
• договора с аудиторской фирмой на ведение внутреннего аудита.

К компетенции внутреннего аудита организации относятся:

• финансовый контроль за работой организации;
• проверка функционирования системы производства по экономическим показателям;
• анализ работы системы управления производством и реализацией;
• оценка платежеспособности, ликвидности, рентабельности и деловой активности организации;
• выработка рекомендаций по улучшению работы организации, снижению уровня риска и повышению эффективности систем и бизнес-процессов.