Как извлекать полезные уроки из своего опыта: 4 способа

Шпаргалка для личного и командного научения на опыте: ошибки покажут возможности для роста, а истории успеха можно применить в других проектах и сферах жизни.

Мария Мариничева, руководитель, Москва, e-xecutive.ru

Есть мнение, что успехи не учат, а вот из ошибок можно извлечь уроки, которые помогут в профессиональной и личной жизни. Я уверена, что учит любой опыт – негативный и позитивный. Негативный ощущается острее, ошибки заметнее влияют на ход вещей. А успехи быстро забываются. Уж такова человеческая натура. Нужно приложить усилия, чтобы учиться на успехах. Ошибки и успехи могут стать мощным драйвером будущего развития.

Я рекомендую использовать четыре способа научения на опыте, которые помогут проанализировать успешные и неудачные истории проектов, мероприятий, процессов в профессиональной и личной жизни. Прикладные результаты каждого из способов постпроектной рефлексии – «извлеченные уроки» – для усвоения и последующих действий полезно записывать в шаблоны и сохранять.

1. Ретроспектива

Целенаправленное исследование, охватывающее определенный период времени. Взгляд в прошлое для движения вперед. Обычно это анализ произошедших событий или совершенных действий для поиска закономерностей и понимания причинно-следственных связей. Поэтому любое научение на опыте часто называют ретроспективой.

Способ включает сбор информации, фасилитацию мозговых штурмов и другие групповые техники, размышления, анализ, выводы.

2. Послойный анализ

Методика помогает постепенно, слой за слоем, узнать истинные причины ошибок и исправить их.

В качестве иллюстрации того, как работает способ, приведу пример из практики. Российско-немецкая компания строит электроэнергетические объекты на территории РФ. Оборудование и технологии – из Германии. Раз в полгода немецкие инженеры приезжают на объекты, дают рекомендации, отвечают на вопросы. Для российских инженеров это возможность обучения. Результаты встреч не внедряются в производство. Нужно с минимальными затратами улучшить результативность обмена опытом для роста качества сооружения и эксплуатации объектов.

Алгоритм методики включает семь шагов от первой оценки мероприятия его участниками и определения «болевых точек» до понимания и оценки причин ошибок, планирования действий и оценки их результатов. Я использовала опросники обратной связи, интервью и групповые обсуждения по технике «пять почему».

Последний шаг алгоритма – анализ результативности новой встречи.

Неприменимость результатов встречи – ее главная болевая точка. Вопросы инженеров не собираются заранее и часто остаются не заданными. Переводчик плохо владеет производственной спецификой. Материалы встреч остаются «в головах» специалистов и недоступны для других инженеров. Рекомендации быстро забываются и не применяются в производстве. Поэтому участники оценили результаты встреч на 3-4 балла по 10-ти балльной шкале.

Поняв причины ошибок, мы улучшили подготовку к встрече, ее проведению, рефлексии и сохранению материалов с доступом для каждого инженера. Теперь их вопросы заранее собираются, структурируются и отправляются немецким специалистам. Создана директория немецких экспертов для личных контактов. Переводчик заменен на инженера со знанием немецкого языка. Материалы встреч структурируются по темам и сохраняются в новой базе знаний.

Оценки результативности встречи участниками повысились до 9-10 из 10, подготовка занимает в три раза меньше времени, ошибки эксплуатации объектов сокращены почти вдвое. Несмотря на изменение состава инженеров, качество стройки и эксплуатации объектов повышается.

3. Сухой остаток

Методика для структурирования больших потоков информации и получения из них Quick Wins – полезных уроков, которые можно быстро применить. Она полезна и для снижения инфоперегрузки.

Впервые это способ мы применили в 2008 году на Олимпийских играх в Пекине. 500 наших специалистов еще не проводили подобные мероприятия и могли научиться, только наблюдая и изучая предыдущие Игры. Отправить на такое обучение мы могли только 30% сотрудников, поэтому были важны не только наблюдение, но и анализ опыта, сбор разнообразной информации, систематизация и сохранение материалов в базе знаний, а затем обучение новичков.

Мы использовали личные планы наблюдения специалиста для выводов на Играх, ежедневные встречи для анализа опыта и обмена знаниями, шаблоны для Quick Wins, мероприятие-дебрифинг для их презентации. Создали базу знаний для сохранения материалов и включили ее в программу для новичков Оргкомитета Сочи 2014. Весь цикл наблюдения, извлечения и распространения уроков занял около полутора месяцев.

Через несколько месяцев был проведен опрос, чтобы оценить результат научения. 92% респондентов отметили, что уровень их знаний повысился за прошлый год. Более 90% респондентов теперь лучше понимают свои задачи во время Игр. В целом уровень знаний специалистов вырос на 50% по сравнению с уровнем до обучения на Играх методом сухого остатка.

