Кто не считает цифры, тот прогорает – суровая правда бизнеса. Но что делать, когда считать с каждым днем становится всё труднее и миллион таблиц съедает всё время? Рассказываем об инструменте, который поможет навести порядок при минимуме усилий – Power BI. А нам он помог справиться с довольно экстремальным кейсом.

Источник

Мы – консалтинговая компания “C-Вита”. Занимаемся юридическим, финансовым и бухгалтерским консалтингом, а также управлением и наймом персонала и it-консалтингом. Недавно к нам обратился собственник компании в очень непростой финансовой ситуации. Нам удалось разобраться с проблемой и вывести компанию из кризиса, в чём помог отличный бизнес-инструмент – платформа бизнес-аналитики Power BI. Далее расскажем о том, как работать с этой платформой, чем она помогла нам – и как сможет помочь вам.

С чем мы начали работу

Компания, с которой мы начали работу, занимается вывозом отходов. Состояние её на момент обращения было просто критическое: ошибки в оргструктуре, отсутствие системной работы с данными, проблемы с менеджментом привели к кассовому разрыву более 10 млн при обороте в 60 млн. Маржинальность бизнеса была на уровне 20 %.

С каким “дано” нам предстояло решить задачу:

  • У компании отсутствовала финансовая модель: точка безубыточности не была определена
  • Поступления и списания не соотносились с периодом их проведения
  • Отсутствовало финансовое планирование, у компании не было финансовых резервов
  • Скоринг клиентов отсутствовал: вскоре выяснилось, что лишь каждый 5-й клиент был рентабелен
  • Не был продуман план продаж
  • Маршруты мусоровозов были спланированы неэффективно: отсутствовала требуемая загрузка

Нам нужно было экстренно принять управление компанией для того, чтобы выйти из кассового разрыва и начать накапливать резервы. А также в сжатые сроки настроить системную работу с финансами и отчетностью, чтобы клиент больше не оказался в этой яме.

Главным препятствием на пути к цели стал беспорядок в работе с данными. У компании было огромное количество разрозненных цифр и показателей, которые было трудно собрать, не то, что проанализировать.

Мы остро нуждались в инструменте, который структурирует все имеющиеся данные, даст возможность быстро вносить новые и “на лету” оперировать цифрами для принятия решений. Таким инструментом и стал Power BI.

Подробнее о программе

Power BI – облачная платформа бизнес-аналитики от Microsoft. Она помогает работать с данными и формировать из них отчеты. В отличие от классического Excel большинство операций здесь автоматизированы, а работа с информацией ведется в удобных и визуально понятных дашбордах.

Программа умеет подключать и объединять данные из разных источников: 1С, Excel, CRM, Omnicomm, клиентские базы. Благодаря этому разношерстные таблицы можно привести к единой модели и управлять всеми данными в одном дашборде. Кроме того, в Power BI можно строить интерактивные отчеты с использованием визуальных элементов. Отчеты можно обновлять в режиме реального времени, делиться ими с коллегами и просматривать через браузер. Большой плюс Power BI – интуитивно понятный интерфейс, в котором выделены ключевые показатели и тренды.

Оперативный доступ к основным финансовым показателям компании – выручке, прибыли, марже, рентабельности и так далее – можно получить в любой момент. Например, перед важными переговорами или совещанием. Больше не нужно просить финотдел подготовить сводку: всё уже есть в системе.

Еще одно преимущество – экономия времени. В таких сферах как логистика, транспорт, реклама, например, данных много и они очень быстро обновляются: в итоге выгрузка таблиц из разных программ и их “перегонка” в отчеты съедает большую часть рабочего времени. Благодаря Power BI свежие данные собираются и вносятся в отчет автоматически. Теперь можно сфокусироваться не на сборе данных, а на их анализе.

Как работать в Power BI?

Работа в системе ведется с помощью дашборда. Дашборд – это доска, на которой отображаются ключевые показатели, а также основной фреймворк, с которым вы будете работать.

Первым шагом вы настраиваете в системе собственный дашборд: для этого нужно внести необходимые показатели и поставить KPI. Далее дашборд будет автоматически обновляться, собирая свежие данные из систем, объединенных с Power BI.

