Давайте честно, вам наверняка периодически приходила в голову мысль о том, что вы и ваши сотрудники или коллеги тратите слишком много времени, чтобы свести данные, выкладки и показатели в единый отчет. Если задумались над ответом хотя бы на пару секунд, тогда дашборд — именно то, что вам нужно. Он высвободит ценные человекочасы, которые сможете потратить на решение важных задач, а не на забивание цифр в бесконечные таблицы.

В этой статье мы рассмотрим дашборд: что это, кто его применяет и как правильно внедрить эту систему в компанию.

Виталий Веселов, sendpulse.com

Что такое дашборд

Дашборд — это интерактивная панель с важной информацией, сгруппированной на одном экране. В переводе с английского dashboard — это приборная панель.

Дашбордом являются: показатели скорости и расхода бензина в автомобиле, отчет продаж в CRM, описание задач сотрудника в программе планирования.

В бизнесе дашбордом называют системы, которые не только показывают данные, но и способны анализировать их. В этой статье мы рассмотрим дашборды, которые помогут сделать бизнес-процессы в компании проще и структурированней.

Например, нужно подсчитать ROI. Вы можете собрать отчет в Excel, а можете визуализировать его в дашборде — и сервис автоматически просчитает итоговый показатель.

Пример анализа ROI в системе Calltouch. Источник

Дашборд можно применять в любой сфере бизнеса:

  • Интернет-маркетинг.
  • Планирование задач.
  • Анализ продаж.
  • Контроль доставки и производства продукции.
  • Анализ заработной платы сотрудников, отпусков и больничных.
  • Посещаемость онлайн и офлайн магазинов, музеев и театров.
  • Анализ результатов ЕГЭ, экзаменов или тестов для повышения квалификации.
  • Сбор данных об аудитории в любой сфере.
  • Показатели выполненной работы — KPI, а также многое другое.

Зачем нужен дашборд

Дашборд — это по сути инфографика по отчетам, которая показывает актуальную и объективную информацию по тем или иным сведениям. С его помощью в одну систему подтягивают показатели из систем аналитики, таблиц, CRM, социальных сетей и баз данных. Благодаря этой сведенной информации можно улучшить бизнес-процессы в компании и прогнозировать ее развитие.

Цели дашборда:

  • Упрощение процесса визуализации отчетов.
  • Объединение различных показателей в единую структурированную систему.
  • Создание иерархии данных.
  • Выявление критических точек, которые тормозят бизнес-процессы.
  • Предотвращение рисков.
  • Анализ существующей стратегии и разработка новой.
  • Выявление проблемы, ведущей к убыткам компании.
  • Выбор управленческого решения.

Таким образом, суть дашборда — создать простую систему из сложных и разрозненных отчетов и данных.

Если вы еще не используете дашборды в своем бизнесе, скорее всего, тратите более 50% рабочего времени на заполнение таблиц и отчетов и не успеваете при этом выполнять основные задачи.

Пример из жизни. Компания по производству мебели взяла на работу логиста. Его работа заключается в том, чтобы контролировать процесс доставки товара и быть посредником между водителем и клиентом. До того, как внедрили CRM-систему, которая автоматически подтягивала данные о водителях и машинах, логист тратил 80% времени на заполнение данных по каждому клиенту. Из-за этого случались частые ошибки, а как следствие — негатив со стороны покупателей, ведь в случае опоздания машины логист не предупреждала клиентов. Далее процесс влиял на весь бизнес: частые возвраты, игнорирование звонков, итог — убытки до 300 000 рублей в месяц.

Чем дашборд отличается от отчета

Аналитики утверждают, что любой дашборд — это отчет, но не каждый отчет — это дашборд. В этом разделе рассмотрим отличия дашборда от отчета и выясним, почему их путают.

Некоторые руководители не понимают, в чем разница отчетов и дашбордов — ведь это такие же данные, только красиво оформленные. Поэтому и происходит путаница.

