Не для галочки: как чек-лист помогает решать задачи точно и в срок

Максим Денисов о простом и действенном инструменте, помогающем повысить рабочую и личную эффективность. e-xecutive.ru

Если у вас много повторяющихся задач. Если вы или ваши подчиненные постоянно или время от времени забываете мелкие, но важные детали. Если количество мелких задач превышает все ресурсы памяти и не дает возможности думать. Если вам надоело записывать в ежедневник одно и то же изо дня в день. Если вы устали объяснять работнику последовательность действий или вам нужно быстро научить кого-то новой работе. Если нужен анализ… Вас спасет… Нет, не супергерой. Вас спасет чек-лист!

Чек-лист – инструмент универсальный, его можно применять как в работе, так и в личной жизни. Принципы составления рабочих чек-листов подробнейшим образом описал Атул Гаванде, известный американский эксперт в области оптимизации здравоохранения. В своей книге «Чек-лист: Как избежать глупых ошибок, ведущих к фатальным последствиям» он рассказывает о появлении этого инструмента и его влиянии на сокращение ошибок у врачей и пилотов. В Сети достаточно статей о применении чек-листов в личной жизни. В этой статье я попытался объединить опыт Гаванде, блогеров и свой собственный опыт. Я использовал чек-листы в работе, как инструмент системы менеджмента качества, а также в личных целях.

Что такое чек-лист?

В-первую очередь это инструмент. Который помогает разгрузить префронтальную часть коры головного мозга, отвечающую за понимание, принятие решений, запоминание, вспоминание и торможение. Работа этого участка требует большого количества энергии, поэтому постоянное его использование нецелесообразно. Как же быть? Нужно вывести все процессы, какие возможно, либо в базальные ядра, отвечающие за шаблоны поведения, говоря проще, перевести в привычки. Либо перевести на бумагу, а со временем – и в базальные ядра.

Если у вас есть чек-лист, вам необязательно запоминать или извлекать из памяти последовательность действий, тем самым загружая префронтальную часть коры. Чек-лист – это пошаговый алгоритм выполнения задачи. Иначе говоря, это инструкция, упрощенная до конкретных действий: открыть сумку, достать кошелку, закрыть сумку, открыть кошелку, достать кошелек, закрыть кошелку… И так далее. То есть, если пытаться запомнить эту последовательность, а потом пытаться вспомнить, можно очень-очень-очень устать. А если выполнить все действия по бумажке, то энергии хватит на принятие всех важных решений, на какие-то решения средней важности и еще немного останется.

Во-вторых, чек-лист – это элемент контроля за выполнением действий. Посмотрели на чек-лист, увидели пробелы или минусы – значит, что-то еще не выполнено.

Логичный вопрос: чем этот инструмент отличается от инструкции? Чек-лист больше подходит для быстрой проверки, или чтобы не забыть то, что вы уже умеете. А инструкция – чтобы сделать правильно или научиться тому, чего вы не умеете. Если чек-лист используется в качестве инструкции, то подразумевается, что каждую операцию работник знает и умеет выполнять, но в сумме они складываются в процедуру, выполняемую впервые или довольно редко. Например, годовое техническое обслуживание.

Немного теории

Чек-листы появились в авиации, там, где много кнопочек и цена ошибки – человеческие жизни. Потом они перекочевали в медицину, где много инструментов и цена ошибки – человеческие жизни. Сейчас ими пользуются все: бармены, бухгалтеры, программисты. Цена ошибки – потерянные клиенты и незаработанные деньги. Чек-листы прижились и в тайм-менеджменте. Они помогают повысить личную эффективность и привить положительные привычки.

Плюсы чек-листа:

• Ничего лишнего в голове
• Все видят, чем вы заняты и что сделали
• Легко добавлять и убирать задачи
• Задание и отчет в одном бланке
• Легко контролировать и анализировать
• Очень дисциплинирует
• Подходит даже для детей.

Вам не нужно помнить 10-20 задач. Вам нужно помнить одну – посмотреть в чек-лист. И даже ее помнить не нужно, если повесить его на видное место.

Минусы чек-листа:

• Требуется время на составление и редактирование
• Подходит только для алгоритмических задач. Для творческих задач чек-лист не подойдет
• Где-то нужно хранить.

Как составить чек-лист?

Вначале следует определить, для чего он нужен: для работы или для личной жизни? В работе чек-листы используются в качестве мини-инструкций, как средство контроля, как способ обеспечить безошибочные действия при форс-мажорах, четкую подготовку и проведение мероприятия (от написания заметки на сайт до запуска ракеты). Атул Гаванде делит рабочие чек-листы на «прочитай-сделай» и «сделай-подтверди». Сохраним эту терминологию.

В личной жизни чек-листы полезны для закрепления положительных привычек, выполнения ежедневных задач, подготовки и проведения мероприятий (от сборов ребенка в школу до переезда в другой город).

Сделаю небольшую ремарку. В практике личного тайм-менеджмента чек-лист и лист ежедневных задач – два разных инструмента. Первый нужен, чтобы не забыть что-то в спешке, например, собираясь в командировку, не забыть билеты. Второй нужен, чтобы не забыть одну из повторяющихся ежедневных задач. Например, сделать утреннюю зарядку. На мой взгляд, это две разновидности одного инструмента – как крестовая и шлицевая отвертки. Основная задача обоих инструментов – разгрузить мозг, но при этом выполнить все необходимое.

Чек-лист «прочитай-сделай»

Например: выдерни шнур, выдави стекло. Да, это тоже чек-лист.

