Идеальный отчет строительной компании: как выстроить работу с данными

В каждой отрасли бизнеса — своя специфика сбора и хранения данных. Специфика, которая очень влияет на качество и достоверность отчетов. Это особенно заметно в проектах, которые мы делаем для строительных компаний.

В чем сложность работы с данными компаний-застройщиков? Об этом рассказала аналитик Екатерина, которая специализируется именно на проектах компаний из сферы строительства.

alexkolokolov.com

Каким должен быть отчет строительной компании

Большинство застройщиков использует одинаковые или похожие ключевые показатели эффективности (KPI). К сожалению, это не делает их отчеты универсальными: в каждой компании — свои объекты, свои данные и свой подход к их сбору и хранению.

Анализировать показатели нужно в разных разрезах: в деньгах, количестве помещений, площади, по типам помещений, спальности или текущему статусу (свободно, забронировано, на регистрации и пр.).

Вот примерный список вопросов, на которые должен отвечать идеальный отчет застройщика.

О выполнении плана продаж

  • Как выполняется план по выручке и контрактации проекта в шт., кв. м. и рублях?
  • Какую сумму выручки планируем получить в будущем?
  • Какова динамика продаж каждого вида продукта?

О структуре проектов

  • Какова структура проекта в разрезе строений, подъездов, этажей, видов из окон, спальности помещений в шт., кв. м. и рублях?
  • Каковы остатки каждого вида продукта в разрезе строений, подъездов, этажей, спальности помещений в шт., кв. м. и рублях?

О поступлениях оплат

  • По какому количеству сделок прошла первая оплата?
  • По какому количеству сделок прошла полная оплата?
  • Как распределились сделки по формам оплаты?
  • Как распределились сделки по источникам привлечения клиентов: брокерами, рекламой и пр. (в шт., кв. м. и рублях)?

Об этапах сделок

  • Сколько помещений сейчас свободно, забронировано, в процессе сделки или продано (в шт., кв. м. и рублях)?
  • Как распределяются помещения по этапам сделок в разрезе корпусов, подъездов и этажей (в шт., кв. м. и рублях)?
  • Как распределяются помещения по этапам сделок в разрезе спальности (в шт. , кв. м. и рублях) от их общего объема?
  • Какова длительность каждого этапа воронки продаж от «Бронирования» до «Получен первый платеж»?

О стоимости продуктов

  • Динамика повышения цен за 1 кв. м. и средний процент повышения (в разрезе проекта).
  • Какова минимальная, максимальная и средняя стоимость каждого вида помещений?
  • Какова минимальная, максимальная и средняя стоимость 1 кв. м.?
  • Какова динамика средневзвешенной цены проданных помещений (за 1 кв. м. и по среднему чеку продажи)?

Вопросов много — кажется, остается только «достать» ответы из данных. Но тут и начинаются сложности. В 90% случаев данные ведутся так, что быстро собрать из них управленческий дашборд с ответами на бизнес-вопросы просто невозможно.

Проблема застройщиков — в разрозненном хранении данных

Практически все строительные компании собирают свои данные в разных учетных системах. Данные не взаимосвязаны, и это влечет за собой проблемы при автоматизации отчетности.

  • Данные о взаимодействии с клиентами — в CRM-системе
  • Данные о сделках и поступлениях денег на счета — в 1С
  • Данные об этапах сделок — в Excel или в CRM
  • Данные о статусах помещений — в корпоративной базе данных
  • Данные о структуре проектов — в Excel или в XML
  • Данные по планированию и сводная отчетность — в Excel

Вот пример такой разрозненности в одном из наших проектов. На первой картинке — таблица из корпоративной базы данных со статусами сделок и датами присвоения этих статусов. На второй картинке — таблица по сделкам, которую вели отдельно. И в ней уже статусы называются по-другому.

Таблица из базы данных со статусами сделок

Таблица из базы данных со статусами сделок.

При разрозненном хранении данных настроить однозначную взаимосвязь между ними непросто. Но учетной системы, подходящей для сбора и анализа всех метрик строительной компании, просто нет.

CRM-система заточена под маркетинговые активности — в ней проблематично фиксировать изменения статуса объектов (забронировано, продано, не продается) или регистрировать формы оплаты. В 1С нельзя отслеживать этапы сделок или эффективность работы брокеров и менеджеров. Планирование застройщики чаще ведут в Excel или же не ведут вообще.