Так в чем же разница:

  • Отчет — статичный документ, который содержит данные с выводами о проведенном эксперименте. Это может быть таблица или график. Дашборд — информационная панель, где можно отслеживать данные в реальном времени.
  • Отчет долго оформлять и анализировать. Дашборд необходимо настроить всего раз, чтобы затем получать актуальные данные за любой период: день, неделя, месяц, год.
  • В отчете большое значение имеет человеческий фактор — можно не так свести показатели и получить неправильный вывод. Дашборд минимизирует подобные ошибки.
  • Отчеты создают в Excel или Google Docs, но и дашборды тоже можно настроить в этих программах. Важное отличие — информация в дашборде всегда обновляется и актуализируется.
  • Разработка дашбордов может стоить больших денег. Например, вы хотите индивидуальную систему, которую создаст разработчик на языке программирования Python. Но если посчитать, сколько сотрудник тратит времени на создание отчетов каждый месяц, то затраты оказываются еще больше, так как исполнитель попросту не успевает выполнять свою основную работу.

Ниже представлена таблица отличий дашборда от отчета:

Характеристики Дашборд Отчет
Статичность данных Нет Да
Обновление данных в реальном времени Да Нет
Элементы Несколько модулей: графики, отчеты и набор данных Графики, несколько таблиц или диаграмм
Отображение разрозненных показателей и их анализ Да Нет
Затраты по времени Один раз нужно настроить систему и по желанию добавлять или удалять модули Большие затраты рабочего времени на составление отчета
Структура Можно выбрать любое отображение данных Всегда есть стандарты
Возможные ошибки Минимум ошибок Частые ошибки из-за человеческого фактора
Количество данных Только самые важные показатели Большое количество данных, в которых легко запутаться
Актуальность данных Показатели можно просматривать за любой период Показатели актуальны только на момент составления отчета

Преимущества дашборда

А теперь давайте рассмотрим основные преимущества дашборда, которые значительно упрощают ведение отчетности в компании.

Автоматизация и оптимизация данных

Настройка отчетов помогает каждый день видеть готовые расчеты основных показателей. А если нужно изменить график или добавить дополнительные данные — вы с легкостью можете вставить модуль, в котором будут актуальные показатели.

Анализ данных в реальном времени

Руководителям не нужно постоянно спрашивать у вас отчеты, все это они могут отслеживать в дашборде в режиме реального времени: данные о посетителях сайта, бюджет на рекламные кампании, количество клиентов и тому подобное.

Пример. Настройка автоматического подтягивания бюджетов по рекламным кампаниям в Google Data Studio позволила маркетологу приезжать на работу на час позже, а также сберегло нервы генерального директора и руководителя команды. В 8:00 часов утра они видели расход за предыдущий день и могли быстро скорректировать задачи сотрудников.

Основные показатели находятся на одном экране

Все данные или определенную часть из них можно вынести на один экран, где вы сможете наблюдать за всем, что происходит в отделе или в компании. Это позволяет сравнивать результаты и быстро реагировать на изменения в бизнес-процессах.

Из чего состоит дашборд

Дашборд делится на несколько типов отчетов:

  • Операционные — это отчеты, которые показывают всегда актуальную важную информацию.
  • Аналитические — отчеты с выбранными значениями, помогающие получить сводку по конкретной ситуации. Благодаря такому отчету можно быстро скорректировать цели и планы компании или отдела.
  • Стратегические — данные, которые служат для анализа стратегий. Применяются в долгосрочной перспективе — чтобы понимать, в какую сторону развиваться компании.

Дашборд может состоять из одной таблицы или десятков разных моделей. В этом разделе мы разберем, какие элементы включают в него.

Хедер

Шапка дашборда, или название отчета. Любой человек, увидевший дашборд, должен сразу понять, какие данные в нем. Здесь также размещают логотип компании или ее название.

Пример доски данных по финансовым метрикам. В левом верхнем углу — название дашборда, а под ним — логотип компании. На самой панели отражены основные показатели и динамика по каждому департаменту.

Дашборд по финансовым метрикам. Источник

Модули дашборда

Модули дашборда — это наполнение отчета: графики, диаграммы, таблицы, показатели, карты и многое другое.

График

Отражает динамику показателя: рост или снижение.

Пример отображения графиков в дашборде — с 2012 года наблюдается рост ВВП. В этом отчете вы можете видеть реальные показатели до 2020 года и прогноз до 2024 года.

Дашборд ВВП Китая — демо-отчет в сервисе Stimulsoft

Диаграмма

Диаграмма подходит для представления изменений показателей по разным категориям.

