Вы все еще считаете, что правильно составленные графики, в которых расписан каждый шаг проекта, — это панацея от всех проблем? Специалисты в вашей компании трудятся только над своим кругом задач и не очень хорошо понимают, чем заняты остальные сотрудники? У вас не принято пересматривать долгосрочные планы? Значит, вы слепо доверяете устаревшим методам управления. В кризисные времена это может привести к самым печальным последствиям, ведь многие уже пользуются современными методами, то есть работают эффективнее и допускают меньше ошибок.

Джефф Сазерленд, создатель революционной методики Scrum, рассказывает в своей книге «Scrum Революционный метод управления проектами», как усовершенствовать бизнес-процессы и не отстать от конкурентов.

Юлия Баяндина, hbr-russia.ru, 12.04.2016

Почему привычные всем методы управления не работают

Как работает большинство из нас? Перед запуском любого проекта (будь то создание нового сайта или совершенствование бизнес-стратегии) собираются умные люди, планируют, что и как нужно сделать, рассчитывают необходимые затраты, рисуют красивые графики, где подробно расписаны все задачи и нужное на их выполнение время. Потом между специалистами распределяются обязанности, и каждый начинает трудиться над своей частью тщательно продуманной схемы.

Мы полагаем, что один этап плавно перетекает в другой и если заранее все предусмотреть, то работа пойдет как по маслу. Но почему же тогда так часто срываются дедлайны? По какой причине результат оказывается совсем не таким, какого мы изначально ждали? На самом деле подобные методы управления давно пора оставить в прошлом. Мир становится все динамичнее, поэтому и бизнес-процессы должны быть максимально гибкими, чтобы вы могли вовремя реагировать на происходящие вокруг перемены.

Именно на это рассчитана методика Scrum. Она предполагает, что каждый отдельный специалист должен видеть, чем заняты другие участники процесса, понимать свою роль в проекте, постоянно отслеживать, как продвигается рабочий процесс в целом, и корректировать планы, если в этом есть необходимость.

Что общего у регби и бизнеса

команда проектScrum — это термин из регби, который означает боевую стойку команд-соперников над мячом. Чем слаженнее действуют игроки, тем больше у них шансов захватить мяч и вести его к цели (он передается внутри команды, в то время как она движется по полю словно единое целое). Так и в бизнесе. Согласованная работа всех специалистов — условие, необходимое для успешного развития проекта.

Вот что говорит об этом разработчик методики Scrum Джефф Сазерленд:

«Команды делают автомобили, отвечают на телефонные звонки, пишут компьютерные программы, проводят хирургические операции, освещают новости, прорываются в захваченные террористами помещения. Безусловно, есть художники-одиночки, есть мастера любой квалификации, предпочитающие работать самостоятельно, но именно коллективы приводят наш мир в движение. В мире бизнеса в центре внимания находится исключительно индивид, хотя производство всегда существовало за счет групповых усилий».

Идеальная команда

Как показывает практика, у лучших команд, добивающихся невероятных результатов, есть несколько общих отличительных черт. И они полностью соответствуют принципам Scrum. Прежде всего, каждый член таких коллективов точно знает конечную цель и понимает, для чего он делает свою работу.

Все люди активно занимаются усовершенствованием процесса и решением возникающих проблем. Они трудятся не ради начальства, а для того, чтобы достичь максимального результата. Более того, им вовсе не нужен микроменеджмент и указания сверху. Как правило, такие коллективы сами принимают решения — это системы, основанные на самоуправлении.

Для того чтобы коллектив мог целенаправленно трудиться над проектом с первого до последнего этапа, в нем должны работать специалисты разных профилей: программисты, инженеры, аналитики и так далее. Эти сотрудники вместе отвечают за конечный продукт.

Сколько именно людей должно быть в команде? Исследователи утверждают, что продуктивность резко падает, когда в коллективе больше девяти человек. Так что в идеале рабочие группы могут включать от трех до девяти сотрудников.

Инструменты Scrum

У методики Scrum есть свои инструменты, позволяющие постоянно корректировать и улучшать рабочий процесс. Вот некоторые из них.

  1. проект доска визуализацияСпринты. Так называются фиксированные промежутки времени, по истечении которых все члены команды собираются и обсуждают выполненные задачи, решают возникшие трудности и планируют следующий этап работы. Как правило, спринт длится одну или две недели. Желательно сразу же определить удобный для коллектива ритм и больше не менять его.
  2. Скрам-доска. Это доска, поделенная на три части: «Бэклог», «В работе», «Сделано». Перед каждым спринтом члены команды обсуждают, что нужно выполнить за установленный промежуток времени, и наклеивают стикеры с задачами в первую колонку. Если кто-то возьмется за дело, он переместит нужный стикер во вторую колонку, а когда работа будет выполнена — в третью. Это позволит всем сотрудникам видеть, чем заняты другие люди и как протекает процесс в целом.
  3. Собрания на ходу. Еще один способ сделать работу над проектом более гибкой. Кроме совещаний перед спринтами, специалистам стоит ненадолго собираться каждое утро. Членам коллектива нужно будет ответить всего на три вопроса: «Какие задачи я выполнил вчера? Чем займусь сегодня? Есть ли проблемы, мешающие команде завершить спринт?». Такие встречи не должны отнимать более 15 минут.

Для проведения совещаний можно назначить скрам-мастера, который будет следить за соблюдением всех принципов методики и помогать в решении возникающих проблем и противоречий. Но его задача состоит только в этом, он не должен брать на себя функции руководителя этой рабочей группы.

Scrum на практике

Это не просто теория, а метод, который на практике доказал свою эффективность в самых разных сферах: бизнесе, политике, экономике, производстве, образовании. Сегодня принципами Scrum руководствуются в таких успешных корпорациях, как Toyota, Amazon, Google, Morning Star и Microsoft.

Вот лишь несколько примеров того, как Scrum помогает улучшить рабочие процессы:

  • В ФБР несколько раз пытались создать современную систему управления базами данных, но через какое-то время все проекты оказывались провальными и слишком дорогими. Только благодаря Scrum удалось завершить работу меньше чем за два года и не превысить бюджет.
  • Сотрудники фонда Grameen рассказали бедным фермерам Уганды о принципах Scrum. Люди попробовали применить этот метод и в итоге получили в два раза больше урожая.
  • В результате экономического кризиса в 2008 году в Исландии сменилось правительство. Прежние руководители страны ушли в отставку, а новые должны были создать проект конституции, который бы устроил большинство граждан страны, всего за несколько месяцев. Для этого члены правительства использовали методику Scrum — и успешно справились с нелегкой задачей в кризисных условиях.
  • Учителю химии из нидерландского города Алфен-ан-ден-Рейна пришла в голову идея адаптировать Scrum к образовательному процессу. Оказалось, что это еще и очень успешная методика обучения детей: всего за год успеваемость выросла, школьники стали получать более высокие оценки, а главное — они выполняли задания с удовольствием.

Удачи вам в реализации проектов!