Чтобы получать ответы на бизнес-вопросы из данных, между этими данными нужно настроить взаимосвязи.

Только тогда можно увидеть, например:

  • на каком этапе сделки «зависают» или срываются чаще всего;
  • бронь каких объектов так и не дошла до сделки;
  • какие планировки пользуются большей популярностью;
  • как идут продажи по конкретным этажам и стоякам;
  • как связан размер прибыли с типом помещений и так далее.

В нашем проекте компания отдельно вела таблицу по бронированиям помещений, отдельно — по поступлениям оплат. Но в результате заказчик хотел получить отчет со всеми статусами в одной визуализации. Для такого результата тоже нужны взаимосвязи данных.

Визуализация статусов помещений после работы с данными

Визуализация статусов помещений после работы с данными.

Пора строить хранилище данных

Отсутствие связей между данными неизбежно, когда эти данные хранятся в разных учетных системах. Хранилище поможет избежать этой сложности и сразу наладить нужные взаимосвязи. Кстати, именно к этому и приходит большинство строительных компаний после заказа на разработку первых дашбордов.

Чтобы данные могли отвечать на вопросы менеджмента, нужно грамотно спроектировать содержание хранилища. Определить, какие таблицы должны в нем быть и какие взаимосвязи нужны между данными.

Например, если заносить в базу все изменения статуса помещений (свободно, забронировано, в процессе заключения сделки и пр.), будет гораздо больше информации для анализа.

Это позволит понять, сколько времени в среднем занимает процесс регистрации или согласования сделки, какие менеджеры и брокеры лучше работают на каждом этапе воронки и т.д. Когда же мы регистрируем только текущий статус помещений, ничего, кроме картины «здесь и сейчас», мы получить не сможем.

Пример таблицы с историей статусов сделок. На первой картинке — как она выглядела изначально. На второй — как стала выглядеть, когда мы учли бизнес-логику: можно увидеть статус каждой сделки на любой момент времени.

Что делать, если все данные — в Excel?

Структурируйте данные в Excel, если используете его для учета. Это поможет избежать огромного количества ошибок, которые в итоге повлияют на стоимость и сроки разработки дашборда.

Например, используйте справочники для выбора категорий из выпадающих списков. Сведите ручной ввод данных к минимуму, а возможность выбора из справочников доведите до максимума. И, конечно, продумайте защиту листов и ячеек.

Вот пример рабочей таблицы от одного из наших заказчиков. В таком виде она не подходит для автоматизации расчетов — в одном столбце находятся данные в разных единицах измерения: в штуках, квадратных метрах, рублях. На второй картинке — исправленный вариант той же формы, так называемая «плоская» таблица.

Неправильное ведение форм отчетности тоже сказывается на сроке и стоимости автоматизации. И деньги, и время можно сэкономить, если избежать хотя бы топ-8 популярных проблем с данными:

1.       Неправильные способы хранения данных (Word вместо Excel и т.п.) Обрабатывать данные из файлов Word нельзя: этот формат не приспособлен для аналитики. К тому же в таблицы Word все данные вносятся вручную, а значит, проверить их достоверность невозможно. Но это — уже другая проблема.
2.       Ручной ввод данных При вводе данных вручную автоматический обработчик не сможет увидеть взаимосвязь между разными показателями. Значит, на дашборде нельзя будет настроить необходимую фильтрацию данных. А еще это сильно увеличивает риск ошибок в отчете, особенно при большом количестве столбцов и строк.
3.       Объединение ячеек Никогда не объединяйте ячейки, если будете строить дашборд в Excel. Да и вообще лучше старайтесь этого не делать: во многих случаях автоматический обработчик не сумеет корректно считать информацию из них.
4.       Неоднородная структура таблиц (пользовательские таблицы вместо массивов данных) Если в одном отчете у вас есть разные по структуре данные (некоторые показатели требуют подпунктов), выделите для них отдельные листы в Excel, чтобы обработчик данных не «сломался».
5.       Большой массив данных в одном файле Одно из правил грамотной организации сбора данных гласит: на каждый учетный период создавайте отдельный файл. Будет лучше и для анализа данных, и для удобства пользователей.
6.       Суммарные значения в строках Если в отчете вам нужно видеть итоговые данные (итого, всего, сумма и др.), отводите для них последний столбец в таблице.
7.       Разные показатели в одной ячейке (бывает и такое) Если в отчете к одному вопросу (объекту) нужно применить разные единицы измерения, сделайте из этого два вопроса (объекта) и каждому присвойте свой признак в нужной единице измерения.
8.       Неудобная структура и иерархия файлов и папок. Именно благодаря грамотной структуре и иерархии можно настроить удобную фильтрацию на дашборде по регионам, по годам, по месяцам и так далее в зависимости от конкретных задач. Не игнорируйте это.