На представленном выше скриншоте рядом с графиком вы можете увидеть комбинированную диаграмму — «Доля отрасли в ВВП». Она включает график и гистограмму, отражает динамику и сравнение данных.

А в этом примере есть несколько видов диаграмм:

  • Индикаторная — показывает текущее состояние показателя.
  • Линейчатая диаграмма и простая гистограмма отражают значения в нескольких категориях.
  • Кольцевая — отношение частей к общему. Например, из общего бюджета в 60 000 рублей на контекстную рекламу потрачено 30 000 рублей, еще 20 000 рублей — на социальные сети, оставшиеся 10 000 рублей — на SEO.

Пример дашборда с диаграммами. Источник

Ниже — другие виды диаграмм:

  • Точечная, находится справа — показывает разброс данных по выбранным значениям.
  • Дерево в нижнем левом углу отражает иерархию значений по общему показателю.

Дашборд анализа расходов. Источник

Таблица

В таблице можно собрать любые данные в формате названий и числовых показателей.

Пример панели с таблицей, которая показывает количество магазинов, долю клиентов и визитов.

Дашборд мониторинга конкурентов. Источник

Карта

Карта показывает важные участки продаж или, как на примере ниже, количество заражений коронавирусом, выздоровлений и смертей в мире.

Дашборд в Yandex DataLens. Источник

Индикатор, или ключевые показатели

Ключевые показатели отображают числовое значение с возможностью отслеживать его прирост или снижение.

А здесь приведен пример дашборда с показателями посещаемости: количество пользователей, переходов, просмотров страниц и доля возвратов.

Дашборд по посещаемости

Футер

В подвале дашборда приводят выводы и краткую информацию по значениям данных, если какие-то показатели указаны сокращенно. Это необязательная часть, но если вы отправляете отчет руководителю или клиенту, лучше сделать расшифровки ключевых значений.

Виды дашбордов

Этот раздел посвящен трем главным видам дашбордов, которые используются на практике.

Дашборд для управления процессами

Его используют для отслеживания бизнес-процессов: коммерческие задачи и цели. Очень удобен для руководителей и аналитиков, так как показывает всю динамику, помогает оптимизировать процессы и избежать убытков.

Пример дашборда в Excel «Бюджет доходов и расходов». В нем показана чистая и валовая прибыль, выручка и расходы, а также динамика и сравнение этих показателей.

Дашборд в Excel. Источник

Дашборд для мониторинга рекламных кампаний

Дашборд используется маркетологами, директологами, SMM-специалистами и таргетологами для отслеживания показателей рекламных кампаний. Обычно используют «Яндекс.Метрику», Google Analytics. Для сквозной аналитики подключают Roistat, K50 и другие сервисы.

На примере ниже показан дашборд в «Яндекс.Метрике». В нем использованы стандартные модули, установленные по умолчанию:

  • Посетители — общее число.
  • Новые посетители.
  • Адрес страницы — какую страницу просматривают чаще.
  • Источник трафика — с каких каналов пришел пользователь.
  • Отказы — количество просмотров продолжительностью менее 15 секунд.
  • Глубина просмотра.
  • Время на сайте.
  • Возраст.
  • Тип устройства.
  • Последняя поисковая фраза.

Дашборд в «Яндекс.Метрике»

Дашборд для отслеживания состояния

Отчет, отслеживающий какой-либо процесс в компании: отдел продаж, доставки, бухгалтерии или HR. Сюда можно, например, отнести трекеры задач для сотрудников.

Ниже показан пример дашборда для отдела кадров — перемещение сотрудников между отделами и их текучесть.

Дашборд для отдела кадров. Источник

Как работать с дашбордами

Вы увидели несколько примеров дашбордов в нашей статье, но как работать с ними и как применить знания на практике? Давайте разберемся в том, как правильно собрать свой первый дашборд.

Указывайте только важные показатели

Настройте ключевые данные, чтобы они всегда были у вас под рукой, и проверяйте периодически их актуальность и правильность значений.

Создавайте простую и понятную структуру

Каждый показатель и значение в таблице или на диаграмме не должны вызывать разночтений у вас, руководителя, коллеги или у клиента. Если создаете отчет по количеству сотрудников, не добавляйте таблицы с валовой прибылью — создайте два дашборда для разных целей.