4. Разбор полетов

Методика для быстрого обучения на опыте. Ее алгоритм включает пять шагов от определения целей и критериев успеха, создания шаблонов для записи извлеченных уроков и обучения участников до командной рефлексии и оценки результатов.

Рефлексия проходит на встрече всей команды и включает ответы на четыре вопроса. Участники описывают в цифрах и фактах, что планировали, какие результаты получили, почему есть расхождение и чему оно нас учат. Время обсуждения – 20-30 минут. Главное правило – искать не виновных, а возможность «научиться».

Пример применения в московской логистической компании, которая отправляет грузы за рубеж. Работа компании – многофункциональные проекты с участием театров, частных коллекций и экспозиций. Ее партнеры транспортные компании, торгово-промышленной палаты и таможенные органы. Каждый участник со своими правилами, не всегда понятными другим. Поэтому в проектах бывают форс-мажоры, и это влияет на результат – клиенты уходят к конкурентам.

Метод разбора полетов помог найти и исправить самые частые ошибки. В компании много коротких проектов, и результаты обучения мы получили быстро. Команда создала «руководства» – маршрутные карты для клиентов и партнеров, правила совместной работы, необходимые документы с образцами, сроки их предоставления и прочая важная информация.

Больше всего нестыковок происходила в новых для компании проектах – отправках участников зарубежных выставок. Именно здесь ценность метода оказалась максимальной. Он помог описать бизнес-процесс в деталях, стало понятно, какие сроки нужно увеличить и на какие коммуникации обратить внимание. Непродуктивные затраты времени специалистов компании сократились на 5-6 часов в неделю уже через 3-4 месяца. Количество форс-мажоров и нестыковок уменьшилось почти вдвое.

5 вопросов, который помогут научиться на ошибках

Учиться на ошибках – это как делать вкусный лимонад из кислых лимонов. Что именно нужно сделать, чтобы получить максимальную пользу от неуспеха?

Задайте пять простых вопросов:

1. Как я смогу получить лучшие результаты в следующий раз? Сконцентрируйтесь на собственных действиях и способах их изменения.
2. Могли бы другие действия дать лучшие результаты? Так вы избежите чувства фатальности и предсказуемости – что бы я не делал, результат будет таким же. Второй путь не позволит вам приписывать неудачи одной единственной причине.
3. Каким образом другой путь может привести к таким же результатам? Вопрос поможет обнаружить скрытые причины ошибок.
4. Как тот же способ действия может дать другие результаты? Этот шаг поможет осознать случайность результатов. Этот вопрос поможет продумать запасные планы на случай изменения внешних факторов.
5. Каким образом результаты могли бы быть хуже? Этот вопрос не только для поднятия настроения, но и для лучшего понимания ситуации.

Как мы учимся на опыте

Как владелец бизнеса и руководитель команды я уверена, что ошибки и успехи есть в каждом процессе и проекте. Вопрос в том, как мы на них реагируем. Для нашей команды их разбор – главный способ научения, двигатель развития. Мы поняли это в 2020 году, когда бизнес-мир стал быстро меняться.

Как развивать команду, трансформировать бизнес и расти в шторм? Только за счет использования внутреннего потенциала. Наш резерв – опыт с его успехами и ошибками. Нужно его переосмыслить опыт, понять, что и как улучшить, чтобы расти.

По пятницам я провожу встречи для команды. Каждый из нас отвечает на вопросы:

• Какой результат этой недели? Чему я научился?
• В чем мои самый большой успех?
• Какие ошибки я могу исправить, чтобы получить лучшие результаты?

За счет непрерывного научения на опыте трудный 2020 год был для нас удивительно плодотворным. Вся команда и каждый ее участник достигли профессиональных и личных успехов.

Наш подход к ошибкам записан в Концепции Непрерывного Развития. Каждый новичок первым делом знакомиться с Концепцией.

Что важно, чтобы научение на ошибках прижилось?

• Личный пример и поддержка руководителя. Я поощряю мерчами, почетными званиями, просто похвалой. Поддержка особенно важна на ранних этапах этой практики.
• Понятные правила, записанные в документах компании. Важно провести обучение для команды, убедиться, что правила известны и принимаются каждым.
• Полезные и измеримые результаты «работы над ошибками». Каждый участник должен получить пользу для себя. Кто-то повысит результативность работы, чьи-то ошибки помогут другим, а кому-то важно звание «Чемпион научения на ошибках». Мы присуждаем его ежемесячно за самый ценный урок, ошибки, которые привели к росту.

Опыт команд и специалистов с их ошибками, успехами, любыми «уроками» может стать драйвером непрерывного развития. Ваша команда будет научаться без затрат и расходов на тренеров. Это самый простой способ создать «самонаучающиеся» команды и компании.