От работы с данными до дашборда

Правильный сбор и хранение информации — первый шаг к автоматизации отчетности. Вот как строится работа моей команды после подготовки данных.

  • Собираем техническое задание с бизнес-требованиями к дашборду.
  • Разрабатываем макеты отчетов и согласуем их с заказчиком.
  • Подключаемся к данным, строим модель и проводим нужные вычисления.
  • Верстаем интерактивный дашборд в фирменном стиле заказчика.

Эта работа занимает несколько месяцев и требует взаимодействия с заказчиком.

Взаимодействие с заказчиком часто приводит и к изменениям в бизнес-процессах компании. Наглядное представление данных быстро обнаруживает «провалы» в них, заставляет переосмыслить и способы их хранения, и метрики эффективности, и саму бизнес-логику отчета.

Как выглядят отчеты, когда данные в порядке

О том, как работают дашборды строительных компаний и какие показатели можно отслеживать по ним, рассказано на странице Дашборд для застройщиков.

Вот несколько примеров дашбордов, которые Институт бизнес-аналитики разработал для строительных компаний.

Отчеты по продажам недвижимости

На интерактивном дашборде топ-менеджер сразу видит, как идут дела с продажами в компании всем проектам и по каждому в отдельности. На примере конкретных отчетов покажем, к каким бизнес-выводам они приводят.

  • Вывод №1. На самом крупном проекте «Версаль» план продаж не выполнен.
  • Вывод №2. По всем проектам план перевыполнен на 1% (показатель в карточке).
  • Вывод №3. Больше всего выручки компания получила в марте и июле.
  • Вывод №4. Пентхаусы продаются хорошо, но сумма поступивших денег сильно отстает от стоимости контрактации.
  • Вывод №5. Менеджер Соколов — лидер по объему выручки за 2020 год.

Дашборд с отчетом по продаже недвижимости

Рассмотрим еще один пример отчета по продажам. Любой показатель можно рассмотреть в деньгах, в количестве и в площади помещений.

  • Вывод №1. На самом крупном проекте план продаж не выполняется.
  • Вывод №2. За четыре месяца 2021 года продана половина от «пикового» прошлогоднего объема.
  • Вывод №3. Лучше всего продаются 1- и 2-комнатные квартиры: 38% и 31% от общего объема продаж (в штуках) соответственно.
  • Вывод №4. 59% всех продаж приходится на сделки по ипотеке.

Дашборд с отчетом по продаже недвижимости

Отчет по статусам помещений

Цель отчета — показать расположение квартир в доме и статусы их продаж в разрезе конкретных этажей и стояков.

  • Вывод №1. Больше всего квартир продано на 16 и 17 этажах.
  • Вывод №2. Квартиры на стояках 14, 16 и 17 пользуются наименьшим спросом.
  • Вывод №3. Квартиры на стояках 10, 12 и 18 были раскуплены быстрее всего.

Дашборд с отчетом по статусам помещений

Отчет по графику строительных работ

Цель отчета — наглядно представить график работ и рассчитать динамически изменяющиеся отклонения. При клике на определенную задачу в карточках отображаются показатели по ней, а в диаграмме слева выводятся типы работ, которые относятся к этой задаче.

  • Вывод №1. План не выполнен на 24%: окончание работ отстает на 215 дней.
  • Вывод №2. Ни один вид работ пока не завершен полностью.
  • Вывод №3. Начаты работы по котельной и эстакадам инженерных сетей. Получено положительное заключение для работ по застройке.

Дашборд с отчетом по графику строительных работ