Кризис кризисом, а прибыль для владельцев и акционеров зарабатывать надо. С точки зрения экономики сокращать расходы выгоднее, чем зарабатывать больше, поэтому топ-менеджеры чаще предпочитают двигаться по первому пути. Как можно и как не стоит снижать затраты в кризис? Какие способы эффективны?

Денис Запиркин, независимый эксперт и консультант по развитию бизнеса и оптимизации процессов. Профессионалы.ру.

Для начала давайте рассмотрим традиционные способы — то, что делают все:

  1. переоценка бюджета в сторону снижения затратных статей;
  2. пересмотр запланированных расходов и платежей.

ТОП-10 расходов, оптимизируемых в кризис

Какие затраты чаще всего пересматриваются в кризис:

  1. расходы на обучение;
  2. расходы на маркетинг;
  3. затраты на поиск и подбор персонала (как правило, эти процессы замораживаются, подвергаются так называемому hiring freeze);
  4. «экономия на спичках»: уменьшение затрат на транспортные, командировочные, канцелярские и другие подобные расходы, позволяющее добиться пусть и незначительного, но быстрого эффекта;
  5. бонусы (невыплата бонусов законна, обоснована и соответствует политике премирования (если она есть в компании), в которой указаны условия, когда премии либо не выплачиваются, либо выплачиваются с задержкой);
  6. затраты на персонал: в кризис работодатели оптимизируют численность персонала, что выражается в прекращении срочных договоров, отказе от услуг фрилансеров, консультантов, аутстафферов и нередко в сокращении штатных сотрудников;
  7. затраты на производственную (сервисную) часть;
  8. затраты на сервис и обслуживание (сокращение, оптимизация колл-центров, снижение загрузки help-desk и других направлений);
  9. затраты на поставщиков, материалы и ресурсы (происходит движение в сторону оптимизации качества за счет альтернативных поставщиков и более дешевых материалов и ресурсов);
  10. расходы на корпоративные мероприятия (праздники, тимбилдинги и т д.).

Кто-то считает подходы, связанные с пересмотром этих затрат, эффективными, кто-то – нет, но абсолютное большинство руководителей на этом и останавливаются.

Fast-tracking

До перехода к конкретным статьям следует проанализировать бюджет. Наиболее простой и популярный метод (иногда называемый fast-tracking), который обывателю кажется наименее логичным, но на практике самый применимый — поиск и сокращение наиболее крупных статей бюджета. Без анализа эффективности, без прогнозов последствий, просто в лоб.

В долгий ящик

Следующий, более интеллектуальный метод сокращения бюджетных статей, который выполняется второй очередью после указанного выше, выглядит так: проходим по каждой расходной статье и задаем вопросы «Насколько это необходимо сделать именно сейчас?» и «А можно ли это сделать позже?» Если ответ «да», то либо режем (сокращаем), либо переносим на более поздний период. В результате получаем еще более урезанный бюджет с соответствующим горизонтом планирования.

Краткосрочная стратегия

После долгосрочного анализа бюджета переходим к анализу краткосрочных расходов и графика ближайших платежей. Возможно, это не столь эффективная мера в годовом масштабе, но в квартальном-месячном горизонте такой метод хорошо работает.

На этом этапе принимается решение об увеличении кредиторской задолженности компании, то есть происходит выбор тех контрагентов и тех сумм, которые в ближайшее время не будут оплачены. Красиво? Нет. Но каждый выживает, как может. Выиграть несколько недель или пару месяцев по существенной части платежей (пусть даже и с последующей выплатой штрафов) вполне реально, особенно если вы умеете правильно провести переговоры.

Организационные приемы

Конечный результат экономии в кризис зависит от ряда важных организационных моментов, которые существенно повышают эффективность экономии.

1. Усиление учета и ответственности

В рамках этих активностей предпринимателям следует явным образом вплоть до каждого ответственного лица осуществить пересмотр существующих процессов и провести разъяснительную работу, то есть объяснить тем, кто вовлечен в процессы расходов, как по-новому следует действовать в условиях «затягивания поясов».

