Что такое БПМН? Простое руководство по нотации моделирования бизнес-процессов

В этом руководстве мы углубимся в то, что такое BPMN, включая его историю, когда и как его использовать, а также преимущества, которые он приносит. Мы рассмотрим диаграммы BPMN, их элементы и символы, а также приведем примеры, иллюстрирующие их практическое применение. Кроме того, мы обсудим проблемы создания диаграмм BPMN и то, как такие инструменты, как Creately, могут упростить этот процесс.

creately.com. Авторы сайта перевели статью автоматически и потом немного подрихтовали текст.

Что такое БПМН?

Модель и нотация бизнес-процессов (BPMN) — это стандартизированный язык диаграмм, который обеспечивает графическое представление бизнес-процессов, позволяя организациям документировать, анализировать и оптимизировать свои рабочие процессы. В отличие от традиционных блок-схем, диаграммы BPMN богаты специальными символами и обозначениями, которые учитывают сложности современной деловой деятельности.

Вот что отличает BPMN:

• Стандартизация: BPMN — это всемирно признанный стандарт, обеспечивающий согласованность и ясность для различных заинтересованных сторон и программных инструментов.
• Выразительность: благодаря обширному набору символов BPMN может иллюстрировать сложную динамику процессов, такую как параллельные задачи, события и шлюзы принятия решений.
• Универсальность: подходит как техническим пользователям, которые разрабатывают и реализуют процессы, так и заинтересованным сторонам бизнеса, которым необходимо их понимать.

Хотя существуют и другие языки моделирования процессов, широкое распространение BPMN обусловлено его балансом простоты и выразительности. Он устраняет разрыв между технической реализацией процессов и бизнес-стратегией, которая ими управляет.

История BPMN

Вот некоторые ключевые вехи, которые превратили BPMN в ту надежную структуру, которой она является сегодня. Эти вехи отражают не только технические достижения, но и совместные усилия ключевых организаций и деятелей, занимающихся разработкой BPMN.

Когда использовать BPMN

Диаграммы BPMN особенно полезны в сценариях, где необходимы четкая связь и детальное отображение процессов. Вот несколько подходящих вариантов использования диаграмм BPMN:

• Визуализация сложного рабочего процесса. При работе со сложными рабочими процессами, в которых участвуют несколько заинтересованных сторон, диаграммы BPMN предоставляют стандартизированный метод визуализации и передачи данных о процессах.
• Улучшение бизнес-процессов: BPMN идеально подходит для выявления узких мест и неэффективности существующих процессов, помогая командам оптимизировать и совершенствовать свои рабочие процессы.
• Планирование системной интеграции. Для проектов, требующих интеграции различных систем, диаграммы BPMN могут отображать взаимодействия и поток данных между этими системами, что приводит к более плавной интеграции.

Примеры BPMN

Диаграммы BPMN служат универсальным языком, устраняющим разрыв между проектированием и реализацией процессов. Давайте углубимся в несколько наглядных примеров из различных отраслей:

• Здравоохранение: диаграмма BPMN может отображать процессы приема пациентов, гарантируя, что каждый шаг от регистрации до выписки четко определен и оптимизирован для эффективности и ухода за пациентами.

• Производство: Диаграммы BPMN используются для оптимизации производственных процессов, выявления узких мест и обеспечения бесперебойной координации между различными подразделениями, от закупок до отгрузки.

• Банковское дело. В банковском секторе диаграммы BPMN облегчают визуализацию процессов утверждения кредитов, упрощая выявление областей для улучшения и обеспечивая соответствие нормативным стандартам.

Узнайте больше о шаблонах BPMN здесь.

Особенности BPMN

Модель и обозначения бизнес-процессов известны своим обширным набором элементов и символов. Каждый элемент представляет различные действия, решения и потоки бизнес-процесса, гарантируя возможность учета каждой детали.

• Символы задач и действий: от простых задач до сложных подпроцессов, BPMN включает в себя множество символов для обозначения выполняемой работы.
• Символы шлюзов: точки принятия решений в процессе четко обозначаются символами шлюзов, которые направляют поток в зависимости от условий.
• Символы событий. События, которые вызываются или возникают в результате этапов процесса, представлены отдельными символами, обозначающими начальное, промежуточное и конечное состояния.
• Соединение объектов. Потоки операций, потоки сообщений и ассоциации — это линии жизни, соединяющие элементы, иллюстрирующие взаимодействие между различными частями процесса.

