Архитектура процессов как часть бизнес-архитектуры

Архитектура процессов – это графическое представление взаимосвязей между бизнес-процессами верхнего уровня. Архитектура процессов является частью более обширного понятия — бизнес-архитектура.

Дарья Астапова, консультант, deep-vision.one

Полноценная бизнес-архитектура включает в себя множество элементов: цепочка создания ценности, архитектура процессов, организационная структура, структура функций и компетенций, информационная и ИТ архитектуры. Основная цель бизнес-архитектуры – синхронизировать стратегические цели, возможности и ограничения компании с элементами, осуществляющими операционную деятельность.

Проще говоря, бизнес-архитектура – это о том, как, кто и каким образом будет реализовывать стратегию на ежедневной основе.

Архитектура процессов – вот с чего начинается бизнес-архитектура. А разработка архитектуры процессов начинается с определения цепочки создания ценности.

Цепочка создания ценности представляет собой совокупность основных процессов компании, формирующих ценность продукта, с точки зрения клиента, и оказывающих влияние на его конечную стоимость. Данный инструмент позволяет проанализировать работу ключевых процессов организации и на основании полученных результатов определить ключевые виды деятельности.

Согласно теории Майкла Портера, процессы, формирующие ценность продукта, подразделяются на два вида: основные и вспомогательные.

Основные процессы

Основные процессы производят продукт, создают добавочную ценность. К ним относятся:

• Логистика. Подразделяется на внутреннюю и внешнюю.
  • Основная задача внутренней – обеспечение материальными потоками внутри организации, например хранение и распределение поступающей информации.
  • Внешняя логистика доставляет продукт покупателю.
• Операции. Деятельность, направленная на превращение сырья и материалов в готовый продукт. Проще говоря – производство.
• Исходящее материально-техническое обеспечение. Это все то, что появляется в ходе выполнения цепочки основных процессов, помимо основной продукции, т. е. второстепенные продукты. Основной продукт – то, ради чего процесс выполняется. Все остальное является второстепенным. Например, в процессе обмолота зерно – основной продукт, солома – продукт второстепенный.
• Маркетинг и продажи. Включают в себя процессы и мероприятия для продвижения продукта и его сбыта.
• Сервисное обслуживание. Подразумевает под собой послепродажное обслуживание: ремонт, установку, работу с жалобами и так далее.

Вспомогательные процессы

Вспомогательные процессы обеспечивают необходимыми ресурсами основные бизнес-процессы, тем самым позволяют им функционировать. Стоит отметить, что по данной классификации процессы управления – процессы, касающиеся организации и управления основных процессов, также входят в состав вспомогательных.

К ним относятся:

• Управление инфраструктурой. Это процессы компании, занимающиеся обслуживанием всех процессов организации. К ним относятся отношения с инвесторами, финансирование, планирование и т. д.
• Управление человеческими ресурсами. Деятельность, направленная на обеспечение компании квалифицированным персоналом и на эффективное его использование: трудоустройство, обучение, мотивация персонала и прочее.
• Разработка технологий. Это все, что относится и изучению продукта, его развитию: исследование рынков и материалов, тестирование и т. д.
• Материально-техническое обеспечение. Направлено на бесперебойное обеспечение необходимыми ресурсами основных процессов. Это могут быть станки, реклама, закупка ресурсов и прочее.

Необходимо отметить, что закупка может быть и основным видом деятельности, если имеет ключевое значение для бизнеса компании.

Анализ звеньев цепочки, добавляющих ценность продукту, позволяет определить основные источники затрат, а также конкурентное преимущество компании. На основании этих данных определяются стратегические цели и ключевые потребности организации.

Итак, для компании «М», занимающейся производством спортивных пищевых добавок, цепочка основных процессов, цепочка создания ценности, будет выглядеть следующим образом:

• В случае компании «М» закупка является основным процессом, поскольку без нее невозможно произвести основной продукт. Логистика, в свою очередь, влияет на точность поставок;
• От производства зависит качество и ассортимент добавок;
• От упаковки – внешняя привлекательность продукта, его сохранность после транспортировки;
• От доставки (внешней логистики) – повышение ценности продукции, с точки зрения клиента;
• Продажи, в частности обслуживание покупателей, консультации по ассортименту продукции, также влияют на повышение ценности продукта в глазах покупателя.

На следующем этапе построения архитектуры процессов необходимо определить входы и выходы процессов основной цепочки. Вход – это то, что процесс берет в работу и преобразует в продукт – выход.

Входы и выходы должны быть четко определены, в противном случае, интеграция процессов невозможна. Их можно будет только сопоставить.

Основные входы и выходы цепочки процессов компании «М» выглядят так:

Процесс закупки и логистики получает запрос на приобретение сырья, материалы для упаковки и информацию по срокам поставки. Производство является получателем сырья, из которого изготавливает пищевые добавки. Готовая продукция, а также материалы для ее упаковки служат входами в процесс Упаковка. Результатом процесса является упакованная продукция, которую необходимо доставить в магазины и клиентам. Входами для процесса продаж является доставленная продукция и информация о запросе клиента, а выход, в свою очередь – информация о проданном товаре.

После того, как определены основные входы и выходы процессов цепочки создания ценности, необходимо декомпозировать каждый вход и выход. Так, для процесса Производства входами являются:

• Рецепты пищевых добавок;
• Ароматизаторы;
• Ингредиенты;
• Окрасочные средства.

В свою очередь, к выходам относятся:

• Отчетность контроля качества;
• Отчетность по количеству произведенной продукции;
• Готовая продукция.

Обратите внимание, с точки зрения классической структуры процесса, рецепты не будут являться входом процесса. Вместо этого они должно будут идти по потоку управления, потому как определяют весь технологический процесс и не преобразовываются в продукт.

Следующий этап построения архитектуры процессов заключается в интеграции декомпозированных процессов.

Для этого необходимо соединить один бизнес-процесс с другим через соответствующие входы и выходы.

На заключительном этапе построения бизнес-архитектуры следует дополнить модель источниками входов и местами назначения выходов. Таким образом, будут интегрированы все потоки создания ценности, где каждый элемент связан с другим, что позволяет образовать структуру ключевых процессов компании.

Архитектура процессов, в части цепочки создания ценности, завершена. Данный подход позволяет провести подробный анализ текущей деятельности компании и сопоставить ее результаты со стратегическими целями, возможностями и потребностями организации.