Создавайте модули таким образом, чтобы каждый элемент был пропорционален и гармоничен с остальными.

Сравнивайте показатели

Если в дашборде указаны схожие показатели, сделайте рядом сравнительную таблицу или график, где вы сможете видеть динамику этих значений.

Добавьте настройку фильтров и модулей

Когда будете выбирать систему для создания дашбордов проследите, чтобы в ней были фильтры данных по нескольким параметрам: период, сравнение сегментов и добавление условий.

На примере ниже показан модуль «Посетители» в дашборде «Яндекс.Метрика» и его варианты настройки.

Пример модуля в дашборде

Выбирайте наилучшую визуализацию

В случае с дашбордами, созданными через Excel, нет такого большого выбора для визуализации, какой предоставляют, к примеру, Power Bi или Tableau — о них поговорим в следующих разделах. Когда создадите отчет, попробуйте сделать цветовой акцент на основных показателях или колонках в диаграммах так, чтобы любой пользователь понимал, куда нужно посмотреть и на что обратить внимание.

Также следите за выбором шрифта — сделайте его четким и большим, так как часто на практике дашборды показывают в ходе планерок на больших экранах.

Придерживайтесь минимализма

После создания дашборда проверьте все значения — нет ли в отчете лишних данных, которые ничего не скажут или никак не помогут проанализировать ситуацию в реальном времени. Если нашли такой показатель, скройте его или уберите с дашборда.

Задавайте вопросы

Если вы видите в показателях резкие изменения — узнайте, в чем причина. Если дашборд не отвечает на ваш вопрос, изучите составляющие модуля, где была ошибка. Откройте источники данных дашборда и просмотрите значения.

Как создать дашборд

А сейчас перейдем к этапам создания дашборда и разберем системы, в которых можно это сделать.

Выделите аудиторию

Для каждого подразделения в организации нужен определенный тип отчетности, поэтому на первом шаге важно понять, для кого вы создаете дашборд. Опросите каждый отдел и определите их основные потребности, а также выясните, как сотрудники планируют работать с отчетами.

  • Большая часть сотрудников использует готовые дашборды для ежедневного мониторинга. Они редко что-то меняют в настройках или фильтрах модулей.
  • Аналитики, маркетологи, разработчики и программисты подстраивают отчет под свои нужды самостоятельно, так как работают с большим объемом данных.
  • Руководителям нужна готовая система, которую нельзя видоизменять, но где будут всегда актуальные данные.

Когда определите целевую аудиторию дашборда, нарисуйте его прототип или сделайте схему. Покажите результат каждому отделу и уточните, все ли данные учтены. Постарайтесь прислушаться к каждому мнению и выбрать в итоге те показатели, которые упоминали чаще остальных. Далее переходите к источникам данных.

Определите источники данных

У каждого отдела в компании есть свой источник данных: CRM-система, сервис аналитики, бухгалтерские отчеты в 1C, сервисы доставки и так далее. Выделите основные источники для каждого отдела и уточните, откуда еще берутся показатели. Возможно, нужно будет привязать внешние ресурсы: котировки валют, данные по конкурентам, отчетность по демографическим признакам в вашем городе и многое другое.

Также необходимо получить доступ ко всем источникам, чтобы без проблем подключить их к системе дашборда.

Выберите систему, где будете создавать дашборд

Дашборд можно создать самостоятельно или нанять разработчика, который поможет сделать для вашей компании индивидуальные и красивые дашборды для каждого отдела. В этом разделе мы собрали разные сервисы для создания дашбордов.

Google Sheets

Google Sheets — сервис с возможностью подключения пользователей и редактирования данных в режиме реального времени. Удобный и простой инструмент для командной работы.

Похож по функционалу на Excel. Позволяет собирать данные, добавлять графики, настраивать массивы и интегрировать счетчики аналитики. Подключить, например, Google Analytics можно через дополнения. Вам нужно выбрать расширение и указать, какие данные вы хотите получать и за какой период.

Клоны Microsoft Office Excel:

Ниже показан пример дашборда для расчет месячного бюджета.