Элементы и символы диаграммы BPMN 2.0

Понимание основных элементов диаграмм BPMN 2.0 имеет решающее значение для всех, кто занимается моделированием бизнес-процессов. Эти элементы представлены множеством символов, каждый из которых имеет определенное значение и назначение в рамках BPMN.

Преимущества BPMN

BPMN предлагает множество преимуществ, которые оптимизируют организационные процессы и повышают операционную эффективность. Вот некоторые из ключевых преимуществ:

• Оптимизация управления процессами и коммуникации: диаграммы BPMN служат универсальным языком, позволяющим заинтересованным сторонам из разных отделов или даже разных организаций с легкостью понимать и управлять сложными процессами. Этот общий визуальный язык устраняет двусмысленность и способствует четкому общению.
• Улучшение документации и отслеживания соответствия. Благодаря BPMN процессы документирования становятся более структурированными и стандартизированными, что имеет решающее значение для обеспечения соответствия отраслевым нормам. Диаграмму BPMN можно использовать в качестве ориентира для проверки соблюдения всех нормативных требований.
• Содействие автоматизации и совершенствованию процессов. BPMN — это не просто планирование текущих процессов; это также инструмент для определения областей, требующих улучшения. Неэффективность становится очевидной, когда вы визуализируете рабочий процесс, поэтому вы можете его автоматизировать и постоянно улучшать.

Как создать диаграмму BPMN

Создание диаграммы BPMN предполагает визуальное представление шагов и компонентов бизнес-процесса.

Шаг 1: Определите процесс

Четко определите границы и объем бизнес-процесса, который вы хотите смоделировать с помощью BPMN.

Шаг 2. Выберите инструмент

• Выберите инструмент моделирования, совместимый с BPMN. Например, вы можете использовать программное обеспечение BPMNот Creately для быстрой визуализации своих бизнес-процессов. Он поставляется с готовыми шаблонами и обширными библиотеками форм для BPMN 2.0, блок-схемами и картами процессов, возможностью совместной работы в реальном времени, а также мощными возможностями построения диаграмм и искусственного интеллекта.

Шаг 3. Нарисуйте диаграмму BPMN

• Начните свою диаграмму BPMN со стартового события. Это представляет собой начальную точку процесса.
• Используйте прямоугольники со скругленными углами для обозначения действий или задач в рамках процесса. Разместите их последовательно, чтобы показать ход процесса.
• Используйте ромбовидные шлюзы для представления точек принятия решений в процессе. Они указывают, где поток может идти по разным путям в зависимости от условий.
• Используйте стрелки, чтобы соединить действия в том порядке, в котором они происходят. Потоки операций представляют собой поток процесса от одной задачи к другой.
• Используйте параллельные шлюзы, чтобы показать параллельные пути в процессе. Используйте эксклюзивные шлюзы для взаимоисключающих путей в зависимости от условий.
• Представляйте точки завершения процесса, используя конечные события. Могут быть различные типы конечных событий, например нормальное завершение, завершение из-за ошибки или завершение отмены.
• Используйте объекты данных для представления данных, которыми обмениваются действия. Включите такие артефакты, как аннотации или группы, чтобы предоставить дополнительную информацию.
• Если ваш процесс предполагает сотрудничество между различными объектами, используйте пулы для представления отдельных участников и полосы для представления их конкретных обязанностей.

Шаг 4. Аннотируйте и документируйте

Добавляйте аннотации, чтобы предоставить дополнительную информацию или сведения об определенных элементах на схеме. Документируйте любую соответствующую информацию, которая улучшает понимание.

Шаг 5: Проверка и проверка

Поделитесь диаграммой BPMN с заинтересованными сторонами, чтобы проверить ее точность и полноту. Отвечайте на любые отзывы или вопросы.

Подпроцессы BPMN

В BPMN подмодели или подпроцессы используются для представления модульной и иерархической структуры внутри более крупного процесса. Подпроцессы делают сложные процессы более управляемыми и понятными. В BPMN есть два основных типа подпроцессов:

Свернутый подпроцесс

Свернутый подпроцесс представляет собой подпроцесс на более высоком уровне абстракции. Он отображается в виде единой фигуры, часто в виде скругленного прямоугольника со знаком плюс внутри. Это указывает на то, что внутри подпроцесса скрыто больше деталей. Если диаграмма BPMN предназначена для обзора более высокого уровня, свернутые подпроцессы обеспечивают краткое представление.