Например, вы можете соединить всю информацию по клиентам из CRM с цифрами из Google Analytics, да еще и добавить данные рекламных кампаний. Таким образом вы получите единую картинку и увидите слепые зоны, которые раньше не замечали: неудачные рекламные кампании, излишние затраты, неэффективную работу менеджеров.

Самый сложный участок работы – определиться с метриками и сформировать дашборды в соответствии с целями компании. Кто-то разбирается с этим сам, изучая основы работы с Power BI. Кто-то нанимает профессионалов, которые работают в системе много лет.

В нашем кейсе это стало одной из главных задач: сформировать дашборды, с которыми далее будет работать заказчик.

Как мы использовали программу

С помощью Power BI мы внедрили принцип управления данными в одно окно. Ключевые отчеты, которые мы сделали с помощью платформы:

  • Структура БДР (бюджета доходов и расходов) филиала
  • Рентабельность отделов
  • Финансовая модель (Доходная/расходная часть)
  • Анализ контрагентов
  • Анализ субподрядных организаций
  • Данные по спецтехнике/водителям/маршрутам

В результате мы получили объективную текущую картину на основе данных, определили ключевые метрики и получили возможность принимать превентивные меры благодаря моделированию ситуаций.

Power BI помог нам оцифровать деятельность компании и поставить её на рельсы системных процессов – метрик, KPI, планирования, отчетности.

Вот пример одного из изменений, которое мы внедрили благодаря отчётам. Раньше компания реализовывала услуги исходя из принципа: “Берем всех клиентов независимо от их объема и расположения”. Мы провели кластеризацию: выявили те зоны, которые наиболее рентабельны, и перестроили маршруты, исходя из экономии ресурсов и максимальной экономической целесообразности. Теперь кластеризация маршрутов проводится автоматически автоматически.

К чему мы пришли спустя 8 месяцев работы с кейсом

  • Качество клиентского портфеля улучшилось: нерентабельные клиенты перешли в разряд рентабельных
  • Количество нерентабельных клиентов снизилось с 52% до 11%
  • Маржинальность бизнеса увеличилась с 20% до 42%
  • У компании появилась организационная структура
  • Были пресечены факты мошенничества со стороны производства
  • Благодаря KPI у сотрудников появилась возможность оценить свои результаты и регулировать свою деятельность в компании.

Кому полезно работать с Power BI?

Этот инструмент пригодится фактически во всех направлениях бизнеса:

  • производство
  • логистика
  • продажи
  • маркетинг
  • финансовая аналитика
  • сводные отчеты для руководства

Неудивительно: в любом бизнесе, от IT до тяжелой промышленности, необходима единая система учета и контроля.

Руководителей отделов программа избавляет от необходимости посвящать львиную часть рабочего времени формированию и обновлению отчётов. Собственник и генеральный директор могут в несколько кликов узнать о ситуации в каждом подразделении, не собирая совещания и не путаясь в сложных таблицах с обилием формул и цифр. Но эта платформа пригодится не только менеджерам: продуктовый аналитик с помощью Power BI может построить портреты ЦА и CJM, маркетолог – сравнить конверсию в разных каналах продаж, разработчик – проанализировать данные.

Не волшебная таблетка – но верный помощник

Конечно, Power BI не панацея и не волшебная таблетка. Программа не может превратить управленческий хаос в прибыльную систему, работающую как часы, в первый час после установки. И даже через неделю. Важно понимать, какие данные собрать для создания собственных дашбордов в программе. Какие KPI обеспечат стабильный рост вашего бизнеса, какие показатели помогут отслеживать его текущее состояние. А главное, работать с платформой нужно регулярно.

Зато Power BI – отличный помощник для руководителей в вопросах управления бизнесом, в том числе на расстоянии. В условиях информационного перегруза, в котором мы теперь все живет, этот помощник экономит самый ценный ресурс – время.

Напишите в комментариях: пользуетесь ли вы Power BI? Помогла ли эта программа вашему бизнесу?