Пример дашборда в Google Sheets

Плюсы:

  • Широкие возможности для добавления любых отчетов.
  • Есть функция подключения коллег.
  • Интеграция с сервисами.

Минусы:

  • Потребуется знание формул и основных показателей.
  • Нет возможности для красивой визуализации.

«Яндекс.Метрика»

«Яндекс.Метрика» — бесплатный онлайн-сервис для веб-аналитики от разработчиков «Яндекс».

С помощью сервиса «Яндекс.Метрика» можно отслеживать объем трафика, источники переходов, конверсии, поведение пользователей, получать данные по целевой аудитории, составлять отчеты по тем показателям, которые у вас в приоритете.

Особенности:

  • Большой набор инструментов для сегментирования аудиторий.
  • Простая настройка дашборда.
  • Возможность просматривать действия пользователей на вашем сайте ― отчеты «Вебвизора».

Пример дашборда в «Яндекс.Метрике»

Плюсы:

  • Бесплатный сервис.
  • Быстрая настройка модулей.
  • Есть выбор для отображения данных: графики, диаграммы или карты.
  • Появилась возможность интеграции с другими сервисами.

Минусы:

  • Небольшое количество инструментов для редактирования визуализации.
  • Подходит для аналитиков и маркетологов, другим отделам эта информация не нужна.

Google Analytics

Google Analytics — бесплатная система веб-аналитики от Google, которая позволяет отслеживать данные по трафику на сайте или в приложении.

Особенности:

  • Простая настройка отчетов по интересующему параметру.
  • Наблюдение за действиями пользователей в режиме онлайн.
  • Составление пользовательских метрик.
  • Отслеживание бизнес-процессов.

Пример дашборда по посещаемости и каналам перехода:

Дашборд, созданный в Google Analytics

Плюсы:

  • Широкие возможности настройки дашборда.
  • Интеграция с большим количеством сервисов и со всеми системами Google.

Минусы:

  • Небольшое количество инструментов для редактирования визуализации.
  • Всего 12 вариантов модулей.
  • Подходит для аналитиков и маркетологов, другим отделам эта информация не нужна.

Google Data Studio

Google Data Studio — бесплатный инструмент визуализации от Google.

Особенности:

  • Простой сервис для настройки красивых дашбордов.
  • Обучение работе с сервисом.
Пример дашборда в Google Data Studio

Плюсы:

  • Интеграция с основными сервисами — более 270 вариантов.
  • Неограниченное количество виджетов, графиков и диаграмм.
  • Интерактивные функции и динамическое обновление виджетов.
  • Бесплатные шаблоны дашбордов.

Минусы:

  • Отсутствие мобильного приложения.
  • Требуется правильная кодировка при передаче данных.
  • Лимит на загрузку данных.
  • Понадобится помощь программиста при подключении сервисов «Яндекс».
  • Отсутствует автоматическое обновление. Если в источнике данных произошли изменения, необходимо обновить дашборд.
  • Подходит только для аналитиков и маркетологов.

Qlik

Qlik — Bi-платформа с большим количеством возможностей. В сервисе есть две системы: для корпоративного пользования — QlikView, и для персонального исследования данных — Qlik Sense.

Особенности:

  • Быстрая работа алгоритмов позволяет всегда поддерживать актуальность данных.
  • Возможность работать не только с корпоративного аккаунта.

Ниже представлен пример динамики продаж в странах за разные промежутки времени:

Пример дашборда в системе Qlik Sense

Плюсы:

  • Интеграция с любыми источниками данных.
  • Находит ошибки и дубликаты.
  • Работает на всех устройствах.
  • Быстро анализирует большие массивы данных.
  • В версии Qlik Sense есть открытый код для разработки сторонних приложений.

Минусы:

  • Бесплатная версия предоставляется на 30 дней.
  • Требуется знакомство с программой и краткое обучение.
  • Может потребоваться помощь программиста.
  • Сложно использовать для всей компании.
  • Комбинирует данные, когда этого не требуется.

Tableau

Tableau — система, которая подходит для всестороннего анализа данных. Сервис имеет несколько приложений:

  • Tableau Online — облачная платформа с бесплатным доступом, но с условием, что все данные находятся в открытом доступе.
  • Tableau Desktop — десктопная версия для аналитиков, позволяет подключить до 44 источников данных.
  • Tableau Server — платформа для крупных компаний, которым необходимо отслеживать все бизнес-процессы.