Расширенный подпроцесс

Расширенный подпроцесс обеспечивает подробное представление подпроцесса в основном процессе. Раскрывая подпроцесс, вы раскрываете внутренние действия, события и шлюзы, составляющие этот подпроцесс. Расширенный подпроцесс позволяет более глубоко понять содержащиеся в нем действия и их взаимосвязи.

Ключевые моменты о подмоделях в BPMN

• Повторно используемые компоненты. Подпроцессы можно повторно использовать в нескольких местах диаграммы BPMN или даже в разных диаграммах BPMN. Это способствует модульности и согласованности процессов.
• Разделение задач. Подпроцессы поддерживают разделение задач, разбивая сложный процесс на более мелкие и более управляемые части. Каждый подпроцесс может представлять определенный аспект или функциональность всего процесса.
• Инкапсуляция: подпроцессы инкапсулируют набор действий, событий и шлюзов, обеспечивая абстракцию более высокого уровня. Это может улучшить читаемость основного процесса и облегчить сосредоточение внимания на конкретных аспектах.
• Действия вызова: BPMN включает специальный элемент, называемый «Активность вызова», который представляет вызов многократно используемого подпроцесса. Действие вызова может ссылаться на подпроцесс, определенный в другом месте, что обеспечивает модульную конструкцию и согласованное использование подпроцессов во всех процессах.
• Подпроцесс транзакции: BPMN также поддерживает специальный тип подпроцесса, называемый «Подпроцесс транзакции», который позволяет моделировать транзакционное поведение, включая компенсационные действия в случае сбоев.

Краткие советы по созданию более эффективных диаграмм BPMN

• Поймите свой процесс: получите глубокое понимание бизнес-процесса, прежде чем приступать к построению диаграммы. Четко определите объем, цели и ключевые мероприятия.
• Следуйте стандартам BPMN. Придерживайтесь стандартов BPMN, чтобы обеспечить согласованность и совместимость с инструментами, совместимыми с BPMN.
• Ясность потока последовательности: Четко определите поток последовательности между действиями. Обеспечьте логичный и понятный порядок выполнения.
• Правильно используйте шлюзы. Понимайте и правильно используйте шлюзы (решения, инклюзивные, эксклюзивные) для представления точек ветвления и слияния в процессе.
• Используйте дорожки с умом. Бассейны и дорожки помогают визуализировать сотрудничество, поэтому используйте их, когда это необходимо для вашего процесса.
• Аннотируйте и документируйте: добавляйте аннотации для объяснения сложных частей процесса. Используйте комментарии или документацию, чтобы предоставить дополнительную информацию.
• Упростите сложные процессы. Разбейте сложные процессы на подпроцессы или используйте маркеры расширения, чтобы упростить представление.
• Рассмотрите возможность улучшения процессов. Используйте диаграмму BPMN в качестве основы для обсуждений по улучшению процессов внутри вашей организации.

Цель BPMN

Цель BPMN — создать стандартизированный визуальный язык для представления бизнес-процессов, способствующий сотрудничеству и четкому общению. BPMN предоставляет общепринятую систему обозначений, облегчающую моделирование и документирование сложных процессов, а также анализ, оптимизацию и автоматизацию. От проектирования до реализации и постоянного улучшения — он поддерживает бизнес-процессы на протяжении всего их жизненного цикла, устраняя разрыв между бизнес-специалистами и техническими специалистами. В конечном счете, BPMN служит мощным инструментом для улучшения понимания, оптимизации коммуникации и повышения эффективности управления бизнес-процессами.

Зачем использовать BPMN

Организации используют BPMN для улучшения коммуникации, сотрудничества и понимания своих бизнес-процессов. Вот почему они важны;

1. Стандартизированные обозначения

BPMN предоставляет стандартизированную систему обозначений, широко принятую в области управления бизнес-процессами. Этот общий язык обеспечивает последовательность и ясность в общении о бизнес-процессах.

2. Четкая визуализация

Он обеспечивает четкую и интуитивно понятную визуализацию сложных бизнес-процессов, облегчая заинтересованным сторонам понимание, анализ и улучшение рабочих процессов.

