Дел слишком много, а времени на это нет.

Знакомая ситуация? Что ж, вы не одиноки.

По данным отчета маркетинговой ИТ-компании Conductor за 2017 год, маркетинговые руководители называют неэффективную организацию рабочего времени одной из самых серьезных проблем. В рейтинге сложностей эта проблема занимает место между нехваткой нужных специалистов и недостаточным финансированием.

Поскольку работать круглые сутки человек физически не способен, приходится искать новые способы оптимизировать рабочую загрузку и выкраивать время для важных задач. К тому же «уплотнить» рабочий день вашей команды — это проще сказать, чем сделать.

Пользователь wrike.com Kat Boogaard,

Выполнение бессмысленной работы, «потому что так заведено»

Я знаю, о чем вы подумали: «Ну уж нет! Ко мне это не относится. Мы регулярно пересматриваем наши рабочие процессы. Мы не занимаемся работой ради работы!»

Такую ошибку всегда трудно признать. К ней есть отличная иллюстрация — давно известная история о мясном рулете.

Звучит эта история примерно так.

Мать готовит мясной рулет вместе с дочерью-подростком. Каждый раз, готовя по этому рецепту, они, прежде чем ставить рулет в духовку, обрезают его с двух сторон.

— Мама, а зачем мы его обрезаем? — однажды спрашивает девочка. Мать задумывается, но не может найти ответ. Поэтому она решает спросить у бабушки, а та в свою очередь роется в записях своей покойной матери.

Как выясняется, края рулета обрезали, потому что у самой первой хозяйки, которая записала рецепт, не было достаточно большой кастрюли, чтобы рулет уместился в нее целиком.

Эта история показывает, как легко можно сохранить устаревшую (и совершенно бесполезную) традицию, просто потому, что она стала для вас привычной.

Вы можете полагать, что ваша команда наверняка способна избежать такой ловушки. Но не факт, что вы правы. Маркетинговая среда известна высокой текучестью кадров, и специалисты по маркетингу склонны менять место работы через каждые три года. Когда специалист уходит, его наработки передаются следующему сотруднику и так далее, и так далее. Вы и опомниться не успеете, как окажетесь в «ловушке мясного рулета», и ваша команда будет вовсю использовать оставшиеся в наследство неэффективные методы.

Даже если состав вашей команды постоянно обновляется, очень важно уделять внимание, энергию и время самым важным вопросам и избавляться от лишней работы, не приносящей существенного результата.

Но как отделить зерна от плевел? В этом вам помогут четыре полезных совета.

Организуем рабочее время: как избавиться от лишних усилий?

1. Не бойтесь задавать вопросы

Каждая маркетинговая кампания выполняется ради одной определенной цели. Например, для привлечения новых клиентов.

Это важная, измеримая цель. Но о ней легко забыть, когда вы погружаетесь в повседневные задачи и проекты, являющиеся частью большой кампании.

Стоит окунуться в ежедневную рутину, и вы уже перестаете обращать внимание на то, как эти мелкие задачи согласуются с общей стратегией и играют на конечный результат. Кончается все тем, что вы начинаете тратить время на бесполезные дела, а не на важную часть работы, ведущую к цели.

Когда перед вами ставят очередную новую задачу, являющуюся частью кампании, дайте себе и своей команде время подумать и задайте один прямой вопрос:

Какой вклад внесет эта задача в достижение конкретной цели?

Поможет ли серия статей в блоге привлечь больше внимания к вашему контенту и повысить узнаваемость бренда? Позволит ли бесплатный вебинар привлечь больше потенциальных клиентов в вашу воронку продаж?

Если ответом на этот вопрос станут пустые глаза и недоуменный вид, похоже, вам нужно заново оценить полезность этой задачи.

Однако вы можете подвергать сомнению не только новые задачи. Попробуйте применить этот же подход к проектам и процессам, которые выполняются прямо сейчас.