Особенности:

  • Гибкая и быстрая система для отображения данных в реальном времени.
  • Есть возможность работать с отчетами нескольким пользователям.
  • Дашборд передается по ссылке.
Дашборд в системе Tableau

Плюсы:

  • Есть возможность создавать свои инструменты для работы с аналитикой.
  • Система работает на всех устройствах.
  • Простая настройка отчетов.
  • Обработка любых массивов данных.

Минусы:

  • Требуется помощь программиста для сервиса Tableau Server.
  • Отсутствие конфиденциальности данных.

Power Bi

Power Bi — инструмент от Microsoft для анализа любых данных. Построен на языке R. Для отслеживания всех процессов в компании потребуется помощь программиста.

Версии Power BI:

  • Power BI Desktop — платформа для создания дашбордов со множеством возможностей.
  • Power BI Mobile — мобильное приложение для отслеживания данных в режиме реального времени.
  • Power BI Service — система для крупных компаний, который автоматически обновляет все данные.

Ниже представлена рабочая среда Power Bi:

Рабочая среда Power Bi Desktop

Особенности:

  • Через API можно подключить свои приложения.
  • Совмещение со всеми продуктами Microsoft.

Вот пример того, как может выглядеть отчет в Power Bi. Интерактивный дашборд с использованием иконок. Здесь показан общий обзор бизнеса: план продаж, сделки и их стоимость.

Пример дашборда в Power Bi. Источник

Плюсы:

  • Быстрая настройка дашборда.
  • Большой выбор опций.
  • Есть мобильное приложение.
  • Отчеты в реальном времени.
  • Точность передачи данных.
  • Есть возможность настройки любого сервиса, но это требует участия программиста.

Минусы:

  • Обработка и импорт данных занимает много времени.
  • Требуется программист со знанием языка программирования R.
  • Недостаточно готовых инструментов для обработки данных.
  • Нужна корпоративная почта для регистрации в сервисе.

Owox Bi

Owox Bi — система, похожая на Power Bi, но позволяющая обойтись без помощи программиста.

Особенности:

  • Удобный конструктор отчетов.
  • Есть возможность самостоятельной настройки.
  • Автоматически проверяет качество данных.

А тут пример, взятый из демо-версии программы. Отчет показывает динамику переходов из разных каналов, категории продуктов и интерес к брендам.

Пример дашборда Owox Bi

Плюсы:

  • Работа с разными источниками.
  • Простой и понятный интерфейс.
  • Настройка дашбордов.
  • Точность передачи данных.

Минусы:

  • Ограниченные возможности визуализации.

Примеры дашбордов

Пример дашборда по комплексному анализу производственной деятельности. В данному случае используются диаграммы, графики и ключевые показатели.

  • В первой колонке показан запас продукции и выполнение плана по участкам.
  • Во второй — качество сервиса и возможные причины брака.
  • В третьей — численность работников и сравнение показателей «план-факт».

Дашборд помогает понять, как три фактора влияют друг на друга и какие проблемы могут возникнуть.

Дашборд по производству. Источник

Пример дашборда для отдела продаж. Здесь использованы диаграммы, таблицы и графики.

В разделе «Основные KPI» показано количество открытых и закрытых сделок, план продаж, а также основные маркетинговые показатели: конверсия, среднее время, средний чек.

Справа расположены блоки, которые отвечают на главный вопрос «Как улучшить бизнес-процесс». Для руководителя такой подход будет удобен тем, что он видит названия в виде вопросов и сразу может найти ответ, изучив показатели в модуле.

Под основными данными разместили таблицу с более подробными значениями по каждой сделке, сумме и времени работы. Это поможет разобраться в том, почему компания отстает от плана и из-за каких сделок это могло произойти.

Пример дашборда. Источник

Заключение

В этой статье мы постарались подробно рассказать, что такое дашборд, как и с помощью каких сервисов его можно внедрить.

Дашборд — это удобный и многофункциональный инструмент для отслеживания и анализа данных. Он подойдет любому бизнесу и значительно сократит время на создание отчетов. Автоматизация процессов поможет сфокусироваться на более важных задачах и целях в вашей компании!