Систему считают бережливой, если работающие в ней люди стремятся исключить действия, не добавляющие потребительской ценности, или потери. Что должны знать сотрудники, приступая к преобразованию своего предприятия в бережливое? Рассмотрим основные приемы и инструменты, применяемые в рамках общей концепции бережливого производства, общие принципы снижения производственных затрат и фазы внедрения бережливого производства.

Дональд Tэппинг (Donald Tapping), президент консультационно-тренинговой компании MCS Inc. Материал публикуется в сокращенном и адаптированном переводе с английского. Элитариум

Систему считают бережливой, если работающие в ней люди стремятся исключить действия, не добавляющие потребительской ценности, или потери. Мы рассмотрим основные приемы и инструменты, применяемые в рамках общей концепции бережливого производства.

Что должны знать сотрудники, приступая к преобразованию своего предприятия в бережливое? К числу основных идей бережливого производства, которыми они обязаны овладеть, следует отнести:

  • общие принципы снижения производственных затрат;
  • семь источников потерь, которые могут присутствовать в работе предприятия;
  • принцип организации работы «точно вовремя»;
  • три фазы внедрения бережливого производства;
  • вовлечение всех сотрудников и «визуальный» офис.

Общие принципы снижения затрат

Традиционный подход к ценообразованию, применяемый менеджерами, состоит в установлении отпускной цены на продукцию путем определения себестоимости ее изготовления и добавления к ней некоторой величины прибыли, исходя из принятой на предприятии нормы рентабельности. Однако в современных условиях такой подход себя не оправдывает, поскольку на рынке всегда найдется конкурент, который, снижая цены на свою продукцию, готов будет занять ваше место.

Идеи бережливого производства проистекают из философии снижения затрат, исповедуемой корпорацией Toyota, согласно которой цены на продукцию предприятия диктуют рынок и, в частности, покупатели, а объектами управления со стороны компании могут быть только себестоимость продукции и прибыль от продаж. При этом в центре внимания должно быть сокращение внутренних затрат предприятия.

Опираясь на идею сокращения себестоимости продукции, необходимо вначале установить цену, по которой покупатели согласны приобретать предлагаемый товар, после чего вычесть из нее себестоимость его изготовления, чтобы оценить ожидаемую прибыль. Такой подход, при котором прибыль равна цене продукции за вычетом себестоимости ее изготовления, заставляет производителя отыскивать пути снижения собственных производственных затрат, чтобы получить желаемую прибыль. Отсюда также следует, что основной путь к максимизации прибыли заключается в сокращении потерь при изготовлении продукции.

Семь источников непроизводительных затрат и потерь

Каким образом ваши сотрудники в процессе повседневной работы могут снижать и поддерживать на достигнутом уровне собственные затраты? Все они вполне способны постоянно бороться с потерями, которые принято подразделять на семь основных разновидностей.

1. Перепроизводство. Перепроизводством принято называть изготовление лишнего количества продукции или преждевременное ее изготовление до возникновения реального спроса. В цехах перепроизводство ведет к изготовлению лишней продукции, а в офисах — к созданию ненужных документов или избыточной информации. Изготовление лишнего количества продукции или ее преждевременное изготовление не способствуют повышению эффективности, поскольку связаны с потреблением дополнительных материальных и трудовых ресурсов, необходимостью хранения излишков продукции. Это заставляет сотрудников трудиться быстрее, чем необходимо, что сопровождается иными потерями.

Для устранения потерь, обусловленных перепроизводством, требуется:

  • разрабатывать технологические процессы таким образом, чтобы предыдущие операции надежно обеспечивали последующие;
  • устанавливать производственные нормы и стандарты для каждого рабочего места процесса;
  • предусматривать сигналы, предотвращающие преждевременный запуск производства.

2. Ожидание. Любое ожидание — людей, документов, оборудования или информации — это всегда потеря. Ожидание означает работу вхолостую, и это приводит к остановкам всего процесса. В ходе ожидания не создается добавленная ценность, и потребитель, вполне естественно, не желает оплачивать простои. Потери этого вида обнаруживаются проще всего. Они особенно раздражают работников. В любом офисе нередки ситуации, когда сотрудники подолгу ожидают подписей начальников, возможности воспользоваться занятым оборудованием, телефонных звонков, поступления материалов от поставщиков и т.д.

Для устранения данного вида потерь требуется:

  • проанализировать, какие подписи на документах действительно необходимы, ликвидировать все лишние и стандартизовать новую процедуру;
  • обучить сотрудников смежным профессиям, чтобы они могли подменять друг друга;
  • равномерно распределить рабочие нагрузки в течение дня, с тем чтобы оптимально использовать имеющиеся трудовые ресурсы;
  • обеспечить производство всем необходимым оборудованием и своевременными поставками покупных изделий и материалов.