Выберите время, чтобы спокойно сесть, перебрать все текущие дела и выделить из них те, которые действительно помогают вам двигаться в нужном направлении. Вы будете удивлены, когда увидите, сколько задач на самом деле являются пустой тратой времени.

2. Измените подход к совещаниям

Совещания — это бред. Они только сбивают с рабочего настроя. И не приносят никакого результата.

Так многие говорят. И, если честно, подобные жалобы небезосновательны. В одном из опросов, проведенных среди 2000 руководителей, респонденты заявили, что 30% времени, проведенных на совещаниях, тратятся впустую.

В маркетинговых командах, где совещания устраиваются очень часто, эта проблема усугубляется. Одно исследование показало, что в среднем маркетологи проводят на совещаниях около 13 часов в неделю.

По данным того же исследования, среднее совещание в отделе маркетинга длится 1 час 42 минуты — на 35 минут дольше, чем в остальных отделах.

Но что же можно с этим сделать? Ведь отказаться от совещаний нельзя. Хоть они и нагоняют тоску, но это — необходимое зло.

Конечно, мы не предлагаем вам отменить все командные совещания, чтобы высвободить лишний час рабочего времени. Мы советуем лишь поиграть с календарем и выяснить, какие совещания действительно необходимы, а без каких можно обойтись.

Вот несколько полезных методик:

  • Присмотритесь внимательно к каждому совещанию, которое проводится регулярно, и определите, насколько оно продуктивно. Спросите себя, не превратилось ли оно в обсуждение статуса текущих задач, которое легко можно перенести в систему управления проектами.
  • Установите правило, требующее, чтобы для каждого совещания составлялась повестка дня и заранее рассылалась участникам по электронной почте. Создайте шаблон повестки, и пусть участники вашей команды активно его используют.
  • Ограничьте число участников, оставив только тех, кому это совещание необходимо.
  • В конце каждого совещания составьте четкий план действий, чтобы все знали, что им нужно делать дальше. Более того, следуйте этому плану и следите за тем, чтобы он выполнялся. Тем самым вы убедите участников, что они потратили свое время не зря.

Нужен еще совет? Дайте каждому сотруднику достаточно информации о назначенном совещании, чтобы можно было решить, идти на это совещание или нет.

Подробнее об этой стратегии рассказывает Дэвид Грэйди в своем выступлении на TED Talk:

3. Используйте данные и аналитику

Современные маркетологи, помешанные на новых технологиях, очень любят хвастаться своим умением работать с данными. При любом упоминании аналитических показателей они не могут не сказать о том, как эффективно используют данные для принятия решений. Но так ли это на самом деле?

Множество исследований доказывают, что маркетологи вовсе не такие блестящие специалисты по обработке данных, какими себя считают.

В ходе опроса 257 маркетинговых руководителей 45% респондентов заявили, что у них нет необходимых мощностей для анализа больших данных, то есть все эти ценные сведения на самом деле не используются.

«Маркетологи не только не получают нужных данных, но и не знают, чего хотят потребители от взаимодействия с ними, — утверждает Эрик Шерман, автор отчета о результатах исследования для Inc. — Пока они этому не научатся, вы будете тратить все больше и больше и получать неутешительные результаты».

Результатом другого исследования стало очередное неприятное открытие. В ходе опроса 600 маркетологов, проведенного на ежегодной Международной выставке DMA, 53% респондентов признались, что не собирают достаточный объем данных о клиентах.

Кроме того выяснилось, что большинство маркетологов собирают лишь базовые данные, не позволяющие получить ценные сведения, которые необходимы для принятия более взвешенных решений.

Но какое отношение имеют данные к нехватке времени? Подумайте вот о чем: если вы не используете показатели и аналитическую информацию, которая находится буквально у вас под рукой, вы делаете выбор наугад и в результате вкладываете свое время в ненужные задачи и проекты. В итоге вы напрасно тратите не только собственное время, но и время всех ваших сотрудников.