Чек-листы «прочитай-сделай» нужны для обучения и при форс-мажорах, а также при особо важных работах. К нештатным ситуациям всегда нужно быть готовым, но когда такое случается, любой может растеряться. В каком направлении вы побежите, когда объявят воздушную тревогу? Что возьмете с собой? А теплую одежду не забудете? А паспорт?

В чек-листе «прочитай-сделай» важна последовательность операций. Для этого следует заполнить два столбца. В первом указать название задачи, во втором поставить отметку о выполнении. Иногда такой отметки может и не быть. Атул Гаванде предлагает следующие принципы составления чек-листов:

• Добиваться точности и краткости
• Включать пять-девять пунктов
• Указывать дату составления
• Содержание умещать на одном листе
• Использовать меньше цветов
• Выделять самое важное прописными буквами
• Постоянно улучшать.

Если в момент составления чек-листа присутствует несколько человек, то его содержание зачитывается вслух.

Чек-листы типа «прочитай-сделай» можно использовать и в личных целях. Скажем, можно составить чек-лист на случай ядерной войны, хотя вряд ли кто-то этим будет всерьез заниматься. Этот же тип чек-листа следует использовать, если вы поручаете кому-то работу, в которой важна последовательность действий.

Чек-лист «сделай-подтверди»

Нужен, чтобы проконтролировать и потом проанализировать чьи-либо действия (в том числе, свои). В данном чек-листе последовательность операций не принципиальна. Действия подтверждаются отметкой в чек-листе и подписью. Такие чек-листы применяется повсеместно. Примеры: график уборки в общественных местах, в кафе и торговых центрах, графики работ на производстве.

Чек-листы «сделай-подтверди» можно разделить на два вида. Первый вид – для одной постоянно повторяющейся операции – тот же график уборки. Этот документ составляется следующим образом: в заголовке – операция, а основная часть чек-листа выглядит, как таблица, где указываются время и отметки о выполнении работы в отдельные дни или недели.

Второй вид – для серии операций в течение одной проверки или одного дня – к примеру, наведение порядка на рабочих местах. Это аналог чек-листа «прочитай-сделай». Если чек-лист составляется для проверки, и его заполняет не сам работник, а проверяющий, то в таком документе размещаются две колонки для отчета: OK и NOK.

Принципы составления чек-листов «сделай-подтверди» аналогичны принципам, которые приняты для чек-листов «прочитай-сделай». Разница в том, что операций может быть больше. И требования к этой разновидности чек-листов не настолько жесткие. Чек-лист «сделай-подтверди» также можно использовать в личных целях: переезд, сборы в командировку, составление заметки в блог, и так далее.

Очень интересный пример чек-листа описан в книге Марианны Лукашенко «Тайм-менеджмент для детей». Его даже чек-листом назвать нельзя, но выполняет он именно эту функцию. Утренние задачи ребенка нарисованы на карточках: заправить постель – карточка с кроватью, почистить зубы – карточка с зубной щеткой и т.д. Утром мама высыпает карточки из коробки на стол, а ребенок после выполнения очередной задачи кладет карточку в коробку. Когда все карточки сложены, можно идти в детский сад или школу.

Лист ежедневных задач

Главное предназначение такого чек-листа — подтвердить выполнение ежедневных ритуалов (утренняя гимнастика, английский, чтение) и напомнить о периодических задачах (полить цветы, оплатить счета, позвонить маме). Лист ежедневных задач может использоваться и на работе, поскольку там тоже есть ежедневные ритуалы и периодические задачи. Выглядеть он может как угодно, потому что составляется для себя, но чаще всего это таблица. Первый столбец – тип задачи: ежедневная, еженедельная, ежемесячная. Второй столбец – название задачи, последующие столбцы — дни месяца. Дни выполнения еженедельных и ежемесячных задач окрашены в другие цвета (рисунок 1).

Так выглядит лист ежедневных рабочих задач

Рисунок 1

Если составляется чек-лист, прививающий положительные привычки, то в него следует добавить графу «Оценка дня». В ней указывается количество пунктов, выполненных за день, или его субъективная оценка, например, по пятибалльной шкале.

Принципы составления листа ежедневных задач:

• Лучше использовать бумажный вариант
• Содержание умещать на одном листе
• Постоянно улучшать под себя
• Если есть две одинаковые задачи, выполняемые утром и вечером, записывать их в две строки.
• Анализировать, почему не выполняются задачи и когда они не выполняются
• Ограничивать 15-20 пунктами.

Как вести чек-лист?

Это зависит от особенностей инструмента. Чек-лист «прочитай-сделай» вести следует по схеме: читаем первый пункт – выполняем, читаем второй пункт – выполняем, ставим плюс или галочку напротив выполненного пункта. Невыполненных пунктов быть не должно. Действия, указанные в чек-листе «сделай-подтверди», выполняем по памяти, подглядывая при необходимости. Ставим галочки или плюсики напротив сделанного. Выполняем то, что пропустили. Оцениваем заполнение чек-листа за день. Через определенный промежуток времени проводим анализ заполнения. Делаем выводы и редактируем чек-лист при необходимости.

В листе ежедневных задач после выполнения каждого действия ставим плюс. Если действие не выполнено, ставим минус, если задача по каким-то причинам отменилась, ставим крестик. В этом чек-листе допускается ставить минусы, хотя и нежелательно. Заполнив чек-лист до конца, анализируем сделанное и делаем выводы о добавлении, удалении или изменении пунктов.