«Красные флаги» для project-менеджера, которые могут указывать, что работа пошла не по плану, либо критическая ситуация возникнет в ближайшем будущем.

Дмитрий Бухенский, менеджер группы продуктов, Kanda Software, Москва, e-xecutive.ru

1. Неопределенные цели и задачи

Правильная постановка целей – залог успеха в любом деле. Я наблюдал за проектом по созданию CRM-системы для розничной сети, где цели были сформулированы абстрактно: «улучшить удовлетворенность клиентов» и «оптимизировать процессы продаж». В результате, разработчики вкладывали усилия в функционал, который не всегда соответствовал нуждам пользователей, поэтому проект завершился с задержкой, а некоторые функции оказались не востребованы.

Как исправить ситуацию:

  • Определите четкие цели с использованием ключевых показателей эффективности.
  • Внедрите матрицу RICE (Responsibility, Informed, Consulted, Executed) и регулярно обновляйте статус проекта.
  • Используйте еженедельные обновления, цифровые дашборды и ежедневные краткие встречи для поддержания связи в команде.

2. Отсутствие адекватного коммуникационного плана

В процессе разработки системы учета команда использовала разные инструменты: разработчики обсуждали задачи в Jira, документация хранилась в Confluence, а общие обсуждения проходили в Slack. Такое количество каналов коммуникации создавало неразбериху: важные обновления в требованиях, отправленные через электронную почту, упускались теми, кто работал в Jira. В результате это привело к дублированию работы, переработке задач и замедлению общего процесса.

Алгоритм, как создать эффективный коммуникационный план проекта:

  • Составьте список всех заинтересованных сторон проекта.
  • Определите информационные потребности каждой группы.
  • Выберите наиболее подходящие каналы коммуникации для каждой группы стейкхолдеров.
  • Определите, какая информация, через какой канал и с какой периодичностью будет передаваться для каждой группы.
  • Утвердите и распространите план коммуникаций среди всех заинтересованных сторон.
  • Регулярно мониторьте и адаптируйте план в соответствии с изменениями в проекте или потребностями участников.

Случай из практики. В крупной международной компании был запущен проект по созданию CRM-системы. Основной задачей было обеспечить единый доступ к информации о клиентах и упростить коммуникацию между подразделениями. Для этого внедрили коммуникационный план, который включал следующие элементы:

  • Ежедневные краткие встречи (stand-up meetings) в Slack, где каждый член команды делился своими достижениями за предыдущий день и задачами на текущий день.
  • Еженедельные совещания через Zoom для обсуждения общего прогресса проекта.
  • Ежемесячные вебинары для стейкхолдеров с обзором достигнутых результатов и планов на следующий месяц.
  • Использование Confluence для создания централизованной базы знаний проекта.
  • Регулярные опросы среди команды и стейкхолдеров для сбора обратной связи.

3. Нехватка внимания к управлению рисками

Приведу два примера из своей практики:

  • Для работы над e-commerce платформой команда проекта выбрала новейший технологический стек, но не учла риски, связанные с ограниченным опытом работы с ним. Это привело к серьезным задержкам и увеличению бюджета из-за необходимости привлекать внешних экспертов.
  • В работе над проектом по внедрению новой IT-системы для крупного бизнеса были упущены изменения в законодательстве, что потребовало дорогостоящих доработок после запуска системы.

Для эффективного управления рисками необходимо провести всесторонний анализ, рассмотреть внешние и внутренние факторы, которые могут повлиять на ход выполнения проекта:

  • Внутренние факторы включают: ограничения ресурсов, командные конфликты, технические сложности, изменения в проекте.
  • К внешним факторам можно отнести: изменения в законодательстве, колебания рынка, технологические изменения, социально-политические события.

Включите процесс управления рисками в регулярный мониторинг проекта, чтобы своевременно реагировать на изменения и адаптировать стратегии управления. Также полезно проводить регулярные встречи с командой для обсуждения текущих и потенциальных рисков, что поможет повысить устойчивость проекта к непредвиденным ситуациям.

4. Неэффективное управление изменениями

Мир не стоит на месте, поэтому важно применять гибкий подход и уметь правильно использовать изменения в своем проекте. В моей практике были случаи, когда негибкий подход к управлению изменениями в работе над созданием ПО для анализа данных привел к частым переработкам и увеличению сроков из-за спонтанных требований клиента.

Алгоритм, как создать механизм для оценки влияния изменений на проект:

  • Регулярно собирайте команду проекта для выявления и оценки потенциальных рисков.
  • Оценивайте каждый риск по двум параметрам: вероятность наступления и степень влияния на проект. Это поможет сфокусироваться на наиболее значимых рисках.
  • Разработайте план реагирования на риски.
  • Определите членов команды, ответственных за мониторинг рисков.

Важно обучать сотрудников гибкому подходу к работе, вовлекать их в процесс управления изменениями через тренинги, курсы, менторство, мероприятия для обмена знаниями.

5. Отсутствие вовлеченности стейкхолдеров

В моей практике был случай, когда владелец сети магазинов перестал активно участвовать в процессе: редко посещал встречи и медленно отвечал на запросы команды. Это привело к увеличению затрат из-за необходимости внесения изменений в уже выполненные части работы. В итоге проект столкнулся с риском недостаточного финансирования и утраты интереса со стороны команды. Нехватка вовлеченности и поддержки со стороны ключевых участников может привести к задержкам и снижению мотивации команды.

Как можно исправить ситуацию:

  • Регулярно организовывать встречи и сессии обратной связи, которые позволят собрать ценные взгляды и мнения для улучшения проекта.
  • Использовать информационные панели для предоставления актуальной информации о статусе проекта. Это позволяет стейкхолдерам быть в курсе событий и активно участвовать в проекте, что усилит их вовлеченность и поспособствует успешному выполнению задач.

Случай из практики. В проекте по внедрению системы управления клиентскими отношениями стейкхолдеры с самого начала участвовали неактивно. Чтобы вызвать их интерес и вовлечь в процесс, мы организовали еженедельные встречи и создали онлайн-дашборд, где можно следить за ходом работы и комментировать. Это помогло улучшить коммуникацию, что способствовало оперативной обратной связи и внесению корректировок в соответствии с потребностями бизнеса.

Выводы

Постоянно оценивайте состояние проекта, будьте готовы к корректировке стратегий и подходов в соответствии с текущими условиями. Осведомленность о потенциальных проблемах и их оперативное устранение помогают поддерживать разработку на правильном пути и гарантируют, что все задействованные ресурсы используются наиболее эффективно.