Показатели, которые вам необходимо отслеживать, зависят от ваших задач и проектов. Но вот на что вам стоит обратить внимание:

  • Показатель конверсии. Какие из ваших маркетинговых мероприятий помогают превращать посетителей в покупателей? А какие нет?
  • Коэффициент оттока. Какие клиенты возвращаются к вам? А какие нет? И самое главное — почему они уходят?
  • Уровень просмотра электронных сообщений и число подписчиков. Интересуют ли людей ваши сообщения? Они вообще их открывают? Подписываются на рассылку? Или вы теряете своих подписчиков?
  • Рентабельность инвестиций. Окупаются ли ваши затраты на рекламу? Может, вам стоит попробовать другую стратегию?

Вокруг нас так много данных, что достаточно лишь руку протянуть.

Использование всей доступной информации позволит вам и вашей команде спланировать следующие шаги, которые действительно приведут к увеличению прибыли и снижению объема лишней, ненужной работы.

4. Оптимизируйте технологии

Новые технологии, особенно инструменты для повышения продуктивности и системы управления проектами, приносят современным маркетологам огромную пользу. Но слишком большое количество инструментов и систем могут замедлить работу команды.

Например, представьте ситуацию, когда участнику команды приходится вводить данные в таблицу Excel, а затем копировать на панель задач в системе управления проектами, в почтовое сообщение и в сообщение в мессенджере. В этом случае инструменты используются неэффективно.

По данным отчета Conductor, 67% маркетинговых руководителей считают, что для получения полезных сведений им приходится просматривать слишком много панелей задач и отчетов.

Другое исследование показало, что в среднем маркетологи используют более 12 различных инструментов, а некоторые — больше тридцати (и это очень много!).

Кроме того, по утверждению 61% маркетологов, им требуется более эффективная интеграция инструментов и улучшение рабочих процессов для обмена данными между различными приложениями.

Вам кажется, что технологии, которыми пользуется ваша команда, стоило бы улучшить? Потратьте время на разговор с участниками команды и выясните, нет ли в вашем наборе такого инструмента, который лишь замедляет рабочий процесс.

А также назначьте исполнителя, который пересмотрит ваш инструментарий и выяснит, есть ли способы эффективнее применять используемые технологии. Есть ли функции, которые ни разу вам не пригодились? Существует ли возможность интеграции, которая позволила бы вам объединить большую часть инструментов?

Вполне возможно, что вы даже не подозреваете о том, на что способны ваши инструменты. Небольшое исследование поможет вам сократить длинный список используемых решений.

Дело за вами

Если вы горите желанием повысить эффективность вашей маркетинговой команды (а вы не можете этого не хотеть), вам помогут следующие четыре стратегии:

  • Спрашивайте о том, какой вклад вносит данная задача в достижение более крупной цели.
  • Оцените эффективность ваших совещаний.
  • Лучше используйте данные для правильно организации рабочего времени.
  • Оптимизируйте используемые инструменты и технологии.

Правильно выбранная система управления проектами поможет вам сократить количество рутины и лучше организовать рабочее время сотрудников. Попробуйте решение Wrike Marketing, специально созданное для команд маркетинга и дизайна. Управлять запуском кампаний, обсуждать и согласовывать материалы и отслеживать прогресс проектов станет гораздо проще!

Но лучшее, что можно сделать, это откровенно поговорить с участниками команды. Где обычно возникают затруднения? Есть ли повторяющиеся задачи, которые ваши коллеги считают пустой тратой времени?

Помните — именно эти люди находятся на переднем крае, и поэтому лучше знают о том, как можно сделать работу более эффективной.

И, наконец, не бойтесь экспериментировать и внедрять новое — будь то новый инструмент, измененный рабочий процесс или что-то совершенно неизведанное. Метод проб и ошибок поможет вам создать формулу победы, благодаря которой ваши сотрудники смогут работать успешно и с удовольствием.