Сложные и стратегически важные проекты требуют тщательного планирования. Антон Берсерк – о том, как расставить приоритеты и застраховаться от форс-мажоров.

Антон Берсерк, консультант, Санкт-Петербург, e-xecutive.ru

Когда начинать верстать план проекта? Чем раньше, тем лучше. Необходимо тщательно продумать все элементы стратегии, и спешка не нужна. Я обычно приступал к созданию такого плана за месяц до старта основной стратегии. Вечерами я прописывал все элементы предстоящей баталии, с калькулятором рассчитывал нагрузку на каждого сотрудника, прописывал роли и функционал. Об этом мы еще поговорим в данной части. Приведу пример из жизни.

Когда-то в молодости я работал на производстве. Компания занималась производством пищевых продуктов. Однажды (как всегда неожиданно) нарисовался клиент с очень крупным заказом. Требовалось сотворить чудо из чудес, чтобы сделать заказ вовремя. Руководство провело собрание, обозначило предстоящую задачу, определили мотивацию. Добровольцев особо не было, но за деньги переработать согласились многие. На тот момент в бригаде не хватало двух человек, и встал вопрос, как закрыть эту «дыру». Бригадир мудро рассудил, что необходимо раскидать нагрузку на всех и на бумаге расписал порядок действий, чтобы справиться с нехваткой рук. Каждому была предписана своя роль. Совещание длилось не более часа, но при этом каждый работник получил индивидуальный план действий. Бодро принявшись за дело, мы уже к середине смены смогли войти в график. Даже при условии нехватки рук, мы смогли держать необходимый ритм. Ощущение победы витало в воздухе и придавало сил. Впервые я понял, что значит выражение: «Победа окрыляет!». Но за четыре часа до конца смены выяснилось, что кончилось сырье. Из-за неосмотрительности кладовщика мы заказ завалили.

К чему я привел данный пример? При планировании прорывного проекта необходимо рассчитывать многие показатели. Важно все. Срыв возможен из-за самой ерундовой ерунды. Всегда необходимо думать масштабно. И для этого следует придерживаться описанного ниже шаблона.

  • Вводные данные. Сколько необходимо продать \ произвести? За какой период времени? Что нужно сделать для достижения результата? Например: количество заявок, которые необходимы для совершения одной продажи, количество квартир, которые необходимо обойти для сбора десяти подписей, и т. д.
  • Люди. Сколько человек необходимо для выполнения задачи? Сколько человек есть в наличии? Кто есть кто (опыт, навыки, перспективы)? Кто может «вывалиться» и кем его можно заменить? Кто и какие задачи может выполнять в процессе? Как увеличить КПД исполнителей? Кто будет в роли наставника и контролера? Кого и куда необходимо поставить для достижения максимального результата?
  • Обучение. Какое обучение может потребоваться? Кто его сможет провести и в какие сроки? Как проверить компетенции сотрудников? Как устранить недостатки в случае неудовлетворительных результатов тестирования? Какие материалы необходимо создать в качестве справочников? Кто, в случае необходимости, будет проводить дополнительное обучение в процессе реализации прорывного проекта?
  • Запасы. Хватит ли сырья для производства? Справится ли производство? Есть ли на складе запасы готовой продукции? Есть ли в наличии рекламные материалы (если это продажи)? Где брать, если что-то важное «неожиданно» закончится? Есть ли бумага для принтера? Есть ли запасной картридж для принтера? Чем дожимать клиентов (если это продажи)? Что еще необходимо из техники и оборудования?
  • Временные ресурсы. Каков потенциал рабочего времени? Можно ли сделать 26 часов в сутках? Сколько времени уйдет на обеды, перекуры и прочие перерывы? Сколько времени тратится на один звонок, выезд? Где расставить контрольные точки для замера промежуточных результатов?
  • Бюджет. Сколько денег необходимо на реализацию проекта? Есть ли возможность создать резервный бюджет? Какова мотивация сотрудников? Сколько денег необходимо на подарки клиентам (если это продажи)? Где брать деньги, если вдруг закончится основной бюджет?
  • Запас прочности. Каковы резервные источники для безостановочной реализации проекта? Где брать заявки дополнительно (для продаж)? Кого можно дополнительно подключить для ускорения прогресса? И т. д.

Мой личный опыт показал, что такой план проекта составляется очень легко. Главное – учесть все по максимуму. Просто следуйте шаблону, который я привел выше. Ставя перед собой эти вопросы, вы автоматически поймете и второстепенные моменты, которые могут всплыть в процессе осуществления проекта. Сначала пишите вопросы, а потом последовательно отвечайте на них. Чем глубже детализация вопросов, тем лучше. Старайтесь учесть все по максимуму. В итоге, вы увидите четкую картинку: цель, ресурсы, возможности, слабые места, возможности для подстраховки. Чем больше теневых зон вы сможете осветить, тем больше шансов на то, что результат будет достигнут.

Из опыта: не старайтесь составлять план проекта в одиночестве. Я обычно базовую модель рисую самостоятельно, но детали стараюсь проговаривать с коллегами. Частично данный план я стараюсь проговорить с вышестоящим руководством, частично с линейными сотрудниками. И там, и там могут быть умные идеи, которые будут полезны для составления адекватного плана. Не бойтесь использовать мозговой штурм. Это заряжает людей и тренирует навыки. Стратегическое планирование – полезнейший навык для любого человека.

Со временем данный навык помогает за кратчайшие сроки составлять детальнейшие планы. Освойте базовый подход – и вы сможете рисовать самые сложные проекты на бумаге в виде плана реальных действий. Сегодня существуют специальные программы, которые позволяют значительно упростить процедуру создания карт проектов. Визуально можно прорисовать самые сложные схемы для того, чтобы учесть максимум подводных камней.

Что я для себя выделили самое главное – назначение ответственных. Любое плановое действие должно сопровождаться назначением ответственного сотрудника за то или иное действие. Всегда необходимо обозначать человека, с которого можно спросить за результат того или иного действия. Это очень важно. Запомните этот момент.

Во многих организациях есть система планирования. Есть даже очень навороченные системы. Детализация встречается максимальная. Но… был недавно в одной крупной организации. Есть совещания, есть даже журнал обсуждений, есть даже доска планирования со стикерами и т.д. Но… во всей системе нет ни одного имени. Все обсуждается, все планируется на бумаге, но поговорили, красиво разрисовали и разошлись. Спрашиваю: почему так, и что выполняется в итоге? Ответ меня поразил: «Выполняется многое, но точно сказать не можем. На следующем собрании попробуем проанализировать». В общем и целом, когда за все отвечаю все – концов не найдешь и результативность всегда средне-минимальная. Семь нянек, дитя без глаза: поговорка не совсем про это, но почти.

Аксиома: план проекта, подготовленный заранее и с обозначением ролей и ответственных – это половина всего успеха. Всегда составляйте план. Всегда.