Гибкое планирование и контроль накладных затрат

Учет и контроль накладных затрат являются одной из многочисленных обязанностей менеджера. От успешности управления накладными затратами зависит себестоимость продукции и размер чистой прибыли предприятия. Одним из инструментов повышения эффективности использования накладных затрат является их гибкое планирование. Рассмотрим его сущности и особенности, а также преимущества внедрения гибкого планирования накладных затрат.

Владимир Павлович Caвчyк, кандидат физико-математических наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий в бизнесе Одесского государственного политехнического университета. Элитариум

Несмотря на кажущуюся обыденность текущего планирования, его значение очень велико. Правильным планированием можно добиться высокой эффективности управления ресурсами предприятия, исключения ситуаций финансовой несостоятельности, кардинального повышения финансового здоровья и устойчивости к экономическим потрясениям. Гибкое планирование — это разработка единой системы взаимосвязанных текущих планов, позволяющей постоянно контролировать состояние предприятия, терпимой к внесению корректив по ходу деятельности, являющейся единым согласованным предписанием и индикатором работы для всех отделов фирмы.

Один из подводных камней текущего планирования — это накладные затраты предприятия. Входя в себестоимость продукции, накладные затраты могут сильно исказить всю реальную картину и привести к ситуации «не так получилось, как хотелось» — свести к нулю все усилия менеджмента по планированию прибыли. Выходом из положения может оказаться гибкое планирование. Его применение обеспечивает максимальное соответствие планов и действительности, способствует усилению контроля и облегчает учет издержек производства.

Задача текущего планирования заключается в определении потребностей для успешной работы и развития предприятия в течение последующего года, а также разработке тщательного плана деятельности и его документальном оформлении. Текущее планирование включает в себя разработку прогноза продаж, плана производства продукции, плана потребления прямых материалов, плана использования прямого труда, плана накладных расходов, расчета планируемой себестоимости продукции, плана затрат на реализацию и управление, прогнозного отчета о прибыли, плана денежных потоков и прогнозного баланса на конец периода. От качества плана накладных затрат будет зависеть качество планируемой себестоимости, отчета о прибыли, плана денежных потоков и прогнозного баланса.

В плане накладных затрат указывается планируемый объем накладных затрат по видам продукции. Проблема состоит в определении размера накладных затрат и их распределении по видам продукции. Накладные затраты остаются наиболее трудно контролируемым видом расходов. Сложность заключается в том, что накладные затраты представляют собой сумму различных, как правило, относительно небольших расходов, не связанных между собой. Кроме того, эти небольшие отдельные расходы находятся под отчетом различных управляющих. Наконец, накладные расходы различны по поведению: часть из них постоянные, часть — переменные, а остальные — смешанные.

Неправильный учет и неэффективный контроль за накладными расходами приводит к нежелательным результатам: перерасходу накладных затрат, завышению и (или) недооценке себестоимости продукции, что в свою очередь выливается в завышенную цену продукции, снижение конкурентоспособности предприятия, потерю рынков сбыта, снижение прибыли предприятия. Использование гибкого плана накладных затрат позволяет своевременно выявлять изменения в структуре накладных затрат и вносить коррективы в планы предприятия, зависящие от этих изменений.

Особенности технологии гибкого планирования накладных затрат

Рассмотрим преимущества гибкого планирования накладных затрат по предприятию в целом на примере. Допустим Компания А планирует выпустить в первом квартале XX года 10 000 единиц продукции. В конце квартала, подводя итога, выяснилось, что компания выпустила 9 500 единиц продукции и реальные затраты отличаются от планируемых (таблица 1). Отчет о выполнении плана вроде бы показывает, что с уменьшением объема производства уменьшились и накладные затраты. Возможно менеджер отдела производства даже гордится этими результатами, но оценить истинное состояние дел по такому отчету невозможно, так как в отчете не показано, какими должны быть накладные затраты для реального объема произведенной продукции.

Таблица 1. Обычный отчет о выполнении плана Компании А на 31 марта XX года

Посмотрим теперь, как изменятся результаты анализа, если составить гибкий план накладных затрат на первый квартал и отчет по этому плану.