Данный набор действий — прекрасная возможность для внедрения систем контроля (если таковых не было), например, введения механизмов персональной ответственности за решения о расходах, а также внедрения системы учета рабочего времени, особенно если раньше с этим вопросом были сложности. В текущих условиях сотрудникам будет более понятна ценность такого неприятного процесса, а эффект от того, что менеджмент наконец-то понимает, чем занимаются сотрудники и куда уходят трудозатраты, может быть грандиозным.

2. Введение KPI (количественных показателей эффективности, напрямую связанных либо с экономией, либо с целевым, эффективным расходованием средств).

Здесь все просто: каждый, кто принимает решения о расходах, несет персональную ответственность и даже получает соизмеримый бонус за то, что целевые индикаторы по снижению расходов достигнуты.

Интеллектуальная экономия

А теперь группа методов более эффективного снижения затрат в кризис. Как можно делать это по-умному?

1. Начните с расстановки приоритетов

Конечно, резать бюджет по принципу «самое большое самым первым» видится логичным, нос точки зрения долгосрочной перспективы есть высокая вероятность того, что вы не пожертвуете действительно чем-то важным.

2. Не закрывайте, а замораживайте проекты

Закрыть проще (особенно, если потом снова начинать), заморозить сложнее. Потратьте немного времени и денег, но сделайте так, чтобы после заморозки проектов или других видов деятельности было проще и быстрее вернуться и продолжить.

3. В пору сокращения затрат тратьте еще

Выберите ряд проектов, проинвестировав которые вы получите еще большую, существенную экономию. Подумайте, есть ли что-то, что за счет относительно небольших затрат позволит вам в ближайшее время получить значительный эффект как в экономии, так и в доходах. Проведите ряд совещаний и отберите несколько проектов, которые помогут в этом. Иногда дополнительные затраты на фоне сокращения расходов могут обернуться для вас ценным результатом. Не упускайте этот шанс, даже если кажется, что сокращение расходов — приоритет номер один.

4. Рассмотрите проекты по увеличению внутренней эффективности

Повышение качества продуктов и услуг, рост производительности труда, проекты по снижению регулярных операционных расходов и т д. Такие проекты — прекрасная возможность не только сэкономить и заработать больше, но и к моменту выхода из кризиса опередить конкурентов.

5. Проведите сегментацию клиентов

Используйте принцип Парето в отношении тех, кто платит вам деньги и на кого вы тратите. В данном случае речь идет не столько о подходе, что, возможно, 20% клиентов приносят 80% дохода, а о еще более продвинутом видении. Принцип 70-20-10 позволит вам выявить часть клиентов, которых следует «уволить», ведь во многих компаниях есть такие заказчики, эффективность работы с которыми ниже нулевой отметки. Найдите их и хотя бы на время кризиса приостановите контракты с ними. Зачем вам работать с ними? Возможно, раньше это имело смысл для имиджа, престижа и репутации, но сейчас не до этого, правда? Эффект для вашего бизнеса может оказаться ошеломляющим.

6. Займитесь маркетингом

Часто эта область деятельности в кризис сразу попадает под урезание и сокращение. Причина тому проста: либо вы не видите эффекта от соответствующих мероприятий, либо этот эффект действительно нулевой. Пересмотрите маркетинговый план. С экономической точки зрения правильный выбор маркетинговых действий, приемов, проектов, акций — серьезный ресурс для получения значительного возврата на инвестиции. Маркетинг в таком случае — это не только и не столько расходы, это ваш вклад в будущие сделки, доходы и рост прибыли.

Резюме

Многие из перечисленных традиционных и привычных методов снижения затрат работают, особенно в краткосрочной перспективе. Но если вы в бизнесе надолго, помните: расходы нужно оптимизировать и снижать в контексте среднесрочного и долгосрочного видения, тогда ваши оперативные действия в непростых условиях не только помогут сохранить бизнесна плаву, но и обеспечат скачок на фоне конкурентов, позволят увеличить доходы и прибыль,а также, возможно, откроют принципиально новые возможности в новых условиях, новых нишах и на новых рынках.