3. Чрезмерная обработка. Лишними считаются те операции, которые не нужны потребителям, не желающим переплачивать деньги за их выполнение. Часто такими операциями оказываются излишние действия (например, взаимные проверки выполненной работы разными сотрудниками), получение избыточного количества подписей, лишние рассмотрения документов и результатов работ.

Для устранения данного вида потерь требуется:

  • проанализировать все работы, создающие добавленную ценность, оптимизировать или устранить все лишние операции;
  • определить, какие согласующие подписи на документах действительно необходимы, а все лишние ликвидировать.

4. Избыточные запасы. Любые избыточные запасы, имеющиеся на предприятии, — это потери. Хранение таких запасов требует дополнительных площадей, они могут отрицательно влиять на безопасность, загромождая проходы и производственные площади. Эти запасы могут оказаться вообще ненужными и устареть при изменении спроса на продукцию. Бережливое производство требует радикального изменения взглядов на запасы. Наличие избыточного объема запасов означает потребность в дополнительных усилиях по управлению ими, оно способно тормозить протекание других производственных процессов, поскольку приходится в поисках необходимого переворачивать груды бумаг и материалов.

Для устранения данного вида потерь требуется:

  • производить на каждом участке или рабочем месте только то количество продукции, которое требуется потребителям, находящимся ниже по ходу производственного потока;
  • стандартизовать планировку производственных участков и их загрузку;
  • обеспечить поступление всего необходимого на последующие участки производственного процесса точно в назначенное время и не допускать задержек с дальнейшим продвижением материалов по производственному процессу.

5. Лишние движения. Любое движение, не требующееся для успешного выполнения рассматриваемой операции, является потерей. Такие движения считаются одной из форм потерь, так как каждое совершаемое движение должно увеличивать добавленную ценность изделия или услуги. Часто неэффективная организация трудового процесса и неправильная планировка рабочих мест служат причинами лишних движений исполнителей — ходьбы, дотягивания, наклонов и т.д.

Для устранения данного вида потерь требуется:

  • стандартизовать папки для документов, выдвижные ящики и шкафы по всему офису, как можно шире применять цветовое кодирование,
  • располагать файлы (с документами на столах или электронные в компьютерах) таким образом, чтобы облегчить обращение к ним,
  • располагать офисное оборудование общего пользования в центральной части офиса, приобрести дополнительное оборудование, чтобы сократить количество передвижений сотрудников по офису

6. Потери от дефектов, или переделки. Затраты на переделки, или повторное выполнение уже сделанной работы, в которой обнаружены дефекты, безусловно, относятся к категории потерь, поскольку любая работа сверх необходимой является лишней, увеличивающей потери предприятия. Потери от дефектов включают в себя также снижение производительности, обусловленное прерыванием нормального течения рабочего процесса для исправления дефектов или переделок продукции. Этот вид непроизводительных затрат намного проще выявить, чем потери других видов.

Для устранения потерь от дефектов требуется:

  • ввести стандартизованные методы работы и формы офисных документов,
  • разработать и внедрить вспомогательные средства, облегчающие работу

7. Транспортировка. Перевозки на расстояния, большие, чем это необходимо, или создание временных мест размещения, хранения и складирования, лишние перемещения с места на место материалов, людей, информации или документов — все это ведет к потерям времени и энергии. Материалы и покупные изделия часто перемещают с места на место внутри предприятия по нескольку раз, пока они не достигнут окончательного пункта назначения. Естественно, все эти перемещения ведут к потерям. Кроме того, размещение изделий в местах временного хранения повышает вероятность их повреждения, потери и хищений, мешает нормальному движению внутри предприятия.

Для устранения потерь, обусловленных лишними перевозками, требуется:

  • максимально сокращать расстояния любых перевозок;
  • ликвидировать все места временного хранения или складирования материалов;

Принцип «точно вовремя» («точно-в-срок», (just-in-time — JIT)

Принцип «точно вовремя» составляет основу любого бережливого производства. Его соблюдение гарантирует поступление на каждый последующий процесс в потоке ценностей:

  • только тех элементов работ, которые необходимы;
  • именно в тот момент, когда это требуется;
  • точно в тех количествах, которые в этот момент действительно необходимы.