При анализе поведения накладных затрат оказалось, что непрямые материалы, комплектующие и электроэнергия — это переменные накладные затраты и зависят они от объема выпущенной продукции, а амортизация и аренда оборудования — постоянные. В качестве базовой деятельности для переменных затрат выбрали объем продукции. Составленный гибкий план накладных затрат и отчет о его выполнении показаны в табл. 2 и табл. 3.

Таблица 2. Гибкий план накладных расходов Компании А на первый квартал XX года

Постоянные накладные затраты потому и постоянные, что их возникновение никак нельзя увязать с производством именно этого продукта или с какой-либо деятельностью. Поэтому при определении накладных затрат в целом по предприятию постоянные затраты просто добавляют к переменным.

Таблица 3. Новый отчет о выполнении плана Компании А за первый квартал XX года

В результате картина кардинально изменилась: вместо экономии в $1 300 оказался перерасход на 0. В гибком плане мы сравниваем реальные результаты деятельности и планируемые, исходя из реального объема производства. Дело не в том, чтобы уличить менеджера — возможно при анализе отчета окажется, что это отличные результаты экономии средств, а в том, что гибкий план дает более наглядное истинное представление о положении вещей и это очень важно для управления компанией, оценки ситуации и разработки дальнейших планов деятельности

Как видно из примера, в основании метода лежит разделение накладных затрат по поведению на переменные и постоянные.

Применение технологии гибкого планирования для нескольких базовых показателей

Существенным отличием гибкого плана от обычного является возможность задания интервала, внутри которого может изменяться объем базового показателя, и возможность расчета планируемого объема накладных затрат для любой точки этого интервала. Это очень удобно использовать для сравнения планируемых и реальных накладных расходов в конце периода.

По окончании планируемого периода реальные накладные затраты могут отличаться от планируемых, причем по различным видам накладных затрат может быть как положительное сальдо (реальные расходы не превысили плановых), так и отрицательное сальдо (реальные расходы выше плановых). Общее отклонение по накладным затратам складывается из отклонений по переменным и отклонений по постоянным затратам. Аналогично накладным затратам, в процессе деятельности предприятия могут изменяться и расходы на прямые материалы и на заработную плату основного персонала.

Получив различия по материалам, труду или накладным затратам, необходимо проанализировать причины их возникновения. За цену прямых материалов отвечает управляющий по снабжению, за расход материалов и объем затраченного труда — менеджер по производству, за изменение тарифа заработной платы — отдел заработной платы.

В случае субъективности причин появления отклонений в расходах необходимо определить, под чьей ответственностью находятся эти причины, усилить контроль в этой области и сделать выводы по дальнейшей работе. В случае объективности причин необходима коррекция планов предприятия в соответствии с реальными экономическими условиями. Все вышеперечисленные отклонения оказывают прямое влияние на размер чистой прибыли предприятия, являясь, по сути, прямыми убытками либо прибылью от экономии.

На основании исходных данных рассчитывается гибкий план накладных затрат, показывающий изменения планируемой суммы накладных затрат в зависимости от изменения базового показателя. По истечении срока, на который планировались накладные затраты, принимаются во внимание реальные накладные затраты предприятия и реальный объем базовой деятельности. Эти данные являются основанием для составления отчета о выполнении плана накладных затрат.

Существенно, что сравнение фактического значения той или иной статьи накладных издержек сравнивается не с плановым значением этой статьи накладных издержек, а с расчетным значением, которое получается путем умножения фактического значения базового показателя на плановый норматив данного вида накладных затрат.

Такой детальный анализ позволяет разделить не только фактические и расчетные значения статей накладных издержек, но также выяснить структуру отклонений, т.е. за счет каких видов продукции произошло отклонение плановых значений накладных затрат от фактических.

На основании отчета менеджеры предприятия выясняют причины изменения затрат и определяют качество причин — субъективное или объективное. При объективности причин необходимо внести изменения в планы накладных затрат предприятия в части норматива накладных затрат на единицу базового показателя. Помимо этого корректировке может подвергаться плановое значение базового показателя.