3. Общение

BPMN служит инструментом связи между бизнесом и техническими заинтересованными сторонами. Он устраняет разрыв между бизнес-аналитиками и ИТ-специалистами, предоставляя общий визуальный язык.

4. Улучшение процесса

Организации используют BPMN для моделирования существующих бизнес-процессов и определения областей для улучшения. Он поддерживает анализ и оптимизацию рабочих процессов для повышения эффективности и результативности.

5. Автоматизация процессов

BPMN часто используется в сочетании с инструментами автоматизации бизнес-процессов. Стандартизированная нотация обеспечивает более плавный переход от проектирования процесса к автоматизированному выполнению.

6. Обучение и адаптация

Диаграммы BPMN служат ценным учебным материалом для новых сотрудников, предоставляя наглядное руководство для понимания того, как работают различные процессы внутри организации.

7. Управление рисками

BPMN позволяет организациям выявлять потенциальные узкие места, риски и неэффективность своих процессов, обеспечивая реализацию стратегий упреждающего управления рисками.

Проблемы создания диаграммы BPMN

Создать диаграмму BPMN может быть непросто даже для самых технически подкованных менеджеров по продукту. Сложности нотации BPMN в сочетании со сложными бизнес-процессами могут привести к следующим проблемам:

BPMN против UML

BPMN (модель и нотация бизнес-процессов) предназначена для моделирования бизнес-процессов с упором на визуализацию и улучшение рабочих процессов. Напротив, UML (унифицированный язык моделирования) — это более широкий язык моделирования, используемый в разработке программного обеспечения для проектирования и документирования программных систем. BPMN предназначен для заинтересованных сторон в бизнесе, а UML в основном используется разработчиками программного обеспечения и техническими заинтересованными сторонами. Хотя оба используют стандартизированные обозначения, BPMN подчеркивает временные аспекты бизнес-процессов, а UML охватывает более широкий спектр аспектов проектирования программного обеспечения. Организации могут использовать один или оба в зависимости от потребностей своего проекта.

BPMN против блок-схем

BPMN (модель и нотация бизнес-процессов) специализируется на моделировании бизнес-процессов с помощью стандартизированных символов, уделяя особое внимание ясности и коммуникации для заинтересованных сторон. Блок-схемы более универсальны в применении, не имеют строгой стандартизации и могут представлять различные процессы, выходящие за рамки бизнеса, обеспечивая гибкость в деталях и символах. Выбор зависит от конкретной цели и аудитории диаграммы.

Как Creately может помочь вам создать диаграмму BPMN

Создание диаграммы BPMN может оказаться сложной задачей, но с Creately этот процесс становится значительно более управляемым. Вот как вы можете использовать Creately для построения комплексной диаграммы BPMN.

Легко создавайте сложные диаграммы BPMN

Стандартные формы BPMN 2.0 и готовые к использованию шаблоны позволяют легко создавать сложные диаграммы BPMN. Быстро меняйте визуальные атрибуты диаграмм с помощью быстрой панели инструментов и размещайте несколько шаблонов для их параллельного анализа на бесконечном холсте.

Эффективно фиксируйте требования к процессам

Используйте встроенные заметки для каждой фигуры, чтобы фиксировать и документировать детали процесса, а также вставлять документы, добавлять изображения и прикреплять ссылки для лучшего контекста. Или встраивайте изображения, документы, видео и т. д., имеющие отношение к процессу, прямо на холст для быстрого ознакомления. Отслеживайте изменения, внесенные в диаграмму, с помощью контроля версий.

Легко сотрудничайте и делитесь информацией между командами

Легко контролируйте доступ к общедоступным и частным сведениям о процессах для внешних заинтересованных сторон с помощью расширенных возможностей совместного использования рабочего пространства и сотрудничайте с межфункциональными командами и клиентами на общем холсте. Подключитесь к своим существующим инструментам и рабочим процессам с помощью мощной интеграции с Confluence, Microsoft Teams, Google Workspace и т. д.

Узнайте, как создать диаграмму BPMN с помощью Creately.

По завершении нашего исследования BPMN становится ясно, что этот стандартизированный язык оказывает значительное влияние на эффективность бизнеса. Предоставляя четкий и последовательный способ документирования процессов, BPMN помогает организациям эффективно анализировать и улучшать свою деятельность.