Идеальное состояние процесса характеризуется его способностью выдавать очередное изделие или заготовку в тот момент, когда потребитель использовал единицу данного изделия (т.е. оно вытягивается последующей операцией). Такой процесс часто называют вытягивающей системой или системой, основанной на спросе, в отличие от принятой в настоящее время на большинстве производств выталкивающей системы, в которой изделия или заготовки перемещаются по производственному процессу партиями, независимо от реального спроса на них.

Чтобы привести производственный процесс в идеальное состояние, каждый его участник должен сознавать, что его коллеги, занятые на последующих операциях, являются обладателями наиболее ценной для него информации. Только они способны сообщить точные сведения о том, в чем, когда и в каких количествах они нуждаются.

Работая в офисе, мы имеем дело с потоками разнообразных элементов работ и информации. Поэтому для применения принципов бережливого производства к совершенствованию деятельности офиса нам необходимо научиться представлять существующие в нем бизнес-процессы в виде потоков элементов работ или информации.

Три фазы внедрения принципов бережливого производства

Нужно различать три основные фазы реализации концепции бережливого производства: изучение спроса, обеспечение непрерывности потоков ценности и их сглаживание. Рекомендуется проходить указанные три фазы в той же последовательности, в которой происходит их изучение исполнителями. Только глубокое изучение спроса, потоков ценности и способов их сглаживания наряду с использованием рекомендаций по управлению потоками ценности способно придать надежность не только самому процессу преобразований, но и обеспечить их устойчивость.

1. Фаза изучения потребительского спроса. Необходимо прежде всего выявить, кто является потребителями результатов некоторой работы, каковы их требования, только после этого вы сможете удовлетворять потребительский спрос на ее результаты. Для выявления и удовлетворения потребительского спроса могут применяться различные инструменты и методы, например:

  • расчеты времени такта;
  • расчеты питча;
  • расчеты буферных и страховых запасов;
  • применение системы 5S;
  • использование методов решения проблем.

2. Фаза обеспечения непрерывности потока ценности. На этом этапе принимают необходимые меры для того, чтобы результаты рассматриваемой работы поступали всем внутренним и внешним потребителям своевременно и в надлежащих количествах. Например:

  • создание супермаркетов внутри процессов;
  • система канбан;
  • применение принципа FIFO («первым пришел, первым ушел»);
  • обеспечение сбалансированности в загрузке производственных линий;
  • стандартизация работ;
  • надлежащая планировка производственных участков.

3. Фаза сглаживания. Наконец, после того как выявлен потребительский спрос на результаты работ и налажен непрерывный процесс их выполнения, переходят к его сглаживанию, с тем чтобы обеспечить равномерное и эффективное распределение объемов работ по дням, неделям и месяцам. Для этого применяются следующие средства сглаживания потоков:

  • применение доски для предложений и обсуждения идей (visible pitch board);
  • ящики выравнивания загрузки (хейдзунка);
  • использование логистов.

Визуальный офис

Визуализация офиса подкрепляет реализацию принципа всеобщей вовлеченности работников и включает следующие действия:

  • выделение места для общения между сотрудниками, где те могут обмениваться идеями относительно совершенствования в той сфере деятельности, в которой они заняты;
  • организация системы поддержания визуальных стандартов и требуемых уровней чистоты и порядка на рабочих местах (система 5S);
  • создание небольших групп работников с постоянной ротацией членов групп в интересах непрерывного повышения эффективности работы.

Преимущества визуализации офиса заключаются в следующем:

  • она способствует улучшению коммуникаций внутри подразделений;
  • позволяет посетителям сразу видеть, чем занимается данное подразделение;
  • развивает у работников чувство гордости за свое подразделение;
  • наглядно иллюстрирует процесс непрерывного совершенствования работы подразделения.

Ключевые условия успешного внедрения принципов бережливого производства

  1. Разработать план обучения и подготовки сотрудников, отвечающий специфике предприятия. Все организации обладают различными потребностями, бюджетами и ресурсами. Разные группы людей располагают неодинаковыми наборами знаний и навыков. Планирование обучения должно учитывать все эти различия и уровень потребности людей в определенных знаниях.
  2. Использовать весь диапазон средств и ресурсов для обучения. Некоторые из них предпочитают учебные курсы, другие — наблюдение за работой коллег. План обучения должен предусматривать использование методов и средств, пригодных для большинства сотрудников.
  3. Получить информацию и новые идеи посредством проведения бенчмаркинга. Обучение людей бережливому производству предполагает развитие их творческих способностей. При этом очень важно уметь выходить за рамки собственного предприятия и даже отрасли, чтобы увидеть, как можно вести дела более эффективно и находить способы приложения новых идей в условиях своей организации.